عندك محل ملابس وتريد أن تعرف دون أن تدور بين الأرفف: أي لون ومقاس نفد، وماذا أطلب هذا الأسبوع، وكم من المال راقد في البضاعة. والعدّ بالموديل وحده يخفي الفجوات الحقيقية. قد يكون عندك ثمانية عشر تيشيرتًا أحمر ولا يوجد منه مقاس S، وهو الذي يسأل عنه الزبون.
وهذا الشيت المجاني يعطي كل تركيبة لون ومقاس كودًا مستقلًا ويحسب رصيدها من سجل حركة واحد. الشيت وصفحته بالعربية: شيت مخزون محل ملابس، وكل الشيتات المجانية في قائمة الشيتات.
ماذا بداخل الشيت
- ابدأ هنا: طريقة الاستخدام ودليل الألوان.
- الأصناف: صف لكل كود: الموديل واللون والمقاس وسعر الشراء وسعر البيع وحد الطلب والرصيد الافتتاحي. ويحسب الشيت لكل كود الوارد والمبيعات والمرتجعات والتسوية، ورصيده الحالي، وقيمته بسعر الشراء وبسعر البيع، وحالته.
- الحركة: سطر لكل حدث: التاريخ والكود ونوع الحركة (وارد، مبيعات، مرتجع عميل، مرتجع للمورد، تسوية) والكمية وملاحظة. تختار الكود والنوع من قائمتين.
- ملخص: عدد الأكواد وإجمالي القطع وقيمة المخزون وعدد الأكواد التي تحتاج إلى طلب والتي نفدت، وإجمالي كل نوع حركة.
- لماذا ما زلت على إكسل؟ متى لا يكفي الشيت.
مثال محسوب بأرقام الشيت
هذه أرقام تجريبية في الشيت وليست من محل حقيقي. فيه موديلان: تيشيرت قطن (شراء 120 وبيع 220 وحد الطلب 4) وقميص كلاسيك (250 و450 وحد الطلب 3)، كلٌّ بالأحمر والأسود وبالمقاسات S وM وL، فالمجموع 12 كودًا. والسجل يغطي سبتمبر وأوائل أكتوبر.
- TS-RED-S (تيشيرت أحمر S): افتتاحي 10، ومبيعات 4 و3 و3. الرصيد 0 والحالة نفد.
- TS-BLK-S (تيشيرت أسود S): افتتاحي 10، ومبيعات 3 و4. الرصيد 3، وهو أقل من حد الطلب 4، فالحالة اطلب.
- SH-RED-S (قميص أحمر S): افتتاحي 6، بيع 2، ورُدّت قطعة للمورد لعيب في الخياطة. الرصيد 3: اطلب. وSH-BLK-M ينتهي عند 3 أيضًا فيظهر «اطلب».
- TS-BLK-L (تيشيرت أسود L): افتتاحي 10، وتسوية −2 («نقص ظهر عند الجرد») في 20 سبتمبر، ثم مرتجع عميل 1 في 3 أكتوبر. الرصيد 9.
- TS-RED-M: افتتاحي 12، وبيع 2، ومرتجع عميل 1 («مقاس غير مناسب»)، وتسوية +2 («زيادة ظهرت عند الجرد»): 13.
وفي الملخص: 12 كودًا، و84 قطعة في المخزون، وقيمة المخزون 15,280 بسعر الشراء و27,680 بسعر البيع، و3 أكواد تحتاج إلى طلب وكود واحد نفد. وفي السجل 28 قطعة وارد و50 مبيعات ومرتجعا عملاء قطعتان ومرتجع للمورد قطعة.
لاحظ التيشيرت الأحمر: صفر في S و13 في M و5 في L. بالموديل المجموع 18 قطعة ويبدو الأمر سليمًا، وبالكود ترى بالضبط ما تشتريه.
لماذا هذه الميزات مهمة
- سجل واحد بلا كروت أصناف منفصلة. الرصيد يُحسب من الحركات، فلا يمكن أن يخالفها.
- حالة لكل كود لا رقم فقط. «نفد» و«اطلب» هما السطران اللذان تتصرف بناءً عليهما.
- تسويات الجرد تُسجَّل ولا تُخفى. يظهر النقص بتاريخه وملاحظته بدل أن يغيّر إجماليًا بصمت. وإن أردت فهم حدود الطلب عمومًا فمنطق نقطة إعادة الطلب ومخزون الأمان هو نفسه، وإن كُتب المقال للصيدلية.
- القيمة بسعر الشراء وبسعر البيع، فترى المال المحبوس وإمكانية المبيعات معًا.
- مجاني بلا تسجيل، ويعمل على Excel 2016 وما بعده وGoogle Sheets وLibreOffice.
استخدام النسخة الأونلاين
تفتح صفحة الشيت مباشرة على المثال المحلول أعلاه. تعدّل الخانات البيضاء (خانات الإدخال) في الصفحة نفسها فتتحدث الخانات الرمادية المحسوبة فورًا. ويمكنك استيراد ملف xlsx الخاص بك المصنوع من هذا الشيت، أو تصدير عملك إلى xlsx، أو تنزيل ملف إكسل الأصلي. وتبقى بياناتك في متصفحك ولا تُرسل إلى الخادم.
ابدأ باستبدال الأكواد الاثني عشر التجريبية بأكثر موديلاتك مبيعًا، وأعطِ كلًّا رصيده الافتتاحي وحد طلبه، ثم سجّل مبيعات هذا الأسبوع.
أخطاء شائعة
- كتابة البيع بالسالب. اكتب الكميات كلها موجبة واختر النوع، والتسوية وحدها بالسالب.
- كود لكل موديل بدل كود لكل لون ومقاس.
- حد طلب واحد لكل شيء. المقاس سريع البيع يحتاج حدًا أعلى من بطيئه.
- ترك الجرد، فيبتعد الشيت عن الرف.
ومتى لا يكفي الشيت: لا بد أن يكتب أحد كل بيع ووارد، والملف على جهاز واحد فمن يعدّله آخرًا يكسب. أما Accsys من Softwiro فيعطي كل تركيبة لون ومقاس باركودًا مستقلًا يُخصم من المخزن عند البيع ويعود عند المرتجع، ويزامن بين كل أجهزة المحل بعد انقطاع الإنترنت.
الخطوة التالية
اختر أسرع خمسة موديلات عندك، وأنشئ كودًا لكل لون ومقاس، واكتب رصيد اليوم المعدود رصيدًا افتتاحيًا، وسجّل مبيعات الأسبوع القادم. وأول «اطلب» تراه هو الشيت وهو يؤدي ثمنه.