تريد أن تعرف كم على كل عميل بالآجل، ومن تجاوز الحد الذي اتفقت معه عليه، دون أن تدور بين نسخ الفواتير والإيصالات وتجمعها بيدك كلما اتصل عميل يعترض على الرقم. هذا الشيت المجاني على اكسل يجمع لك الأرقام: تسجّل كل فاتورة ودفعة ومرتجع مرة واحدة، فيتحدّث الرصيد وحده.
ما الذي يعطيك إياه الشيت
يتكوّن الملف من هذه الأوراق:
- ابدأ هنا: دليل قصير لتعبئة الشيت.
- العملاء: صف لكل عميل: الكود والاسم والتليفون وحد الائتمان، أي أقصى مبلغ آجل تسمح به له. ثم يظهر إجمالي الفواتير والمدفوع والمرتجعات والرصيد المستحق والحالة. وفوق الجدول إجمالي ما على كل العملاء.
- الحركات: كل فاتورة أو دفعة أو مرتجع بتاريخها وكود العميل ومبلغها. وآخر عمود يعرض رصيد العميل بعد كل حركة، فتعرف متى زاد الدين ومتى نزل.
- كشف حساب: تكتب كود العميل فيظهر اسمه وإجمالياته ورصيده.
- لماذا ما زلت على إكسل؟ ملاحظة قصيرة عن الوقت الذي لا يكفي فيه الشيت.
والقاعدة بسيطة: الفاتورة تزيد الرصيد، والدفعة والمرتجع ينقصانه. والرصيد السالب يعني أن العميل دفع أكثر مما عليه.
تجربة بالأرقام
الأرقام التالية مثال من بيانات تجريبية داخل الشيت، وليست عملاء حقيقيين.
| العميل | الفواتير | المدفوع | الرصيد | الحالة |
|---|---|---|---|---|
| مكتبة النور (C001) | 4,200 | 2,200 | 1,800 | عليه رصيد |
| بقالة الأمل (C002) | 4,600 | 500 | 3,800 | تجاوز الحد |
| محل الزهراء للملابس (C003) | 6,500 | 6,500 | 0 | مسدد |
| ورشة السلام (C004) | 1,500 | 2,000 | -500 | دائن |
| مطعم الواحة (C005) | 5,000 | 2,200 | 2,800 | عليه رصيد |
انظر إلى الصفين اللافتين. بقالة الأمل حدها 3,000 ورصيدها 3,800، فحالتها «تجاوز الحد» ويتلوّن صفها بالأحمر. وورشة السلام دفعت 2,000 مقابل فاتورة واحدة بـ1,500، فرصيدها -500 وحالتها «دائن»: يُخصم لها من الفاتورة القادمة. وانتبه أن رصيد مكتبة النور (1,800) ليس فواتير ناقص دفعات فقط: هو 4,200 ناقص 2,200 مدفوعة ناقص 200 مرتجعات. وإجمالي المستحق على العملاء الخمسة في المثال 7,900.
افتح ورقة «كشف حساب» واكتب C002 فترى بقالة الأمل بفواتير 4,600 ورصيد 3,800 وحالة «تجاوز الحد»، مع عدد الحركات التي كوّنت هذا الرصيد.
الميزات وسبب أهميتها
- لا جمع يدويًا: الفواتير والدفعات والمرتجعات تُجمع حسب كود العميل، فلا تضيع عملية جمع.
- حالة تلقائية: تجاوز الحد أو دائن أو مسدد أو عليه رصيد، دون أن تقرأ كل صف.
- رصيد بعد كل حركة: تجيب عن سؤال «متى دفع آخر مرة؟» من الشيت نفسه.
- اكتشاف الأخطاء: كود عميل غير موجود في شيت العملاء يظهر عليه تنبيه بدل أن يختفي من الإجماليات بصمت.
- يعمل في Excel 2016 فما بعده وGoogle Sheets وLibreOffice، مجاني وبلا تسجيل.
استخدام النسخة الأونلاين
في صفحة القالب يفتح الشيت مباشرة على مثال محلول بأرقام. عدّل الخلايا البيضاء (الإدخال) في الصفحة نفسها، فتتحدّث الخلايا الرمادية المحسوبة فورًا. وتستطيع استيراد ملف .xlsx خاص بك مبني على هذا القالب، وتصدير عملك إلى .xlsx، أو تحميل ملف اكسل الأصلي. وتبقى بياناتك في متصفحك ولا تُرسل إلى الخادم، ولذلك فإغلاق الصفحة دون تصدير يضيّع ما كتبت: صدّر عملك قبل أن تخرج.
صفحة القالب: قالب حسابات العملاء. وقائمة كل القوالب في القوالب المجانية.
أخطاء شائعة، ومتى لا يكفي الشيت
أشهر الأخطاء: تسجيل الدفعة كفاتورة بالسالب (استخدم نوع «دفعة» بدلًا من ذلك)، وكتابة كود العميل بصيغتين مختلفتين، وترك حد الائتمان فارغًا لعميل يجب أن يكون له حد (الفارغ يعني بلا حد). ويتسع الشيت لـ300 عميل و2000 حركة. وإذا كان أحد عندك ينقل كل فاتورة ودفعة إلى الشيت بيده، فنقطة الضعف في النقل لا في المعادلات. هنا يأتي نظام Accountwiro من Softwiro: تُسجَّل الفاتورة والدفعة لحظة حدوثهما، ويظهر رصيد العميل في كشف حساب واحد. وقبل اختيار أي نظام راجع ما الذي تحسمه قبل شراء برنامج جاهز.
أسئلة شائعة
كيف أرى حركات عميل واحد؟ رشّح عمود «كود العميل» في ورقة «الحركات»، فالترشيح مفعّل في صف العناوين. أو اكتب الكود في «كشف حساب» لترى إجمالياته.
ماذا لو لم أضع حدًا لعميل؟ اترك الخانة فارغة، فلن تظهر له حالة «تجاوز الحد»، وسيظهر رصيده فقط.
هل يصلح للموردين؟ المنطق نفسه، لكن الشيت مكتوب للعملاء، فغيّر العناوين بنفسك أو احتفظ بنسخة مستقلة.
الخطوة التالية
افتح صفحة القالب وانظر إلى المثال، ثم استبدل العملاء الخمسة بعملائك وسجّل فواتير هذا الأسبوع.