عندك ورشة سيارات وتريد أن تعرف في أي وقت: أين وصلت كل عربية دخلت اليوم، وكم يستحق كل أمر شغل بأجرة الصنعة وقطع الغيار، وكم دفع العميل وكم بقي عليه، وكم ربحت من بيع القطع. يجيب شيت أوامر شغل ورشة السيارات المجاني عن هذه الأسئلة من دفتر واحد تفتح فيه أمرًا لكل عربية. والشيت بالعربية ويُقرأ من اليمين إلى اليسار.
المشكلة التي يحلها
في كثير من الورش يُكتب أمر الشغل على ورقة، وتُكتب القطع على ورقة ثانية، ويُسجَّل ما دفعه العميل في دفتر الخزينة، أما «علينا كام» فتحفظه الذاكرة. فإذا سألك عميل عن الحساب احتجت أن تجمع الأوراق، وإذا أردت معرفة من عليه فلوس نبشت في الدفاتر. وتتكرر أخطاء معروفة: قطعة رُكّبت ولم تُحسب، أو دفعة جزئية نُسيت، أو عربية جاهزة منذ أيام ولم يتصل أحد بصاحبها. يجمع الشيت هذه الأشياء في مكان واحد ويحسبها كلما فتحته.
كيف يعمل خطوة بخطوة
- تكتب في شيت «العملاء» كود كل عميل واسمه وجواله.
- تفتح في «أوامر الشغل» سطرًا لكل عربية: رقم الأمر والتاريخ وكود العميل ورقم اللوحة والموديل، ثم الحالة وأجرة الصنعة والخصم إن وُجد.
- تسجّل في «القطع» كل قطعة غيار على الأمر: الكمية وسعر شرائها وسعر بيعها للعميل.
- تسجّل في «الدفعات» كل مبلغ يدفعه العميل ورقم الأمر الذي دفع عنه.
- تغيّر «الحالة» كلما تقدمت العربية. ويحسب الشيت وحده إجمالي الأمر والمتبقي ومديونية العميل.
- تفتح «المديونيات» و«الملخص» لتقرأ النتيجة.
ماذا في كل شيت
- العملاء: عدد أوامر كل عميل وإجمالي ما عليه وما دفعه ومديونيته وحالته: «مدين» أو «مسدد» أو «دفع مقدمًا» أو «لا أوامر».
- أوامر الشغل: إجمالي كل أمر والمدفوع والمتبقي، وتنبيه للأمر الجاهز أو المسلَّم الذي عليه متبقي. ويُلوَّن الأمر الملغي بالرمادي.
- القطع: إجمالي البيع والتكلفة وربح كل قطعة، وتظهر حالة الأمر بجانبها.
- الدفعات: سجل المدفوعات بطريقة الدفع واسم العميل.
- المديونيات: من عليه متبقي، الأكبر أولًا، بجواله، لتعرف بمن تتصل أولًا.
- الملخص: الأوامر حسب الحالة، والإيراد والتحصيل، وتكلفة القطع وربحها.
تطبيق على الأرقام الموجودة في الشيت
الأسماء والأرقام التالية بيانات تجريبية داخل الشيت وليست لأشخاص حقيقيين، وهي في العملة المحلية.
- أمر J001 (أحمد سالم): أجرة صنعة 800، وقطعتان: فلتر زيت بـ 130 وأربعة لترات زيت بـ 230 للتر، فمبيعات القطع 1,050 والإجمالي 1,850. دفع 1,850 فالمتبقي صفر.
- أمر J002 (محمود عادل): أجرة 1,200 وقطع بـ 910 وخصم 100، فالإجمالي 2,010. دفع 1,500 فبقي 510، والعربية سُلّمت، فيظهر تنبيه «سُلّمت وعليها متبقي».
