تمسك دفاتر نشاط صغير وتريد أن تنهي الشهر بميزان مراجعة متوازن وقائمة دخل ومركز مالي، وأن تلتقط أي قيد لا يتساوى طرفاه قبل أن يصل إلى التقارير. يتيح لك هذا الملف المجاني على اكسل أن تسجل القيود مرة واحدة، ويبني كل ما عداها منها.
المشكلة التي يحلها
في ميزان المراجعة يجب أن يتساوى إجمالي المدين مع إجمالي الدائن. وحين يختلفان تبدأ رحلة البحث: أي قيد؟ أي سطر؟ أي حساب؟ وتُعاد كتابة الأرقام نفسها في قائمة الدخل والمركز المالي فتنحرف أحيانًا. هنا اليومية هي المصدر الوحيد، وكل التقارير تُحسب من الميزان نفسه فلا تختلف أرقامها.
تعريف موجز: ميزان المراجعة قائمة بكل الحسابات وأرصدتها الختامية مدينة أو دائنة، ويجب أن يتساوى مجموعا العمودين. وتساويهما يدل على أن القيود متوازنة في ذاتها، لكنه لا يثبت أن كل قيد وُجّه إلى الحساب الصحيح.
ماذا في الشيت
- دليل الحسابات: حتى 200 حساب بكود واسم ونوع (أصول، خصوم، حقوق ملكية، إيرادات، مصروفات) ومجموعة في القوائم ورصيد افتتاحي. ويظهر تنبيه إذا لم تناسب المجموعة النوع.
- اليومية: حتى 3000 سطر بالتاريخ ورقم القيد وكود الحساب والبيان والمبلغ في خانة المدين أو الدائن. بجوار كل سطر فحص للسطر وفحص للقيد، وفي أعلى الورقة عدد القيود غير المتوازنة.
- دفتر الأستاذ: اختر كود الحساب فتظهر حركاته بالترتيب ورصيده بعد كل حركة، بدءًا من الرصيد الافتتاحي.
- ميزان المراجعة: الرصيد الافتتاحي وحركة الفترة والرصيد الختامي (مدين أو دائن) لكل حساب، مع الإجماليات وفحص يبين هل الميزان متوازن.
- قائمة الدخل: من الإيرادات إلى مجمل الربح وربح التشغيل وصافي الربح، مع نسبة كل بند من الإيرادات.
- المركز المالي: الأصول المتداولة والثابتة والخصوم وحقوق الملكية وربح الفترة، مع فحص يبين هل هو متوازن.
مثال محلول
الأرقام بيانات تجريبية لنشاط تجاري صغير في أكتوبر 2026، به 25 حسابًا و22 قيدًا في اليومية.
- من الأرصدة الختامية في الميزان: الصندوق 32,350 والبنك 60,630 والعملاء 20,000 والمخزون 35,200 والمعدات 52,000 مدينة، ومجمع الإهلاك 9,500 والموردون 33,000 دائنة. ويبلغ مجموع كل من العمودين 233,750.
- قائمة الدخل: مبيعات 34,000 ناقص مردودات 1,000 يعطي صافي إيرادات 33,000. تكلفة البضاعة المباعة 19,800 فمجمل الربح 13,200. والمصروفات التشغيلية (رواتب وإيجار وكهرباء وإهلاك ودعاية ونقل) 12,650 فربح التشغيل 550. وبإضافة فوائد 250 وخصم مصروفات بنكية 120 يصير صافي الربح 680.
- المركز المالي: الأصول المتداولة 148,180 والثابتة بعد الإهلاك 42,500، فإجمالي الأصول 190,680. والخصوم 56,000 (33,000 متداولة و23,000 طويلة الأجل) ورأس المال 130,000 والأرباح المحتجزة 4,000 وربح الفترة 680 مجموعها 190,680 أيضًا.
- جرّب التنبيه: تقترح ملاحظات الملف أن تغيّر دائن القيد 21 إلى 340. فيظهر «القيد غير متوازن» ويختل الميزان بفرق 60. أعده إلى 400 فيتوازن كل شيء.
- في الدليل حساب واحد، «مصروفات الصيانة»، وضعناه في مجموعة خاطئة عمدًا لترى تنبيه المجموعة. والحساب ذو المجموعة الخاطئة لا يدخل القوائم حتى تصححها. وآخر قيد في اليومية قيد تمرين فيه أخطاء إدخال متعمدة.
لماذا هذه المزايا مهمة
- الخطأ يظهر عند القيد. يقال لك أي قيد مختل وبكم، بدل أن تكتشف فرقًا في النهاية.
- مصدر واحد لكل التقارير. الأستاذ والميزان والقوائم لا تتعارض لأنها من الأرقام نفسها.
- الحسابات المقابلة محسوبة. مجمع الإهلاك رصيده دائن ويُخصم من الأصول.
- الحسابات الخاطئة لا تمر. المجموعة الخاطئة والكود المكرر وكود الحساب غير الموجود تُنبَّه كلها.
- يعمل على Excel 2016 وما بعده وGoogle Sheets وLibreOffice، مجاني وبلا تسجيل.
استخدام النسخة الأونلاين
تفتح صفحة الشيت مباشرة على هذا المثال. عدّل الخانات البيضاء (خانات الإدخال) داخل الصفحة فتتحدث الخانات الرمادية المحسوبة فورًا، وجرّب تجربة القيد غير المتوازن أعلاه. يمكنك استيراد ملف .xlsx خاص بك صُنع من هذا الشيت، وتصدير عملك إلى .xlsx، أو تنزيل ملف إكسل الأصلي. وتبقى بياناتك في متصفحك ولا تُرسل إلى الخادم. وكل الشيتات في الشيتات المجانية.
أخطاء شائعة ومتى لا يكفي الشيت
- كتابة أرصدة افتتاحية لحسابات الإيرادات والمصروفات: الأرصدة الافتتاحية لحسابات الميزانية فقط.
- كتابة أكواد الحسابات نصوصًا: اكتبها أرقامًا.
- اعتبار الميزان المتوازن دليلًا على سلامة الدفاتر: القيد الموجَّه إلى حساب خاطئ يظل متوازنًا.
يعتمد الملف على من يكتب القيود بدقة ويراجعها. وإن أردت أن يُرحَّل القيد المزدوج تلقائيًا، وتُقفل الفترات، وتُستخرج القوائم المالية من القيود مباشرة، فهذا ما يقدمه ProfAcc. وإن كانت الفواتير الإلكترونية جزءًا من قرارك فاقرأ الفاتورة الإلكترونية في مصر، وللاختيار الأوسع انظر أودو أم نظام مخصص.
أسئلة شائعة
ماذا أفعل إذا ظهر أن الميزان غير متوازن؟ ابحث في عمود «فحص القيد» بشيت «اليومية» عن القيد الذي يظهر فيه «القيد غير متوازن» وساوِ مدينه بدائنه. وإن لم تجد فراجع الأسطر التي ظهر فيها «كود غير موجود» لأن مبالغها لا تدخل الميزان.
كيف أضيف حسابًا جديدًا؟ اكتب كوده واسمه في أول صف فارغ بدليل الحسابات واختر نوعه ومجموعته، فيظهر في الميزان وفي قوائم الأكواد.
أين أضع الأرصدة الافتتاحية؟ في دليل الحسابات، في عمودي الرصيد الافتتاحي المدين أو الدائن، لحسابات الميزانية فقط، ويجب أن يتساوى إجماليهما.