تريد أن تعطي العميل اليوم فاتورة مرتبة فيها اسم المحل والأصناف والخصم والضريبة والإجمالي، دون أن تعيد رسم جدول في ورد أو تحسب على الموبايل كل مرة. هذا الشيت المجاني على اكسل فاتورة تملؤها مرة لكل بيعة: تختار الصنف وتكتب الكمية، ويُحسب الباقي.
ما الذي يعطيك إياه الشيت
- ابدأ هنا: دليل قصير.
- بيانات المحل: الاسم والعنوان والتليفون والرقم الضريبي ونسبة الضريبة والعملة، وتظهر في رأس الفاتورة.
- الأصناف: كود كل صنف واسمه وسعر بيعه قبل الضريبة (يتسع لـ300 صنف).
- الفاتورة: الصفحة المطبوعة: رقم الفاتورة والتاريخ والعميل، ثم سطور تختار فيها الكود وتكتب الكمية. ولكل سطر سعر مختلف إن أردت ونسبة خصم خاصة به، وللفاتورة كلها خصم إضافي. وتنتهي بالمجموع والصافي قبل الضريبة والضريبة والإجمالي المستحق.
- سجل الفواتير: صف لكل فاتورة بصافيها وضريبتها وإجماليها، وإجماليات شهرية للسنة.
تجربة بالأرقام
الأرقام مثال من بيانات تجريبية داخل الشيت، ونسبة الضريبة في «بيانات المحل» 14%.
| الصنف | الكمية | سعر الوحدة | سعر مختلف | الخصم | إجمالي السطر |
|---|---|---|---|---|---|
| تيشيرت قطن | 3 | 220 | 660 | ||
| بنطلون جينز | 2 | 520 | 10% | 936 | |
| حزام جلد | 1 | 150 | 130 | 130 | |
| قميص كلاسيك | 2 | 450 | 900 |
- المجموع: 2,626
- خصم إضافي على الفاتورة: 26
- الصافي قبل الضريبة: 2,600
- ضريبة القيمة المضافة 14%: 364
- الإجمالي المستحق: 2,964
لاحظ كيف يتصرف كل سطر. الجينز: 2 × 520 = 1,040، ناقص 10% يساوي 936. والحزام: سعره في القائمة 150 لكن في عمود «سعر مختلف» كتبنا 130، فيُحسب السطر بـ130. قائمة الأصناف هي مصدر الأسعار الوحيد، والسعر المختلف للاستثناء في سطر بعينه.
بعد الطباعة أو الحفظ PDF تنسخ رقم الفاتورة وتاريخها واسم العميل والصافي قبل الضريبة إلى «سجل الفواتير» كقيم. فيحسب السجل ضريبة كل فاتورة وإجماليها ويجمعها بالشهر. وفي سجل المثال: سبتمبر ثلاث فواتير بصافي 5,230.5 قبل الضريبة، وأكتوبر ثلاث فواتير بصافي 8,560.
الميزات وسبب أهميتها
- اختيار الصنف من قائمة: لا تعيد كتابة الأسماء والأسعار، فيختفي مصدر شائع لاختلاف الفواتير.
- خصم للسطر وخصم للفاتورة: كلاهما منفصل، فترى أثر كل منهما.
- جاهزة للطباعة: ورقة الفاتورة مضبوطة على صفحة A4 واحدة دون الإعلان.
- سجل بإجماليات شهرية: في آخر الشهر تعرف كم بعت وكم ضريبة حملت.
- يعمل في Excel 2016 فما بعده وGoogle Sheets وLibreOffice، مجاني وبلا تسجيل.
وهناك حد مهم يذكره الشيت نفسه: هذه فاتورة بسيطة للطباعة أو الإرسال PDF، وليست فاتورة إلكترونية مرسلة إلى مصلحة الضرائب المصرية (ETA) أو إلى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA). ونسبة الضريبة خانة تكتبها بنفسك؛ المثال يستخدم 14% وهي النسبة العامة في مصر، ويمكنك كتابة 15 للمملكة العربية السعودية. راجع النسبة الرسمية الحالية في بلدك قبل الاستخدام. ولمعرفة ما يجب أن يفعله نظام الفاتورة الإلكترونية فعلًا في مصر اقرأ الفاتورة الإلكترونية في مصر.
استخدام النسخة الأونلاين
تفتح صفحة القالب مباشرة على مثال محلول بأرقام. عدّل الخلايا البيضاء (الإدخال) في الصفحة نفسها فتتحدّث الخلايا الرمادية المحسوبة فورًا. وتستطيع استيراد ملف .xlsx خاص بك مبني على القالب، وتصدير عملك إلى .xlsx، أو تحميل ملف اكسل الأصلي. وتبقى بياناتك في متصفحك ولا تُرسل إلى الخادم، فصدّر قبل إغلاق الصفحة.
ابدأ من صفحة قالب فاتورة المبيعات، أو تصفّح القوالب المجانية.
أخطاء شائعة، ومتى لا يكفي الشيت
- كتابة نسبة الضريبة 0.14 بدل 14. النسب المئوية تُكتب أرقامًا: 5 تعني 5%.
- الكتابة فوق الخلايا المحسوبة (الرمادية) في الفاتورة.
- نسيان نسخ الفاتورة إلى السجل، فتغيب عن الإجماليات الشهرية.
- لصق المعادلات بدل القيم في السجل.
شيت الفاتورة يسجّل البيع لكنه لا يخصم من المخزون. وإذا أردت أن تخصم كل بيعة الكمية تلقائيًا وأن تصدر الفاتورة إلكترونيًا، فهذا ما يفعله Accsys: يخصم الكمية عند كل عملية بيع، ويعمل دون إنترنت ثم يزامن عند عودة الاتصال، ويصدر فواتير إلكترونية متوافقة مع منظومة ETA.
أسئلة شائعة
هل هذه فاتورة إلكترونية لمصلحة الضرائب؟ لا. هي للطباعة أو الإرسال بصيغة PDF فقط.
هل أغيّر نسبة الضريبة؟ نعم، في شيت «بيانات المحل». اكتبها رقمًا: 14 تعني 14%.
كيف أعطي عميلًا سعرًا مختلفًا؟ اكتب السعر الجديد في عمود «سعر مختلف» في سطره وحده. وللنسبة استخدم عمود «الخصم (%)».
الخطوة التالية
افتح صفحة القالب، واستبدل بيانات المحل والأصناف الثمانية بأصنافك، وأصدر أول فاتورة.