عندك أكثر من عقار، وفي كل عقار عدة وحدات، وتريد أن تعرف دون أن تقلّب الدفاتر: أي وحدة شاغرة، ومن عليه متأخرات وما رقم جواله، وأي عقد سينتهي قبل أن يفاجئك، وكم دخل كل عقار في الشهر وكم صُرف عليه. يجيب شيت إدارة العقارات والوحدات والمستأجرين المجاني عن هذه الأسئلة من ستة سجلات تكتبها: العقارات والوحدات والمستأجرون والعقود والدفعات والمصروفات.
المشكلة التي يحلها
شيت الإيجارات الذي يضع مستأجرًا في كل سطر يكفي لعمارة واحدة، لكنه يتعثر حين تتعدد العقارات: الوحدة تنتقل من مستأجر لآخر، ومستأجر واحد قد يستأجر وحدتين، وعقد ينتهي ويُجدّد بإيجار جديد. هنا تُفصل الأشياء: العقار له وحدات، والوحدة لها عقود، والعقد يربط وحدة بمستأجر، والدفعة تُسجَّل على عقد. فيبقى تاريخ كل وحدة محفوظًا ويُحسب كل رقم من مصدره.
الخطوات من فتح الملف إلى التقرير
- الإعدادات: اكتب تاريخ اليوم (أو =TODAY()) وعدد الأيام التي تنبهك قبل انتهاء العقد، والشهر الذي تريد تقريره.
- العقارات: سطر لكل عقار بكود مثل P01 واسمه وعنوانه.
- الوحدات: كود لكل وحدة مثل P01-01 مع اختيار العقار من قائمة، ونوعها ومساحتها وإيجارها المقترح.
- المستأجرون: سطر لكل مستأجر بكود مثل T001 واسمه وجواله.
- العقود: اختر الوحدة والمستأجر من القوائم، واكتب البداية والنهاية والإيجار الشهري والتأمين.
- الدفعات: تاريخ الدفعة ورقم العقد والمبلغ والشهر الذي تغطيه.
- افتح المتأخرون والتجديدات والتقرير الشهري والملخص، فكلها تُحسب وحدها.
تطبيق على الأرقام الموجودة في الشيت
الأسماء والأرقام التالية بيانات تجريبية داخل الشيت وليست لأشخاص حقيقيين، وتاريخ اليوم فيها 7 نوفمبر 2026. في المثال ثلاثة عقارات وثماني وحدات وستة عقود:
- عقد C004 (شركة النور، وحدة P02-02): انتهى في 31 أكتوبر بعد 12 قسطًا قيمتها 78,000، ودُفع منها 58,500، فالمتأخر 19,500. هو أول اسم في «المتأخرون».
- عقد C001 (أحمد محمد علي، P01-01، إيجار 5,000): 11 قسطًا مستحقًا = 55,000، ودُفع 45,000، فالمتأخر 10,000 أي شهران.
- عقد C006 (مكتب الأمل، P03-02، إيجار 8,000): ثلاثة أقساط = 24,000، ودُفع 16,000، فالمتأخر 8,000.
- عقد C003 (خالد إبراهيم): دفع 60,000 مقابل 54,000 مستحقة، فرصيده -6,000 أي دفع مقدمًا ولا يدخل في المتأخرات.
- إجمالي المتأخر في المثال 37,500، والوحدات المؤجرة 5 من 8 أي نسبة إشغال 62.5%.
وفي «التجديدات» ثلاثة عقود تنتهي خلال 60 يومًا: C002 بعد 37 يومًا، ثم C001 وC006 بعد 54 يومًا كل منهما. وفي «التقرير الشهري» لشهر نوفمبر 2026 يبلغ الإيجار المتوقع لعقار P01 مبلغ 10,500 ولعقار P02 مبلغ 6,000 ولعقار P03 مبلغ 17,000، والمحصّل في الشهر 12,000 كلها من عقار P02، وهذا مثال على أن المحصّل في شهر قد يشمل دفعة مقدمة وقد لا يساوي المتوقع.
كيف تُحسب الأرقام
- الأقساط المستحقة: قسط في يوم بداية العقد من كل شهر، حتى اليوم أو نهاية العقد أيهما أقرب. عقد يبدأ 15 يناير يستحق قسطه الأول 15 يناير والثاني 15 فبراير.
- المتأخر = الأقساط المستحقة × الإيجار الشهري − مجموع دفعات العقد.
- حالة العقد: ساري، أو ينتهي قريبًا إذا بقي على نهايته عدد الأيام في الإعدادات أو أقل، أو منتهي، أو لم يبدأ.
- حالة الوحدة: مؤجرة ما دام لها عقد ساري أو ينتهي قريبًا، وإلا شاغرة.
استخدام النسخة الأونلاين
تفتح صفحة الشيت على هذا المثال. اكتب في الخانات البيضاء فتتحدث الرمادية فورًا، ويمكنك استيراد ملف xlsx الخاص بك أو تصدير عملك أو تنزيل ملف إكسل الأصلي. بياناتك تبقى في متصفحك ولا تُرسل إلى الخادم. وتجد باقي القوالب في قائمة الشيتات.
أخطاء شائعة، ومتى لا يكفي الشيت
من الأخطاء المتكررة: كتابة كود وحدة في العقد لا يطابق كود الوحدة في شيتها (يظهر «وحدة غير موجودة» بالأحمر)، وتجديد عقد بتعديل تواريخه بدل إضافة عقد جديد فتضيع دفعات العقد القديم، واختيار بداية عقد في يوم 29 إلى 31. أما إذا صار عندك محصّلون وموظفون يعملون على الملف معًا، فالملف الواحد لا يصلح لأكثر من شخص يكتب فيه، وهنا يأتي برنامج بصلاحيات لكل شخص. وإن كنت تملك عمارة واحدة فقط فشيت تحصيل إيجارات العقارات أبسط لك. ولتتعلم خطوات المتابعة نفسها اقرأ كيف تتابع المتأخرين وتجدد العقود لأكثر من عقار.
أسئلة شائعة
كم عقارًا ووحدة يتسع الشيت؟ 50 عقارًا و500 وحدة و500 مستأجر و500 عقد و2000 دفعة و1000 مصروف.
كيف أجدد عقدًا؟ أضف سطر عقد جديدًا لنفس الوحدة بتاريخه وإيجاره، ويبقى القديم منتهيًا بدفعاته.
هل يحسب غرامة التأخير أو الزيادة السنوية؟ لا، اكتب الزيادة في العقد الجديد.