- أمر J004 (سيد رمضان): أجرة 900 وردياتير بـ 1,900، فالإجمالي 2,800 ودفع 1,000. العربية «جاهزة»، فيظهر تنبيه «جاهزة ولم تُسدَّد» والمتبقي 1,800.
- أمر J005 (كريم حسن): أجرة 1,500 وطقم دبرياج وفلتر هواء بـ 3,670، فالإجمالي 5,170 ودفع 2,000، فبقي 3,170 والعربية «تحت التنفيذ».
- أمر J008: حالته «ملغي» فإجماليه صفر، رغم أن عليه قطعة وأجرة، ولا يدخل في الإيراد.
- أمر J010 (ياسر مجدي): إجماليه 1,000 ودفع 1,200، فحالة العميل «دفع مقدمًا» برصيد 200.
فتظهر في «المديونيات» أربعة عملاء: كريم حسن 3,170 ثم سيد رمضان 1,800 ثم هاني فؤاد 1,300 ثم محمود عادل 510. وفي «الملخص» عشرة أوامر منها واحد ملغي، وأربع عربيات لم تُسلَّم، وأجرة الصنعة 7,200 ومبيعات القطع 10,830 وتكلفتها 8,490، فربح القطع 2,340. وإجمالي الأوامر 17,880 والمدفوع 11,300.
ما الذي تستفيده
- حساب كل عربية في مكان واحد: أجرة وقطع وخصم ودفعات.
- مديونية واضحة لكل عميل بدل الاعتماد على الذاكرة.
- متابعة لا تضيع: العربية الجاهزة غير المسدَّدة تظهر بتنبيه.
- معرفة ربح القطع من فرق سعر الشراء والبيع.
- يعمل في إكسل 2016 وما بعده وGoogle Sheets وLibreOffice، مجاني ودون تسجيل. يتسع لـ 200 عميل و1000 أمر.
استخدام النسخة الأونلاين
تفتح صفحة الشيت مباشرة على هذا المثال. اكتب في الخانات البيضاء داخل الصفحة فتتحدث الخانات الرمادية فورًا، وأضف العملاء والأوامر والقطع والدفعات من نموذج إدخال بدل الكتابة في الجدول. يمكنك استيراد ملف xlsx الخاص بك المعمول من هذا الشيت، أو تصدير عملك إلى xlsx، أو تنزيل ملف إكسل الأصلي. بياناتك تبقى في متصفحك ولا تُرسل إلى الخادم. افتح صفحة الشيت أو قائمة الشيتات.
لمن يناسب، ومتى لا يكفي
يناسب ورشة صغيرة أو متوسطة يديرها صاحبها أو محاسب واحد، ويريد حساب العربيات والعملاء مرتبًا. وللتنبيه: ربح القطع هنا لا يشمل أجور الفنيين ولا الإيجار، فلا تعدّه ربح الورشة. وأكثر الأخطاء شيوعًا أن تكتب كود عميل أو رقم أمر لم يُسجَّل فيظهر بالأحمر، أو أن تنسى تغيير الحالة فيبقى الأمر في غير موضعه. وإن احتجت أن يدخل الفني والمحاسب والاستقبال كلٌّ بصلاحياته على البيانات نفسها فهذا ما يُبنى ببرنامج مخصص. وللعملاء الذين يشترون بالآجل عمومًا انظر شيت كشف حساب العملاء، ولبيع قطعة بالتقسيط شيت متابعة الأقساط، ولمخزون القطع شيت المخزون العام.
أسئلة شائعة
كيف يُحسب إجمالي أمر الشغل؟ أجرة الصنعة + مبيعات القطع − الخصم، والأمر الملغي بصفر.
ما الفرق بين متبقي الأمر ومديونية العميل؟ المتبقي لأمر واحد، والمديونية لكل أوامر العميل ودفعاته معًا.
هل ربح القطع هو ربح الورشة؟ لا، فهو سعر البيع ناقص الشراء فقط، دون أجور أو مصروفات.