أنت مدير عمارة أو كمبوند، أو أمين صندوق اتحاد الملاك، وتريد أن تقدم للملاك حسابًا واضحًا يُصدَّق في عشر دقائق: كم دخل، وكم صُرف، وفيمَ، وكم بقي. يعطيك تقرير الشفافية الشهري لاتحاد الملاك المجاني هذه الصفحة من سجلّين تكتبهما وأرقام قليلة، وتطبعها أو ترسلها في مجموعة الواتساب.
المشكلة التي يحلها
الشك في أموال الاتحاد يبدأ عادة من الغموض لا من الاختلاس: مبلغ لا يعرف أحد أين ذهب، أو رد شفهي على سؤال في المصعد، أو أرقام تُقال في اجتماع وتُنسى. وكلما تأخر الحساب كثر السؤال وكثر الجدال. ما ينقص ليس أرقامًا أكثر، بل أرقامًا مرتبة في مكان واحد وبشكل ثابت كل شهر، حتى يعتاد الملاك أن يجدوها.
كيف يعمل الشيت خطوة بخطوة
- في الإعدادات تكتب اسم الاتحاد والسنة وتختار الشهر من قائمة وتكتب الرصيد الافتتاحي.
- في الإيرادات تسجل كل مبلغ يدخل: التاريخ والنوع والمبلغ وملاحظة.
- في المصروفات تسجل كل مبلغ يخرج: التاريخ والبند والمستفيد والمبلغ ورقم الفاتورة.
- في بيانات الشهر تكتب سطرًا واحدًا للشهر: الوحدات المتأخرة وإجمالي المتأخرات ورصيد صندوق الصيانة وطلبات الصيانة المفتوحة والمغلقة والقرارات المنفذة والمعلقة. يمكنك أخذ هذه الأرقام من إجماليات شيتات المتأخرات والصندوق والصيانة والقرارات إن كنت تستخدمها، مثل شيت صندوق الصيانة والطوارئ وشيت تحصيل اشتراكات الصيانة لاتحاد الملاك، أو من أي سجل آخر عندك، فهذا الشيت قائم بذاته.
- تفتح تقرير الشهر فيكون كل شيء محسوبًا.
ماذا في التقرير
- الإيرادات حسب النوع: اشتراكات وتبرعات وإيجار مساحة مشتركة وأخرى، مع نسبة كل نوع والشهر السابق والفرق.
- المصروفات حسب البند: نظافة وأمن وكهرباء ومياه ومصاعد وإصلاحات وحدائق وأخرى، ونسبة كل بند من إجمالي الصرف، فيرى الملاك أين تذهب الأموال.
- النتيجة: صافي الشهر ورصيد أوله وآخره.
- المقارنة بالشهر السابق: كل رقم يقابله رقم الشهر الماضي والفرق وسهم ▲ للارتفاع أو ▼ للانخفاض.
- وضع الاتحاد: عدد الوحدات المتأخرة وإجمالي المتأخرات، ورصيد صندوق الصيانة، وطلبات الصيانة المفتوحة والمغلقة، والقرارات المنفذة والمعلقة، وعدد المصروفات التي لا رقم فاتورة لها.
- ختام الصفحة: ملاحظة الخصوصية وخانات توقيع أمين الصندوق ورئيس الاتحاد والتاريخ. والصفحة مضبوطة للطباعة على ورقة A4 واحدة.
أما ملخص السنة فيعرض الأشهر الاثنا عشر بالترتيب: الإيراد والمصروف والصافي والرصيد الأخير.
مثال من أرقام الشيت
الأرقام التالية من البيانات التجريبية داخل الشيت، لاتحاد ملاك وهمي، وليست لأحد حقيقي. الرصيد الافتتاحي في المثال 25,000 جنيه، والشهر المختار أكتوبر 2026.
- الإيرادات 14,600 جنيه: اشتراكات 11,700 وإيجار مساحة مشتركة 2,000 وتبرع 500 وأخرى 400.
- المصروفات 14,940 جنيه: أكبر بند الأمن والحراسة 4,000 (26.8% من الصرف)، ثم صيانة المصاعد 3,000 (20.1%)، ثم نظافة 2,500 (16.7%).
- صافي الشهر −340 جنيه. رصيد أول الشهر 24,520 وآخره 24,180.
- مقارنة بسبتمبر: المصروفات ارتفعت من 10,590 إلى 14,940، أساسًا لأن صيانة المصاعد (3,000) ربع سنوية وجاءت في أكتوبر، وزادت الإصلاحات من 650 إلى 1,800، والرصيد الأخير انخفض من 24,520 إلى 24,180.
- الوحدات المتأخرة 6 بعد أن كانت 8، وإجمالي المتأخرات 3,600 بعد 4,800، ورصيد صندوق الصيانة 40,000.
- مصروف واحد بلا رقم فاتورة (ضيافة اجتماع) ظهر منبَّهًا عليه، فيعرف المدير أن عليه استكمال مستنده قبل نشر التقرير.
بهذه الصفحة لا يحتاج المدير إلى شرح طويل: الأرقام ترد على السؤال قبل أن يُطرح.
لماذا يهمك
- ثقة: الأرقام نفسها كل شهر وبالترتيب نفسه، والمقارنة بالشهر السابق تُظهر ما تغيّر دون أن يطلبه أحد.
- وقت: تسجيل الحركة يوم بيوم ثم فتح صفحة واحدة، بدل تجميع الأرقام ليلة الاجتماع.
- خصوصية: إجماليات فقط، بلا أسماء ملاك ولا أرقام وحدات. وأسماء المستفيدين من المصروفات تبقى في سجل المصروفات.
- توثيق: يُنصح بإرفاق صور الفواتير أو حفظها في ملف يطلع عليه من يطلب، والشيت يعدّ المصروفات التي تنقصها فاتورة.
- يعمل في إكسل 2016 وما بعده وGoogle Sheets وLibreOffice، مجاني ودون تسجيل. يتسع لـ 1000 إيراد و1000 مصروف.
استخدام النسخة الأونلاين
تفتح صفحة الشيت مباشرة على هذا المثال. اكتب في الخانات البيضاء داخل الصفحة فتتحدث الخانات الرمادية فورًا، وأضف السجلات بنموذج، واختر الشهر من الإعدادات لترى تقريره. يمكنك استيراد ملف xlsx الخاص بك المعمول من هذا الشيت، أو تصدير عملك إلى xlsx، أو تنزيل ملف إكسل الأصلي. بياناتك تبقى في متصفحك ولا تُرسل إلى الخادم. افتح صفحة الشيت أو قائمة الشيتات.
لمن يناسب
يناسب أمين صندوق أو مدير عمارة أو كمبوند صغير أو متوسط يريد حسابًا شهريًا واضحًا دون برنامج معقد. وإن كبر العمل وصار عدة أشخاص يسجلون في وقت واحد، فالشيت بداية جيدة، ويمكن بناء برنامج على طريقتكم لاحقًا. ولتحصيل الإيجارات في عقارك الخاص انظر شيت تحصيل الإيجارات.
أسئلة شائعة
هل تظهر أسماء الملاك في التقرير؟ لا، التقرير إجماليات فقط.
كيف يُحسب الرصيد؟ رصيد آخر الشهر = رصيد أوله + الإيرادات − المصروفات، ويُرحَّل الرصيد وحده.
كيف أرى تقرير شهر آخر؟ اختر الشهر من قائمة الإعدادات.
ماذا لو سجلت مصروفًا ببند غير موجود في القائمة؟ يظهر في سطر «غير مصنف» ولا يضيع من الإجمالي.