تريد أن تعرف متى تعيد الطلب وكم تحتفظ من المخزون، حتى لا ينفد صنف يطلبه المرضى ولا يبقى على الرف مخزون تنتهي صلاحيته. والخوفان يشدّان في اتجاهين متعاكسين: المخزون الأكبر يحميك من النواقص ويعرّضك للانتهاء. والحساب الذي يوازن بينهما فيه ثلاثة أرقام: نقطة إعادة الطلب ومخزون الأمان خلفها وكمية الطلب. يعرض هذا الدليل المعادلات بأمثلة تتابعها على الآلة الحاسبة، والفحوص التي تُبقي النتيجة صادقة. وللإجراءات على الرف (FEFO وقوائم المراقبة والجرد) راجع إدارة مخزون الصيدلية وتواريخ الصلاحية؛ وموضوعنا هنا الحساب.
السؤالان اللذان يجيب عنهما كل طلب
في كل مرة تطلب بضاعة تجيب عن سؤالين: متى (عند أي مستوى مخزون) وكم. تجيب نقطة إعادة الطلب عن الأول؛ وهي مستوى المخزون الذي تطلب عنده بحيث تصل البضاعة قبل أن يفرغ الرف. وتجيب كمية الطلب عن الثاني.
وإن أردت أن تجرّب الأرقام على صنف وأنت تقرأ، فـحاسبة نقطة إعادة الطلب ترسم مستوى المخزون على مدى ثلاث دورات طلب مع نقطة إعادة الطلب ومخزون الأمان ومدة التوريد، وتتيح لك تحريك المبيعات اليومية ومدة التوريد بمنزلقين.
الخطوة 1: قِس المبيعات اليومية بأمانة
كل شيء يبدأ من متوسط المبيعات اليومية للصنف. خذ مبيعات آخر 30 يومًا من الصنف (من النظام أو من الكاشير)، واقسمها على أيام فتح الصيدلية، واعتمد الناتج. وانتبه لأمرين:
- استخدم المبيعات لا المشتريات، واحسب الوحدات المباعة لا القيمة.
- إن كانت المبيعات موسمية (أدوية البرد والإنفلونزا في الشتاء مثلًا) فاستخدم الفترة الأخيرة لا المتوسط السنوي، وحدّث الرقم حين يتغير الموسم.
الخطوة 2: نقطة إعادة الطلب
المعادلة المعيارية في مقررات إدارة العمليات:
نقطة إعادة الطلب = متوسط المبيعات خلال مدة التوريد + مخزون الأمان
والمبيعات خلال مدة التوريد = المبيعات اليومية × مدة التوريد بالأيام. ومدة التوريد هي ما بين تقديم الطلب ووصول البضاعة إلى الرف، محسوبة بأيام البيع.
مثال تطبيقي (أرقام توضيحية): صنف يُباع منه 15 وحدة يوميًا والتوريد يستغرق 6 أيام. المبيعات خلال التوريد 15 × 6 = 90 وحدة. وإن احتفظت بمبيعات 4 أيام مخزون أمان فهو 15 × 4 = 60 وحدة. فنقطة إعادة الطلب = 90 + 60 = 150 وحدة. فإذا هبط المخزون إلى 150 فاطلب؛ وخلال الأيام الستة تبيع نحو 90 ويبقى على الرف 60 حين تصل البضاعة.
الخطوة 3: مخزون الأمان بالطريقة البسيطة: أيام التغطية
مخزون الأمان هو المخزون الإضافي الذي يمتص المفاجآت: تأخر التوريد أو أسبوع تزيد فيه المبيعات على المتوسط. وتعرّفه ملاحظات جامعة آيوا للمخزون هكذا بالضبط: نقطة إعادة الطلب ناقص المبيعات المتوقعة خلال مدة التوريد. وأبسط طريقة لتحديده عدد أيام تغطية:
مخزون الأمان = المبيعات اليومية × أيام التغطية
ابدأ بهذه الطريقة. لا تحتاج إحصاء، وهي تكفي لمعظم الأصناف. والسؤال: كم يومًا؟ فكّر فيما يحدث إن نفد الصنف: الصنف الذي يحتاجه المريض يوميًا (دواء مرض مزمن مثلًا) يرسل نفاده المريض إلى منافس وقد يضره، فأعطه أيامًا أكثر. أما صنف بطيء رخيص يسهل استبداله فتكفيه أيام أقل.
