تريد أن تفتح جهازك في الصباح وتعرف بالضبط بمن تتصل، وكم تأخرت كل متابعة، وكم ستكسب من كل تعاقد، دون أن تدور بين صفوف الأسماء. يحفظ هذا الشيت المجاني على اكسل وحداتك وعملاءك في قائمتين مرتبطتين، ويبني لك قائمة الصباح بنفسه.
المشكلة التي يحلها
يصل عملاء السمسار من أكثر من مكان (فيسبوك وواتساب والإحالات ولافتة) ويتنقلون بين مراحل على مدى أسابيع. في دفتر أو سجل محادثات، المتابعة التي تضيع هي الأهم. وحين تسأل أي المصادر يستحق ما تنفقه عليه، لا تجد جوابًا إلا بالعدّ اليدوي.
ماذا في الشيت
- الإعدادات: تاريخ اليوم (تلقائي ويمكنك كتابة تاريخ آخر) ونسبة العمولة الافتراضية.
- الوحدات: لكل وحدة كودها والمشروع أو المنطقة والنوع والمساحة بالمتر والغرض (بيع أو إيجار) والسعر أو الإيجار الشهري والحالة. ويضيف الشيت سعر المتر لوحدات البيع، وعدد العملاء المهتمين، وعدد المعاينات، وينبّه إذا تعارضت الحالة مع الغرض.
- العملاء: لكل عميل التاريخ والمصدر والميزانية والمرحلة وموعد المتابعة القادم وكود الوحدة التي تعجبه. ويعرض الشيت حالة المتابعة، وهل الميزانية تناسب سعر الوحدة، والعمولة عند التعاقد.
- متابعات اليوم: قائمة تلقائية بكل عميل تأخرت متابعته أو موعدها اليوم، الأقدم أولًا.
- الملخص: العملاء والتعاقدات ونسبة التحويل لكل مصدر، والعملاء حسب المرحلة، والوحدات حسب الحالة، وإجمالي العمولات.
مثال محلول
الأرقام بيانات تجريبية: 15 وحدة و30 عميلًا، وعمولة افتراضية 2.5%.
- الوحدة U01 شقة مساحتها 120 م² بسعر 1,800,000 يظهر لها سعر المتر 15,000. والفيلا U04 مساحتها 320 م² بسعر 6,400,000 يظهر لها 20,000.
- ليلى فؤاد ميزانيتها 1,500,000 للوحدة U01، فيظهر في عمود الميزانية «أقل من السعر» وتعرف أن التفاوض قادم.
- وصل خمسة عملاء إلى «تم التعاقد». منهم اثنان على وحدتي بيع: U03 بسعر 1,330,000 عمولتها 33,250، وU06 بسعر 3,570,000 عمولتها 89,250، والمجموع 122,500. واثنان على الإيجار ولا يدخلان في العمولة بالشيت (انظر الملاحظات أدناه)، وواحد لم تُحدَّد له وحدة.
- بحسب المصدر: فيسبوك 9 عملاء وتعاقد واحد (11.1%)، وواتساب 6 وتعاقد (16.7%)، والإحالة من عميل 4 وتعاقد (25%)، واللافتة 4 وتعاقد (25%)، والموقع الإلكتروني 3 وتعاقد (33.3%)، والاتصال المباشر وأخرى عميلان لكل منهما دون تعاقد. وبهذا العدد الصغير اقرأ الجدول كتوضيح لطريقة عمله لا كحكم على قناة.
- وضعنا في البيانات خطأين متعمدين لترى التنبيهات: الوحدة U12 حالتها «مؤجرة» وهي للبيع، وعميل كُتب له كود وحدة غير موجود.
مواعيد المتابعة في المثال محسوبة بالنسبة ليوم فتحك للملف، فتجد في «متابعات اليوم» خليطًا من المتأخر وما موعده اليوم أيًّا كان يوم الفتح.
لماذا هذه المزايا مهمة
- لا أحد يسقط من الحساب. قائمة اليوم تغنيك عن التذكر وتُريك كم تأخرت كل متابعة.
- الميزانية تقابل السعر. ترى فورًا هل يقدر العميل على الوحدة التي سأل عنها.
- عمولة دون آلة حاسبة. تظهر لحظة تتحول المرحلة إلى «تم التعاقد» على وحدة بيع.
- قرار المصادر بالأرقام. يبين الملخص أي مصدر يحوّل عملاءه إلى تعاقد، كلما كبرت بياناتك.
- يعمل على Excel 2016 وما بعده وGoogle Sheets وLibreOffice، مجاني وبلا تسجيل.
استخدام النسخة الأونلاين
تفتح صفحة الشيت مباشرة على المثال. عدّل الخانات البيضاء (خانات الإدخال) داخل الصفحة، كأن تنقل عميلًا إلى مرحلة أخرى أو تغيّر موعد متابعة، فتتحدث الخانات الرمادية المحسوبة فورًا. يمكنك استيراد ملف .xlsx خاص بك صُنع من هذا الشيت، وتصدير عملك إلى .xlsx، أو تنزيل ملف إكسل الأصلي. وتبقى بياناتك في متصفحك ولا تُرسل إلى الخادم. وقائمة الشيتات في الشيتات المجانية.
أخطاء شائعة ومتى لا يكفي الشيت
- كتابة نسبة العمولة 0.025 بدل 2.5: اكتبها رقمًا عاديًا، فـ 2.5 تعني 2.5%.
- توقع عمولة الإيجار: يحسب الشيت العمولة للبيع فقط، فاكتب عمولة الإيجار خارجه.
- ترك موعد المتابعة فارغًا: فلا يظهر العميل في قائمة اليوم.
يتابع الشيت العميل بعد أن يتواصل معك. وإن أردت أن يرى العميل الوحدة كاملة بجولة 360° على هاتفه قبل المعاينة، ويرسل استفساره من داخل الجولة، فهذا ما يقدمه Softwiro VR. وإن كنت تقارن بين برامج قبل الشراء فقد تفيدك قائمة ما قبل الشراء.
أسئلة شائعة
كيف تُحسب العمولة؟ عند اختيار مرحلة «تم التعاقد» ووحدة بيع، تُضرب قيمة الوحدة في النسبة المكتوبة في «الإعدادات». ولا تُحسب عمولة للإيجار.
متى تظهر المتابعة «متأخرة»؟ عندما يكون موعدها قبل تاريخ اليوم والعميل ما زال مفتوحًا، أي ليس «تم التعاقد» ولا «غير مهتم».
كم وحدة وعميلًا يتسع الشيت؟ حتى 300 وحدة و2000 عميل، وتعرض قائمة المتابعات أول 50.