عندك أسطول من الميكروباصات أو سيارات النقل أو الملاكي، وتريد أن تعرف كم تكلفك كل مركبة في الكيلومتر الواحد، وكم تستهلك من الوقود، وكم أنفقت عليها في الصيانة ومتى كانت آخر صيانة لها، وأي ترخيص أو تأمين انتهى أو اقترب. يجيب شيت وقود وصيانة الأسطول المجاني عن هذه الأسئلة من سجلين تكتبهما: تعبئات الوقود وأعمال الصيانة. والشيت بالعربية ويُقرأ من اليمين إلى اليسار.
المشكلة التي يحلها
تعبئة الوقود تُكتب في إيصال، والصيانة في ورقة الورشة، وتواريخ التراخيص في ذاكرة من يتابعها. فإذا سألت أي مركبة تكلّف أكثر لم تجد جوابًا إلا بجمع أوراق الشهر، وقد تكتشف أن ترخيصًا انتهى بعد أن يوقف أحدهم السيارة في الطريق. يجمع الشيت هذه البيانات ويحسب منها تكلفة الكيلومتر لكل مركبة وللأسطول كله، وينبهك قبل انتهاء الأوراق.
كيف يعمل خطوة بخطوة
- تكتب في «الإعدادات» تاريخ اليوم وعدد الأيام التي تنبهك قبل انتهاء الترخيص أو التأمين.
- تكتب في «المركبات» كود كل مركبة ولوحتها ونوعها والسائق وقراءة العداد عند بداية المتابعة وتاريخ انتهاء الترخيص والتأمين.
- تسجّل في «الوقود» كل تعبئة: التاريخ وكود المركبة وقراءة العداد وعدد اللترات وسعر اللتر.
- تسجّل في «الصيانة» كل عمل: التاريخ وكود المركبة والنوع والتكلفة والورشة.
- يحسب شيت «المركبات» العداد الحالي والكيلومترات وتكلفة الوقود والصيانة وتكلفة الكيلومتر وآخر صيانة.
- تفتح «للمتابعة» و«الملخص» لتقرأ النتيجة.
ماذا في كل شيت
- المركبات: لكل مركبة العداد الحالي والكيلومترات واللترات وتكلفة الوقود والصيانة والإجمالي وتكلفة الكيلومتر واللتر لكل 100 كم وآخر صيانة وأقرب انتهاء للأوراق وتنبيهها.
- الوقود: كل تعبئة بتكلفتها (اللترات × سعر اللتر) واسم المركبة الذي يظهر وحده.
- الصيانة: سجل الأعمال بنوعها وتكلفتها، مع اسم المركبة.
- للمتابعة: المركبات التي انتهى ترخيصها أو تأمينها أو اقترب، الأقرب انتهاءً أولًا، بسائقها وأيامها المتبقية.
- الملخص: إجمالي الكيلومترات والوقود والصيانة وتكلفة الكيلومتر للأسطول، وأعلى مركبة وأقلها تكلفة، وأوراق منتهية وقريبة، والتكلفة حسب نوع المركبة وحسب نوع الصيانة.
تطبيق على الأرقام الموجودة في الشيت
الأسماء والأرقام التالية بيانات تجريبية داخل الشيت وليست لأشخاص حقيقيين، وتاريخ اليوم فيها 1 نوفمبر 2026.
- المركبة V01: العداد انتقل من 120,000 إلى 123,300، أي 3,300 كم. وقود 3,300 وصيانة 3,000، فالإجمالي 6,300 وتكلفة الكيلومتر 1.91، واستهلاكها 5 لترات لكل 100 كم.
- المركبة V03: قطعت 1,700 كم فقط وكلفتها 11,700 (وقود 2,700 وصيانة 9,000)، فتكلفة كيلومترها 6.88، وهي الأعلى في الأسطول. وترخيصها انتهى 20 أكتوبر فيظهر «منتهي».
- المركبة V04: تكلفة كيلومترها 1.71، وهي الأقل. وتأمينها ينتهي 25 نوفمبر فيظهر «ينتهي قريبًا».
- المركبة V02: ترخيصها ينتهي 15 نوفمبر، أي بعد 14 يومًا، فهي ثانية في «للمتابعة». وآخر تعبئة لها بسعر لتر أعلى (22 بدل 20) فجاءت تكلفتها 3,110.
- المركبة V05: لم تُسجَّل لها تعبئة بعد، فتبقى خانات عدادها وتكلفة كيلومترها فارغة بدل أن تظهر أرقامًا مضللة.
وفي «الملخص» ست مركبات قطعت 13,400 كم، واستهلكت 742 لترًا بتكلفة 15,144، وصيانتها 34,500، فإجمالي التكلفة 49,644 وتكلفة الكيلومتر للأسطول 3.70. وفي «للمتابعة» ثلاث مركبات: V03 ثم V02 ثم V04.
ما الذي تستفيده
- تعرف أي مركبة مكلفة من تكلفة الكيلومتر، لا من انطباعك.
- ترى أثر الصيانة الكبيرة في تكلفة المركبة بدل أن تضيع بين الفواتير.
- تقارن الاستهلاك بين مركبات متشابهة فتلاحظ المركبة التي تشرب أكثر من غيرها.
- لا تفاجئك الأوراق المنتهية لأن القائمة ترتبها من الأقرب انتهاءً.
- يعمل في إكسل 2016 وما بعده وGoogle Sheets وLibreOffice، مجاني ودون تسجيل. يتسع لـ 200 مركبة و2000 تعبئة.
استخدام النسخة الأونلاين
تفتح صفحة الشيت مباشرة على هذا المثال. اكتب في الخانات البيضاء داخل الصفحة فتتحدث الخانات الرمادية فورًا، وأضف المركبات والتعبئات وأعمال الصيانة من نموذج إدخال بدل الكتابة في الجدول. يمكنك استيراد ملف xlsx الخاص بك المعمول من هذا الشيت، أو تصدير عملك إلى xlsx، أو تنزيل ملف إكسل الأصلي. بياناتك تبقى في متصفحك ولا تُرسل إلى الخادم. افتح صفحة الشيت أو قائمة الشيتات.
لمن يناسب، ومتى لا يكفي
يناسب صاحب أسطول صغير أو متوسط، أو مسؤول حركة يريد أن يرى تكلفة كل مركبة. وللتنبيه: استهلاك اللتر لكل 100 كم رقم تقريبي لأنه يحسب كل اللترات المسجلة على الكيلومترات المقطوعة، وهو أدق إذا ملأت الخزان بالكامل في كل مرة. والشيت لا يحسب أجر السائق ولا الإهلاك ولا القسط، فتكلفة الكيلومتر فيه وقود وصيانة فقط. وإن احتجت أن يسجّل كل سائق تعبئته من هاتفه وتراجعها الإدارة فهذا ما يُبنى ببرنامج مخصص. ولتأجير السيارات بحجوزاتها انظر شيت تأجير السيارات، ولورشة تصلحها شيت أوامر شغل ورشة السيارات، ولمصروفات الشركة عمومًا شيت المصروفات والميزانية.
أسئلة شائعة
كيف تُحسب تكلفة الكيلومتر؟ (تكلفة الوقود + تكلفة الصيانة) ÷ الكيلومترات المقطوعة منذ عداد البداية.
من أين يأخذ الشيت العداد الحالي؟ من أكبر قراءة عداد مسجلة للمركبة في شيت «الوقود».
ماذا لو لم تُسجَّل للمركبة تعبئة؟ تبقى خانات عدادها وكيلومتراتها وتكلفة كيلومترها فارغة.