الخطوة 4: حين تتذبذب المبيعات ومدة التوريد
إذا كانت مبيعات الصنف تقفز كثيرًا فعدد الأيام الثابت إما سخي زيادة على الأصناف الهادئة أو ضعيف على الأصناف المتقلبة. والطريقة المقررة في الكتب تحدد مخزون الأمان من مقدار تذبذب المبيعات ومن مستوى الخدمة، أي نسبة دورات الطلب التي لا ينفد فيها الصنف. ويكتبها مقرر MIT للوجستيات (ESD.260) هكذا: مخزون الأمان = k × σ، حيث σ الانحراف المعياري للطلب خلال مدة التوريد، وk من جدول التوزيع الطبيعي؛ وتعرّف جامعة آيوا مستوى خدمة الدورة بأنه نسبة الدورات بلا نفاد. وإذا كانت مدة التوريد ثابتة فالانحراف المعياري خلال مدة التوريد هو اليومي مضروبًا في الجذر التربيعي للمدة (وتعطي ملاحظات MIT قاعدة الجذر التربيعي نفسها للتحويل بين الفترات):
مخزون الأمان = z × σ اليومي × √(مدة التوريد بالأيام)
وقيمة z من الجدول الطبيعي: نحو 1.282 لمستوى 90% و1.645 لـ95% و1.96 لـ97.5% و2.326 لـ99%. ومستوى 95% يعني أنك تنفد في دورة طلب واحدة من كل عشرين في المتوسط.
وكيف تحصل على σ اليومي؟ خذ مبيعات 30 يومًا للصنف واستخدم الدالة STDEV في الجدول الإلكتروني. وهذا مثال مصغّر بسبعة أيام فقط (توضيحي، وهو قليل جدًا في الواقع): 18 و22 و25 و15 و20 و19 و21. المتوسط 20. الانحرافات −2 و2 و5 و−5 و0 و−1 و1؛ ومجموع مربعاتها 60؛ نقسم على 6 فيكون التباين 10؛ والانحراف المعياري نحو 3.16.
مثال تطبيقي: مبيعات 20 يوميًا وσ = 3.16 ومدة توريد 9 أيام ومستوى خدمة 95%. مخزون الأمان = 1.645 × 3.16 × √9 = 1.645 × 3.16 × 3 = 15.6، أي 16 وحدة. ونقطة إعادة الطلب = 20 × 9 + 15.6 = 195.6، تُقرَّب إلى 196.
ومدة التوريد تتذبذب أيضًا، وهذا أهم مما يظن كثيرون. تعطي ملاحظات آيوا تباين الطلب خلال مدة التوريد حين يكون الطلب اليومي ومدة التوريد عشوائيين: متوسط مدة التوريد × تباين الطلب اليومي، مضافًا إليه مربع متوسط الطلب اليومي × تباين مدة التوريد. خذ الصنف نفسه بتوريد متوسطه 9 أيام وانحرافه المعياري يومان. التباين = 9 × 3.16² + 20² × 2² = 90 + 1,600 = 1,690، فالانحراف المعياري نحو 41. ومخزون الأمان عند 95% = 1.645 × 41.1 = 67.6، أي 68 وحدة، مقابل 16 حين كانت المدة ثابتة. وتصير نقطة إعادة الطلب 180 + 67.6 = 248. والدرس: المورّد غير المنتظم يكلّفك مخزون أمان أكبر بكثير مما يكلّفك عميل متقلب. سجّل أيام الطلب حتى الاستلام الفعلية لآخر 10 طلبيات من كل مورّد واستخدم متوسطها وتذبذبها، لا المدة الموعودة.
الخطوة 5: لا تعامل كل الأصناف بالطريقة نفسها (ABC)
تحتفظ الصيدلية بآلاف الأصناف ولا تستطيع ضبط كل منها. يرتّب تصنيف ABC الأصناف بحسب قيمتها للنشاط (بإيراد المبيعات أو التكلفة أو الربح بحسب هدفك) ويقسمها إلى أ (الأهم) وب وج (الأقل أهمية). والتقسيم قاعدة إرشادية لا قانون: تنبه TechTarget إلى أنه لا يلتزم حرفيًا بنمط 80/20 وأن النسب إرشادات تعدّلها.
وطريقة عملية لاستخدامه (توضيحية، فعدّلها لمحلك):
- أصناف أ (القليلة التي تحمل معظم المبيعات أو الربح، والأدوية الحرجة التي لا ينتظر المريض توفرها): احسب نقطة إعادة الطلب بطريقة مستوى الخدمة، وراجعها كثيرًا، وراقب مدة توريد مورّديها.
- أصناف ب: أيام تغطية، تُراجع عند الجرد المنتظم.
- أصناف ج (خطوط بطيئة كثيرة): قاعدة بسيطة بحد أدنى وحد أقصى للكمية حتى لا تنفق وقتك عليها.
الخطوة 6: كم تطلب وكل كم يوم
أبسط كمية طلب هي المبيعات اليومية × الأيام بين الطلبات. فبمبيعات 15 وحدة يوميًا وطلب كل 10 أيام تكون 150 وحدة. وبعد الاستلام مباشرة يكون أعلى مخزون لديك هو مخزون الأمان مضافًا إليه الطلبية: 60 + 150 = 210 وحدة، ويستغرق بيعها كلها 210 ÷ 15 = 14 يومًا.
