عندك جيم أو ناد رياضي صغير وتريد أن تعرف في أي لحظة: من انتهى اشتراكه ومن يوشك، وكم دفع كل عضو وكم باقٍ عليه، ومن ما زال مشتركًا ولم يعد يحضر، وكم اشتراكًا ساريًا عندك هذا الشهر. يجيب شيت اشتراكات الجيم المجاني عن هذه الأسئلة من ثلاثة سجلات تكتبها: الاشتراكات والدفعات والحضور.
المشكلة التي يحلها
في دفتر الجيم أو ملف الأعضاء تضيع التفاصيل الصغيرة. عضو جدّد قبل شهرين فلا تذكر متى ينتهي اشتراكه الآن، وآخر دفع جزءًا من الباقة ووعد بالباقي، وثالث ما زال اشتراكه ساريًا لكنه لم يزر النادي منذ أسابيع، فيُرجَّح ألا يجدد. وفي آخر الشهر تحاول أن تجمع ما دخل وما بقي وعدد من حضروا. الشيت يعمل هذا الحساب كلما فتحته، ويضع أمامك قائمة بمن يحتاج إلى اتصال.
كيف يعمل خطوة بخطوة
- تكتب في شيت «الباقات» اسم كل باقة وسعرها ومدتها بالأشهر.
- تسجّل أعضاءك في شيت «الأعضاء»: كود واسم وجوال وتاريخ انضمام.
- تضيف في شيت «الاشتراكات» سطرًا لكل اشتراك أو تجديد: تاريخ البداية وكود العضو والباقة وأي خصم.
- تسجّل في «الدفعات» كل مبلغ يدفعه العضو، وفي «الحضور» كل زيارة بتاريخها وكود العضو.
- يحسب الشيت تاريخ الانتهاء والحالة والمتبقي والنشاط لكل عضو، ثم تقرأ «للتجديد» و«الملخص».
ماذا في كل شيت
- الإعدادات: تاريخ اليوم (اكتب =TODAY() ليتحدث وحده)، وعدد أيام تنبيه قرب الانتهاء، وعدد أيام الانقطاع، وتاريخ داخل الشهر الذي تريد ملخصه.
- الباقات: أسماء الباقات وأسعارها ومددها، وتغيير السعر هنا يغيّر سعر كل اشتراك مسجّل على هذه الباقة.
- الأعضاء: عدد الاشتراكات وتاريخ انتهاء آخر اشتراك وحالة العضو (ساري أو ينتهي قريبًا أو منتهي أو بدون اشتراك) وقيمة اشتراكاته والمدفوع والمتبقي، وزيارات آخر 30 يومًا وآخر حضور والنشاط.
- الاشتراكات: سجل كل الاشتراكات والتجديدات، وفيه تاريخ الانتهاء المحسوب من مدة الباقة.
- الدفعات: كل دفعة بتاريخها وطريقة دفعها، ويظهر اسم العضو تلقائيًا.
- الحضور: سطر لكل زيارة.
- للتجديد: من انتهى اشتراكه أو يوشك، الأقدم انتهاءً أولًا، بجواله وما بقي عليه.
- الملخص: أعداد الأعضاء حسب الحالة، والمبالغ، وأرقام الشهر المختار، والزيارات، وتفصيل حسب الباقة وطريقة الدفع.
تطبيق على الأرقام الموجودة في الشيت
الأسماء والأرقام التالية بيانات تجريبية داخل الشيت وليست لأشخاص حقيقيين. تاريخ اليوم 1 نوفمبر 2026، وتنبيه قرب الانتهاء 7 أيام، والانقطاع 14 يومًا، والملخص عن أكتوبر. في المثال عشرة أعضاء:
- أحمد علي: اشتراك سنوي بـ 4,800 بدأ في 5 يناير وينتهي في 4 يناير 2027، أي بعد 64 يومًا، فحالته «ساري»، ودفع كامل المبلغ.
- محمد سامي: جدّد شهريًا في 10 سبتمبر وانتهى اشتراكه في 9 أكتوبر، قبل 23 يومًا، فحالته «منتهي». قيمة اشتراكيه 1,200 ودفع 900، فعليه 300.
- كريم فؤاد: ربع سنوي بخصم 100 فصافيه 1,400، وينتهي في 2 نوفمبر، أي بعد يوم واحد، فحالته «ينتهي قريبًا».
