هدفك أن تحصّل ما هو مستحق لك من كل عقاراتك، وألا يفاجئك عقد ينتهي، وأن تعرف أي عقار يربح وأيها يستنزفك. هذا روتين أسبوعي يأخذ دقائق مع شيت إدارة العقارات والوحدات والمستأجرين المجاني، بعد أن تكون قد سجلت العقود والدفعات.
الخطوة 1: اتصل بالمتأخرين بالترتيب الصحيح
افتح شيت المتأخرون. القائمة مرتبة بالأكبر رصيدًا، وفي كل سطر المستأجر وجواله والعقار والوحدة وعدد الأشهر المتأخرة. في بيانات المثال الموجودة في الشيت (أسماء تجريبية): عقد C004 متأخر 19,500 وهو أول اسم، ثم C001 بمبلغ 10,000 أي شهران، ثم C006 بمبلغ 8,000. ابدأ من الأعلى: المبلغ الأكبر أولى بالاتصال، وما زاد على شهرين يظهر بالأحمر لتعرف أين تتشدد.
وقبل الاتصال تأكد من أن الدفعة ليست مسجلة على عقد خطأ: افتح «الدفعات» وابحث برقم العقد. وإن دفع مستأجر مقدمًا (مثل C003 برصيد -6,000 في المثال) فلا يظهر في القائمة، وهذا مقصود.
الخطوة 2: جدّد العقود قبل أن تنتهي
افتح شيت التجديدات. تظهر فيه العقود التي ستنتهي خلال عدد الأيام الذي كتبته في الإعدادات (60 يومًا في المثال)، الأقرب أولًا: C002 بعد 37 يومًا، ثم C001 وC006 بعد 54 يومًا. ما بقي منه 30 يومًا أو أقل يظهر بالأحمر. تحدث مع المستأجر حول التجديد والإيجار الجديد وهو أمامك بجواله.
وعند الاتفاق أضف سطر عقد جديدًا في شيت «العقود» لنفس الوحدة والمستأجر بتاريخه وإيجاره الجديد. لا تعدّل تواريخ العقد القديم؛ لأنه يحمل دفعاته ومتأخراته، وسيظهر «منتهيًا» والجديد «ساريًا»، فيبقى تاريخ الوحدة كاملًا.
الخطوة 3: انظر إلى الوحدات الشاغرة
في شيت «الوحدات» ترشّح بالحالة «شاغرة». كل وحدة شاغرة إيجار ضائع كل شهر: قارن إيجارها المقترح بإيجارات جاراتها المؤجرة، وانظر هل تحتاج إصلاحًا قبل إعلانها. وفي المثال ثلاث وحدات شاغرة من ثمانٍ.
الخطوة 4: اختم الشهر بالتقرير الشهري
غيّر «الشهر المطلوب» في الإعدادات وافتح التقرير الشهري. ترى لكل عقار الإيجار المتوقع من العقود التي تغطي الشهر، والمحصّل بدفعات الشهر نفسه، ونسبة التحصيل، والمصروفات، والصافي. وانتبه أن المحصّل في شهر قد يشمل متأخرات شهور سابقة أو دفعة مقدمة، فلا تقارنه بالمتوقع وحده؛ ففي نوفمبر 2026 من المثال بلغ المحصّل 12,000 كلها لعقار واحد بسبب دفعتين لعقد C003 إحداهما مقدمة.
ما الذي لا يفعله الشيت
لا يرسل رسائل تذكير ولا يحسب غرامات التأخير ولا يرفع الإيجار سنويًا؛ تتصل أنت وتكتب الزيادة في العقد الجديد. ولا يكتب فيه إلا شخص واحد في كل مرة. فإذا كان لك محصّلون وموظفون، أو تريد تذكيرات تلقائية وصلاحيات، فهذا ما نبنيه في برنامج مخصص.
لمعرفة تفاصيل الشيت وأعمدته اقرأ شرح شيت إدارة عقارات ووحدات ومستأجرين.
أسئلة شائعة
كم مرة أراجع القوائم؟ مرة في الأسبوع تكفي للمتأخرين والتجديدات، ومرة في آخر الشهر للتقرير.
ماذا أفعل بعقد انتهى وما زال عليه متأخرات؟ يبقى في «المتأخرون» حتى يُسدَّد رصيده، حتى لو صارت الوحدة شاغرة.