تريد أن تعرف في آخر الشهر كم زائرًا دخل البوابة ولأي غرض، وكم بقي منهم بالداخل، وأي تصاريح للعمال والمقاولين انتهت، ومن حارس الليل الأكثر ورديات، دون أن تقلّب دفتر البوابة. هذا ما يفعله شيت البوابة والأمن المجاني: تسجّل الزيارة والتصريح والوردية، فتظهر الأعداد والتنبيهات تلقائيًا.
المشكلة التي يحلها
دفتر البوابة الورقي يسجّل الزيارات لكن لا يجيبك: من لم يخرج بعد؟ كم استغرقت زيارة المقاول؟ هل تصريح عامل الصيانة ما زال ساريًا؟ ومن مرّت عليه ليالي كثيرة دون راحة؟ وكل سؤال يعني تقليبًا وعدًّا بالقلم.
كيف يعمل الشيت خطوة بخطوة
- في الوحدات اكتب كود كل وحدة واسم الساكن وجواله.
- في الزوار سجّل التاريخ ووقت الدخول والاسم وكود الوحدة والغرض (زيارة، توصيل، صيانة، مقاول، أخرى) واللوحة والحارس. عند الخروج اكتب وقت الخروج فقط.
- في التصاريح سجّل تصاريح العمال والمقاولين والدليفري الدائم بتاريخ البداية والنهاية.
- في الورديات اكتب أسماء الحراس واختر لكل يوم: ص صباحي، م مسائي، ل ليلي، ر راحة.
- في الإعدادات اكتب تاريخ «اليوم» وأول يوم في الشهر، ثم افتح الملخص.
كيف تُحسب الأرقام
- اسم الساكن يُجلب من كود الوحدة، وإن لم يوجد الكود تظهر «وحدة غير مسجلة».
- مدة الزيارة = وقت الخروج − وقت الدخول بالدقائق، وتبقى فارغة حتى يُكتب الخروج.
- داخل تظهر لكل صف بلا وقت خروج.
- حالة التصريح: ساري إن وقع تاريخ اليوم بين البداية والنهاية، منتهي إن تجاوز النهاية، لم يبدأ إن سبق البداية.
- أيام العمل للحارس = الصباحي + المسائي + الليلي، والراحة لا تدخل فيها.
مثال من بيانات الشيت
الأسماء مثال وليست أشخاصًا حقيقيين؛ الشهر أكتوبر 2026 وتاريخ اليوم 2026-11-01:
- زوار الشهر: 13 زيارة: 4 زيارات و4 توصيل و2 صيانة و2 مقاول و1 أخرى.
- متوسط مدة الزيارة: 132.9 دقيقة على 12 زيارة مكتملة. أطولها زيارة مقاول تشطيبات من 08:15 إلى 16:45، أي 510 دقيقة.
- من بالداخل: اثنان؛ زائر سُجّل دخوله في 30 أكتوبر ولم يُسجَّل خروجه، وزائر دخل اليوم 2026-11-01.
- زوار اليوم: 2 (صيانة وزيارة).
- التصاريح: 5 تصاريح: 3 سارية، وواحد منتهي (دليفري المياه انتهى 2026-10-15)، وواحد لم يبدأ (يبدأ 2026-11-10).
- الورديات: أول الحراس في الليالي الحارس الذي له 19 وردية ليلية و25 يوم عمل، يليه حارس بـ 13 ليلة، ثم حارس بـ 5 ليال.
استخدام النسخة الأونلاين
تفتح صفحة الشيت مباشرة على هذا المثال. اكتب في الخانات البيضاء فتتحدث الأعداد فورًا، واستورد ملف xlsx الخاص بك أو صدّر عملك، أو نزّل ملف إكسل الأصلي. بياناتك تبقى في متصفحك ولا تُرسل إلى الخادم. وتجد باقي القوالب في قائمة الشيتات.
ومتى لا يكفي
الشيت يتسع لـ 2000 زيارة و300 وحدة و200 تصريح و30 حارسًا، ويعمل عليه شخص واحد في كل مرة، ولا ينبّه الساكن بوصول زائره. ولربط الوحدات بسياراتها وملصقاتها استخدم سجل الوحدات والسكان والسيارات. وإن احتجت برنامج بوابة بدخول لكل حارس وتنبيه للساكن فيمكن لـSoftwiro أن تبني لك برنامجًا على طريقتك.
أسئلة شائعة
كيف تُحسب مدة الزيارة؟ وقت الخروج − وقت الدخول بالدقائق، وتبقى فارغة حتى يُكتب الخروج.
كيف تُعرف حالة التصريح؟ بمقارنة تاريخ اليوم في الإعدادات ببداية التصريح ونهايته.
هل أسجل الأرقام القومية؟ لا. السجل لا يحتاجها، فاكتب الاسم والغرض واللوحة فقط.