عندك في الكمبوند مصعدان ومولد وطلمبات ونظام حريق وبوابة وكاميرات، ولا تعرف أيها حان موعد صيانته ولا كم صرفت على كل واحد. هذا ما يحسبه شيت الأصول والصيانة الدورية للكمبوند المجاني: تسجّل الأصل ومدة صيانته، وتسجّل الزيارات، فيظهر المتأخر والقريب والتكلفة.
المشكلة
الصيانة الدورية تُنسى حين تكون مواعيدها في رأس شخص واحد أو في دفتر. فيتأخر المولد عن تغيير الزيت، ويقف المصعد، وتُدفع فاتورة طارئة كان يمكن تفاديها. وآخر السنة لا أحد يعرف كم كلّفت المصاعد وكم كلّف المولد.
كيف يعمل الشيت خطوة بخطوة
- في الإعدادات اكتب تاريخ المتابعة (تاريخ اليوم) والشهر الذي تريد تكلفته.
- في الأصول سجّل لكل أصل: الكود والاسم والفئة والموقع والمورّد وتاريخ التركيب وكل كم شهرًا يُصان.
- في سجل الصيانة سجّل كل زيارة: التاريخ وكود الأصل والنوع (دورية أو عطل أو طارئ) والتكلفة والمورّد وملاحظة.
- يكتب الشيت في «الأصول» آخر صيانة دورية والموعد القادم والحالة وإجمالي التكلفة، ويلوّن المتأخر بالأحمر والقريب بالأصفر.
- يعرض الملخص عدد المتأخر والقريب وتكلفة الشهر وتكلفة كل فئة وأغلى خمسة أصول.
كيف تُحسب الأرقام
- آخر صيانة = تاريخ آخر زيارة من نوع «دورية» فقط.
- الصيانة القادمة = آخر صيانة + المدة بالشهور. وإن لم تُسجَّل صيانة بعد فمن تاريخ التركيب.
- الحالة: «متأخر» إذا سبق الموعد تاريخ المتابعة، و«قريب خلال 30 يوم» إذا جاء الموعد خلال 30 يومًا منه، وإلا «منتظم».
- إجمالي التكلفة لكل أصل = مجموع كل زياراته بأنواعها، وتكلفة الشهر = زيارات الشهر المختار.
مثال من بيانات الشيت
الأصول والمبالغ من العينة وليست لكمبوند حقيقي، وتاريخ المتابعة 1 نوفمبر 2026:
- مولد الكهرباء: آخر صيانة دورية 20 أبريل، ومدتها 6 شهور، فموعدها 20 أكتوبر، أي متأخر 12 يومًا. وتكلفته 6,550 جنيهًا (4,800 دورية و1,750 عطل البطارية الطارئ).
- مصعد البرج أ: آخر دورية 12 أغسطس كل 3 شهور، فموعده 12 نوفمبر، أي قريب (بعد 11 يومًا). وتكلفته 5,200 جنيه منها عطل بـ 2,200 لم يغيّر الموعد.
- مضخة الحريق: لا صيانة مسجلة، فيُحسب موعدها من تاريخ تركيبها وتظهر متأخرة.
- طلمبات المياه الرئيسية: موعدها 2 ديسمبر، بعد الحد بيوم واحد، فهي منتظمة.
وفي الإجمالي: أصلان متأخران، وأصلان قريبان، و6 منتظمة من 10. تكلفة أكتوبر 2026 هي 3,850 جنيهًا، وإجمالي السجل 20,300. أعلى فئة تكلفة المصاعد بـ 6,700 ثم المولدات بـ 6,550. وأغلى أصل هو المولد، يليه مصعد البرج أ.
استخدام النسخة الأونلاين
تفتح صفحة الشيت على هذا المثال. اكتب في الخانات البيضاء فتتحدث المواعيد والحالات والتكلفة فورًا، واستورد ملف xlsx الخاص بك أو صدّر عملك أو نزّل ملف إكسل الأصلي. بياناتك تبقى في متصفحك. وتجد باقي القوالب في قائمة الشيتات.
ومتى لا يكفي
الشيت يتسع لـ 500 أصل و2000 زيارة، ويعمل عليه شخص واحد في كل مرة، ولا يرسل تنبيهات ولا يحفظ صور الأعطال. لمتابعة بلاغات السكان استخدم شيت طلبات الصيانة والشكاوى، ولتواريخ عقود الموردين وتجديدها استخدم شيت عقود الخدمات. وإن أردت برنامجًا بتنبيهات تلقائية ودخول لكل مسؤول فيمكن لـSoftwiro أن تبني لك برنامجًا على طريقتك.
أسئلة شائعة
هل العطل يغيّر موعد الصيانة القادم؟ لا. الموعد يتحرك بزيارة «دورية» فقط.
كيف تُحسب الحالة؟ بمقارنة الموعد القادم بتاريخ المتابعة في الإعدادات، فغيّره كل مرة تتابع فيها.
ماذا لو كتبت كودًا خطأ في السجل؟ يظهر «كود غير مسجل» بجانب الزيارة بالأحمر، ولا تدخل في تكلفة أي أصل.