تحتاج في اتحاد ملاك الكمبوند أن تعرف من حجز القاعة أو الملعب ومتى، وكم يدفع، وهل تعارض حجزه مع غيره، وكم أدخل المرفق من إيراد هذا الشهر. يفعل ذلك شيت حجز المرافق المشتركة المجاني: تسجل كل حجز في سطر فتظهر الساعات والرسوم والتأمين والتنبيهات وحدها.
المشكلة
الحجز على الواتساب أو في دفتر يخلّف حجزين لنفس الملعب في نفس الساعة، وتأمينًا لا يعرف أحد هل رُد أم لا، وإيرادًا لا يُجمع إلا آخر الشهر بالآلة الحاسبة. ولا يعرف مجلس الاتحاد أي مرفق مزدحم وأيها شبه فارغ.
كيف يعمل خطوة بخطوة
- في المرافق سجّل كل مرفق: سعر الساعة والتأمين وأقصى ساعات للحجز وساعة الفتح والإغلاق.
- في الوحدات اكتب كود كل وحدة واسم الساكن وهاتفه.
- في الحجوزات اختر المرفق من القائمة واكتب التاريخ وكود الوحدة ووقتي البداية والنهاية. يظهر اسم الساكن والساعات والرسوم والتأمين.
- اكتب «نعم» أو «لا» في خانة الدفع، و«نعم» في «التأمين مُسترد» عند رده، وغيّر الحالة إلى «ملغي» إن أُلغي الحجز.
- أعمدة تعارض والحد الأقصى والمواعيد تنبهك قبل أن تتحول المشكلة إلى خلاف.
- في الملخص تجد أرقام الشهر الذي اخترته في الإعدادات.
كيف تُحسب الأرقام
- الساعات = (النهاية − البداية) × 24، والرسوم = الساعات × سعر ساعة المرفق.
- التعارض: حجز مؤكد آخر لنفس المرفق في نفس اليوم يبدأ قبل نهاية هذا الحجز وينتهي بعد بدايته. الحجز الذي يبدأ لحظة انتهاء غيره ليس تعارضًا، والملغي لا يُحسب.
- نسبة الإشغال = ساعات الحجوزات المؤكدة ÷ (ساعات فتح المرفق يوميًا × عدد أيام الشهر).
- التأمينات المحتجزة = تأمين الحجوزات المؤكدة المدفوعة التي لم يُسجل ردها، من كل الشهور.
- الرسوم غير المدفوعة = رسوم حجوزات الشهر المؤكدة التي ليست «نعم» في خانة الدفع.
مثال من بيانات الشيت
الأسماء أمثلة وليست حقيقية، والشهر أكتوبر 2026 (31 يومًا):
- 16 حجزًا مؤكدًا وحجز ملغي واحد، بإجمالي 49.5 ساعة وإيراد 6,865 جنيه.
- قاعة النادي: 5 حجوزات و22 ساعة وإيراد 4,400، وإشغالها 22 ÷ (14 × 31) = 5.1%. السطح: حجزان و8 ساعات و1,200، إشغاله 4.3% لأنه يفتح 6 ساعات فقط يوميًا.
- التعارض: حجز ملعب التنس لكريم فؤاد من 7 إلى 9 يوم 5 أكتوبر يتداخل مع حجز ليلى حسن من 8 إلى 10، فيظهر «تعارض» في السطرين (العدد 2).
- حجز سامح عادل للقاعة من 16 إلى 23 مدته 7 ساعات وحدها 6، فيظهر «تجاوز الحد». وحجز السطح يوم 14 من الساعة 15 والمرفق يفتح 16، فيظهر «خارج المواعيد».
- حجز دينا رمزي للقاعة (3 ساعات = 600) لم يُدفع، فهو الرسوم غير المدفوعة: 600.
- تأمينات محتجزة 1,800 من 6 حجوزات مدفوعة لم يُرد تأمينها.
- أكثر الوحدات حجزًا: B-101 (10 ساعات) ثم D-201 (8) ثم A-101 (6).
استخدام النسخة الأونلاين
تفتح صفحة الشيت على هذا المثال. اكتب في الخانات البيضاء فتتحدث الساعات والتنبيهات والملخص فورًا، واستورد ملف xlsx الخاص بك أو صدّر عملك، أو نزّل ملف إكسل الأصلي. بياناتك تبقى في متصفحك ولا تُرسل إلى الخادم.
ومتى لا يكفي
الشيت يتسع لـ 1500 حجز و300 وحدة و30 مرفقًا، ويعمل عليه شخص واحد في كل مرة، ولا يمنع الساكن من حجز وقت محجوز بل ينبهك بعد تسجيله. للتحكم في ميزانية الاتحاد ومصروفاته استخدم شيت ميزانية ومصروفات اتحاد الملاك. وإن أردت حجزًا أونلاين من تطبيق الساكن مع منع التعارض وإشعارات تلقائية فيمكن لـSoftwiro أن تبني لك برنامجًا على طريقتك.
أسئلة شائعة
كيف يكتشف الشيت التعارض؟ يقارن كل حجز مؤكد بباقي الحجوزات المؤكدة لنفس المرفق في نفس اليوم، فإن تداخل الوقتان ظهرت كلمة «تعارض» في الحجزين.
كيف تُحسب نسبة الإشغال؟ ساعات الحجز المؤكد ÷ (ساعات فتح المرفق يوميًا × أيام الشهر).
ماذا عن تأمين الحجز الملغي؟ لا يدخل في الإيراد ولا في التأمين المحتجز.