وعدد مرات فحص المخزون يغيّر نقطة إعادة الطلب. فالنقطة أعلاه تفترض أنك تلاحظ اللحظة التي يصل فيها المخزون إليها. أما إن عددت الرف مرة في الأسبوع فقد يهبط المخزون دون النقطة في اليوم الأول ولا يُلاحَظ حتى الجرد التالي، فيجب أن يكفي المخزون من فحص إلى وصول الطلبية التالية له: مدة التوريد مضافًا إليها الأيام بين الفحصين. فصنف يُباع منه 20 يوميًا بتوريد 5 أيام وفحص أسبوعي: الطلب خلال فترة التعرض 20 × (5 + 7) = 240، مقابل 100 مع فحص يومي. وأرخص حل أن ينبهك نظام في اليوم الذي يصل فيه المخزون إلى النقطة، فلا تحتاج إلى مخزون أكبر.
الخطوة 7: حارس الصلاحية
أكبر طلب آمن تحدّه الصلاحية. فبقاعدة الأقرب انتهاءً يخرج أولًا (FEFO)، وهي المبدأ الذي تقول إرشادات منظمة الصحة العالمية للتخزين والتوزيع إنه ينبغي اتباعه، تُباع الدفعات الأقرب انتهاءً أولًا، لكن المخزون كله بعد التسليم لا بد أن يُباع قبل أقصر تاريخ متبقٍ.
الاختبار: (مخزون الأمان + كمية الطلب) ÷ المبيعات اليومية يجب ألا يزيد على الصلاحية المتبقية عند وصول البضاعة.
مثال تطبيقي: الصنف أعلاه يُباع منه 15 يوميًا، ومخزون الأمان 60 والطلبية 150. وقت البيع = 210 ÷ 15 = 14 يومًا. فإن وصلتك بضاعة بقيت صلاحيتها 12 يومًا فقط (توضيحي) فالخطة تفشل بيومين. وأكبر طلب يصلح هو 15 × 12 − 60 = 120 وحدة؛ أو اطلب كل 8 أيام بدل 10. واسأل المورّدين عن الصلاحية المتبقية عند عرض السعر، وفضّل طلبيات أصغر وأكثر تكرارًا للأصناف قصيرة الصلاحية. وتجري حاسبة نقطة إعادة الطلب هذا الاختبار حين تكتب مدة الصلاحية.
أخطاء شائعة
- اعتماد كميات الشراء أو مبيعات موسم واحد على أنها المبيعات اليومية.
- أخذ مدة التوريد الموعودة بدل المقاسة.
- قاعدة مخزون أمان واحدة لكل الأصناف.
- الطلب بأرقام مستديرة تتجاهل الصلاحية.
- ضبط نقطة إعادة الطلب مرة ثم عدم مراجعتها. راجع أهم أصنافك كل شهر.
الخطوة التالية
اختر أهم خمسة أصناف. لكل منها سجّل مبيعات 30 يومًا اليومية وآخر خمس مدد توريد فعلية ومستوى خدمة تستطيع الدفاع عنه، ثم احسب نقطة إعادة الطلب ومخزون الأمان بـحاسبة نقطة إعادة الطلب، وأجرِ اختبار الصلاحية. واحتفظ بهذه الأرقام حيث يراها من يطلب البضاعة. وإن أردت أن تنبّهك نقطة إعادة الطلب تلقائيًا فيتتبع صحتي (MyClinic) من Softwiro مخزون الصيدلية صنفًا صنفًا بالكميات وتواريخ الصلاحية مع تنبيه قبل نفاد الصنف؛ تواصل معنا إن أردت رؤيته. ولاختيار البرنامج عمومًا اقرأ كيف تختار برنامج صيدلية في مصر.
هذه معلومات عامة للتخطيط، وكل الأرقام في الأمثلة توضيحية.
المصادر
- Inventory Management: Probabilistic Demand (ESD.260 Logistics Systems، Chris Caplice) — MIT OpenCourseWare. نقطة إعادة الطلب s = الطلب خلال مدة التوريد + kσ، ومخزون الأمان = kσ، ومستوى خدمة الدورة من التوزيع الطبيعي، وقاعدة الجذر التربيعي لتحويل الانحراف المعياري بين الفترات.
- Reorder Point (lecture slides) — Dennis Bricker، جامعة آيوا. تعريفات نقطة إعادة الطلب والطلب خلال مدة التوريد ومخزون الأمان ومستوى خدمة الدورة، وتباين الطلب خلال مدة توريد عشوائية.
- ABC classification — TechTarget. ترتيب الأصناف إلى أ وب وج بحسب قيمتها للنشاط؛ ونسب التقسيم إرشادات لا قواعد صارمة.
- FIFO, FEFO, LIFO: what is the meaning? — GMP Compliance. يقتبس من منظمة الصحة العالمية (TRS 1025، المرفق 7، 2020) أن مبدأ الأقرب انتهاءً يخرج أولًا ينبغي اتباعه.