- باسم رضا: اشتراك شهري ينتهي في 1 نوفمبر، أي اليوم، فيظهر «ينتهي قريبًا» لا «منتهي». دفع 700 من 600 فرصيده -100، أي دفع مقدمًا. ولم يحضر منذ 27 يومًا فنشاطه «منقطع».
- ليلى حسن: نصف سنوي بخصم 200، صافيه 2,500 ودفعت 2,000، فعليها 500. اشتراكها ساري، لكن آخر حضور لها كان قبل 17 يومًا فهي «منقطعة».
- عمر خالد: اشتراكه ساري ولم يُسجَّل له أي حضور، فنشاطه «لم يحضر».
- هبة مصطفى: ربع سنوي انتهى منذ 79 يومًا فحالتها «منتهي».
- نورا سمير: عضوة بلا اشتراك، فحالتها «بدون اشتراك».
فتظهر في «للتجديد» أربع حالات بهذا الترتيب: هبة (-79) ثم محمد (-23) ثم باسم (0) ثم كريم (1). وفي «الملخص» سبعة اشتراكات سارية من عشرة أعضاء (70%) منها اثنان ينتهيان قريبًا، واثنان منتهيان وواحد بلا اشتراك. قيمة الاشتراكات 14,350 والمدفوع 13,350، والمتبقي على الأعضاء 1,100 ومدفوع مقدمًا 100. وفي أكتوبر بدأ 4 اشتراكات بصافي 2,350، وحُصّل 2,150، وانضم 3 أعضاء، وسُجّلت 17 زيارة.
ما الذي تستفيده
- قائمة تجديد جاهزة بدل البحث في الدفتر عمّن انتهى اشتراكه.
- حساب العضو صحيح لأن السعر يأتي من جدول الباقات والمتبقي من الاشتراكات والدفعات نفسها.
- كشف الانقطاع المبكر: تعرف من ما زال مشتركًا ولا يحضر فتتواصل معه قبل أن ينتهي اشتراكه.
- يعمل في إكسل 2016 وما بعده وGoogle Sheets وLibreOffice، مجاني ودون تسجيل. يتسع لـ 500 عضو و1000 اشتراك و2000 دفعة و2000 زيارة.
استخدام النسخة الأونلاين
تفتح صفحة الشيت مباشرة على هذا المثال. اكتب في الخانات البيضاء داخل الصفحة فتتحدث الخانات الرمادية فورًا، وأضف الأعضاء والاشتراكات والدفعات من نموذج إدخال بدل الكتابة في الجدول. يمكنك استيراد ملف xlsx الخاص بك المعمول من هذا الشيت، أو تصدير عملك إلى xlsx، أو تنزيل ملف إكسل الأصلي. بياناتك تبقى في متصفحك ولا تُرسل إلى الخادم. افتح صفحة الشيت أو قائمة الشيتات.
لمن يناسب، ومتى لا يكفي
يناسب جيمًا صغيرًا أو استوديو لياقة يديره صاحبه أو موظف واحد ويريد دفترًا مرتبًا للاشتراكات. ومن الأخطاء الشائعة أن تكتب كود عضو غير مسجّل فيظهر «كود غير موجود»، أو أن تنسى تسجيل التجديد كسطر جديد فيبقى العضو «منتهيًا». ولا يعرف الشيت إلا ما تكتبه فيه. وإذا صار أكثر من شخص يسجل في الوقت نفسه، أو أردت شاشات وتنبيهات على طريقة جيمك، فيمكن لـSoftwiro أن تبني لك برنامجًا مخصصًا بدخول لكل مستخدم وصلاحيات، والكل يرى البيانات نفسها. وللمصروفات اليومية انظر شيت الخزنة والمصروفات اليومية، ولمرتبات المدربين وحضورهم شيت مرتبات وحضور الموظفين. وللمقارنة بين الحلول الجاهزة اقرأ كيف تقارن برامج الأعمال.
أسئلة شائعة
كيف يُحسب تاريخ انتهاء الاشتراك؟ تاريخ البداية + مدة الباقة بالأشهر − يوم واحد.
ماذا أفعل عند تجديد عضو؟ أضف سطرًا جديدًا في «الاشتراكات» بتاريخ بداية التجديد، فيعتمد الشيت أحدث اشتراك.
متى يُعدّ العضو منقطعًا؟ إذا كان اشتراكه ساريًا ومضى على آخر حضور له عدد أيام الانقطاع في الإعدادات أو أكثر.