مدير الكمبوند أو لجنة اتحاد الملاك يدير في وقت واحد ماليةً وصيانةً وأمنًا ومرافق وسكانًا وقرارات. وحين تتفرق هذه في دفاتر ورسائل واتساب يضيع التحصيل، وتتأخر الصيانة، ولا يجد المالك جوابًا حين يسأل «أين ذهبت أموالنا؟». هذا الدليل يجمع شيتات إدارة الكمبوند المجانية ويقول لك ما الذي يحل كل منها وبأي ترتيب تبدأ.
من أين تبدأ
- الوحدات والسكان والسيارات: قائمة الوحدات وملاكها وسكانها. باقي الشيتات تستخدم كود الوحدة.
- تحصيل اشتراكات الصيانة: من دفع ومن تأخر وكم المتأخر.
- طلبات الصيانة والشكاوى: كل بلاغ بأولويته ومسؤوله وعدد أيام فتحه.
بهذه الثلاثة تعرف ما للكمبوند وما عليه وما يشتكي منه السكان، وتضيف الباقي حين تحتاجه.
المالية: أين تذهب الأموال
- الميزانية والمصروفات: الميزانية المخططة مقابل المصروف الفعلي بالبند.
- صندوق الصيانة والطوارئ: ما يُدخَّر لتجديد المصاعد والمواسير وما يُصرف منه.
- توزيع فواتير الكهرباء والمياه المشتركة: تقسيم فاتورة الأجزاء المشتركة على الوحدات بعدل.
الصيانة والأصول
- الأصول والصيانة الدورية: سجل المصاعد والمولدات والطلمبات والإطفاء، ومتى موعد صيانتها القادمة وما المتأخر منها.
- عقود الخدمات والموردين: عقود النظافة والأمن والحدائق وتواريخ انتهائها حتى لا تتجدد دون أن تدري.
التشغيل اليومي
- البوابة والأمن: سجل الزوار والتصاريح وورديات الحراس.
- حجز المرافق المشتركة: حجز النادي والحمام والقاعة مع الرسوم والتعارض.
الأملاك والإيجارات
إن كان الاتحاد أو الملاك يؤجرون وحدات فاستخدم إدارة العقارات والمستأجرين وتحصيل الإيجارات.
الحوكمة والشفافية
- اجتماعات وقرارات اتحاد الملاك: ما اتُّفق عليه ومن المسؤول عنه ومتى.
- تقرير الشفافية الشهري: ملخص يرسله المدير للملاك بما حُصّل وما صُرف وما تأخر.
استخدام النسخة الأونلاين
كل شيت يفتح في صفحته على مثال جاهز، فجرّبه قبل أن تنزّل ملف إكسل. وتبقى بياناتك في متصفحك. وكل الشيتات مجمعة في صفحة الكمبوند وقائمة كل الشيتات.
ومتى لا تكفي الشيتات
حين يحتاج كل مسؤول دخولًا بصلاحياته، أو تريد إشعارات للسكان على هواتفهم، أو ربطًا بالبوابة والعدادات، فالشيت يصبح عبئًا. هنا يمكن لـSoftwiro أن تبني لك نظامًا مخصصًا لكمبوندكم بأسعار تنافسية، ويمكن أن يبدأ من الشيتات التي تستخدمونها فعلًا.
أسئلة شائعة
من أين أبدأ؟ بسجل الوحدات، ثم التحصيل، ثم طلبات الصيانة.
هل الشيتات مرتبطة ببعضها؟ كل شيت ملف مستقل بكود الوحدة نفسه، فتنسخ القائمة بينها.
هل تكفي لكمبوند كبير؟ تكفي لمئات الوحدات، وبعدها يفيد نظام مخصص.