أنت تدير سنتر دروس بعدة مجموعات ومدرسين، وتريد في آخر كل شهر أن تعرف: من الطلاب لم يدفع اشتراكه، وكم حصّل السنتر فعلًا، وكم يستحق كل مدرس من هذا المحصّل، وكم بقي لك بعد أجورهم. يجيب شيت إدارة سنتر الدروس عن هذه الأسئلة من أربعة سجلات تكتبها: المجموعات والطلاب والحضور والدفعات. الشيت وصفحته بالعربية.
المشكلة التي يحلها
السنتر الصغير يبدأ بدفتر لكل مدرس، ثم تتشعب الأمور: طالب يحضر مادتين، وآخر توقف في منتصف الشهر، وثالث دفع نصف الاشتراك، ومدرس يأخذ نسبة تختلف عن زميله. في آخر الشهر تجمع الدفعات من مكانين أو ثلاثة، وتعيد حساب نسبة كل مدرس بالآلة الحاسبة، وتنسى من لم يدفع. والخطأ هنا يمس الثقة مع أولياء الأمور ومع المدرسين معًا. يفعل الشيت هذا العد كلما فتحته، من السجلات نفسها التي تكتبها.
كيف يعمل خطوة بخطوة
- في الإعدادات تكتب أي تاريخ من الشهر الذي تراجعه، وعدد حصص الغياب الذي تريد التنبيه عنده.
- في المدرسون تكتب أسماءهم، وفي المجموعات تكتب لكل مجموعة مادتها ومرحلتها ومدرسها واشتراكها الشهري ونسبة المدرس من المحصّل.
- في الطلاب تكتب كل طالب في كل مجموعة يحضرها. اكتب «متوقف» في حالة من توقف.
- في الحضور تسجّل كل حصة لكل طالب، وفي الدفعات تسجّل كل مبلغ يدفعه مع الشهر الذي يسدده.
- في أجور المدرسين تسجّل ما تدفعه لكل مدرس.
- تفتح الطلاب وللمتابعة والملخص فتجد الأرقام جاهزة.
ماذا في كل شيت
- المجموعات: لكل مجموعة الطلاب المنتظمون والمستحق والمحصّل والمتبقي وأجر المدرس وصافي السنتر.
- الطلاب: الاشتراك الصافي (بعد الخصم) والمسدد والمتبقي وحصص الحضور والغياب ونسبة الحضور والحالة المالية (مسدد أو جزئي أو لم يدفع أو متوقف) وتنبيه الغياب المتكرر.
- الحضور والدفعات: سجلان يظهر فيهما اسم الطالب تلقائيًا، وينبّهان إن كتبت طالبًا في مجموعة غير مسجل فيها.
- المدرسون وأجور المدرسين: لكل مدرس أجره المستحق وما دُفع له وما بقي.
- للمتابعة: من لم يسدد، مرتبين من الأكبر متبقيًا، مع جوال ولي الأمر.
- الملخص: التحصيل وأجور المدرسين وصافي السنتر والحضور في صفحة واحدة.
مثال بأرقام الشيت التجريبي
الأسماء والأرقام التالية من المثال المدمج في الشيت وليست حقيقية. الشهر المراجَع أكتوبر 2026، وفي المثال ست مجموعات و14 اشتراكًا منتظمًا واشتراك واحد متوقف:
- المستحق عن الشهر 4,225 جنيهًا، والمحصّل 2,925، والمتبقي على الطلاب 1,300، فنسبة التحصيل نحو 69%.
- في المجموعة G01 (رياضيات، ثالث ثانوي) اشتراكها 400 ونسبة المدرس 60%: المستحق 1,550 والمحصّل 950، فأجر المدرس 570 وصافي السنتر منها 380.
- أول المتأخرين في «للمتابعة» الطالب S05 وعليه 400 لم يدفع منها شيئًا، ثم S07 وعليه 350. أما الطالب S03 في المجموعة G01 فدفع 200 من 400، فحالته «جزئي».
- أجور المدرسين المستحقة 1,627.50، دُفع منها 1,085 وبقي 542.50. وصافي السنتر بعد الأجور 1,297.50.
- في الحضور 23 حصة حضور و11 غياب و2 غياب بعذر، فنسبة الحضور نحو 68%، وثلاثة طلاب بلغوا حد الغياب وهو حصتان.
لاحظ أن الدفعة المكتوبة لشهر نوفمبر في الشيت نفسه لا تدخل في أرقام أكتوبر، لأن الشيت يحسب بخانة «عن شهر».
لماذا هذه الطريقة
- الحساب من السجلات: لا تكتب المتبقي ولا الأجر بيدك، فلا يختلف الرقم من شيت إلى آخر.
- الطالب في أكثر من مجموعة: يُكتب في صفين، ويُحسب لكل صف اشتراكه وحضوره ودفعاته.
- نسبة مختلفة لكل مجموعة: كل مجموعة لها نسبة مدرسها، فلا تحتاج إلى معادلة خاصة لكل مدرس.
- قائمة متابعة جاهزة بدل البحث في الجدول كله.
- يعمل في إكسل 2016 وما بعده وGoogle Sheets وLibreOffice، مجاني ودون تسجيل.
استخدام النسخة الأونلاين
تفتح صفحة الشيت مباشرة على هذا المثال. اكتب في الخانات البيضاء داخل الصفحة فتتحدث الخانات الرمادية فورًا، ويمكنك إضافة سجل جديد بنموذج بدل الكتابة في الجدول، واستيراد ملف xlsx الخاص بك المعمول من هذا الشيت، أو تصدير عملك إلى xlsx، أو تنزيل ملف إكسل الأصلي. بياناتك تبقى في متصفحك ولا تُرسل إلى الخادم. افتح صفحة الشيت أو قائمة الشيتات.
لمن يناسب
يناسب السنتر الصغير والمتوسط الذي يعمل بمجموعات ثابتة واشتراك شهري، ومن يريد أن يعرف تحصيله وأجور مدرسيه دون برنامج. وإن كان عندك فصول مدرسية كاملة فقد يفيدك شيت حضور وغياب الطلاب، وإن كنت تحصّل مصروفات سنوية بأقساط فانظر شيت مصروفات الحضانة والمدرسة.
أخطاء شائعة، ومتى لا يكفي الشيت
من الأخطاء المتكررة: نسيان كتابة «عن شهر» في الدفعة، وكتابة كود مجموعة لا يطابق المجموعة المسجل فيها الطالب (فيظهر تنبيه أحمر في سجل الدفعات)، وترك الطالب المتوقف دون تغيير حالته. ويبقى الشيت ملفًا يعدّله شخص واحد في كل مرة. فإن احتجت أن يسجّل أكثر من موظف الحضور والدفعات في الوقت نفسه، أو شاشات وتقارير على طريقة سنترك، فيمكن أن يُبنى لك برنامج مخصص. وللمقارنة بين الحلول الجاهزة اقرأ كيف تقارن برامج الأعمال.
أسئلة شائعة
كيف يُحسب المحصّل عن الشهر؟ هو مجموع الدفعات التي كُتب لها في خانة «عن شهر» تاريخ داخل الشهر المختار، بغض النظر عن يوم الدفع.
كيف يُحسب أجر المدرس؟ المحصّل عن الشهر في كل مجموعة له × نسبته منه، مجموعًا على مجموعاته.
كيف أسجّل طالبًا يحضر مجموعتين؟ اكتبه في صفين بالكود نفسه وكود مجموعة مختلف.
ماذا عن الطالب المتوقف؟ اكتب «متوقف» في حالته فيصير اشتراكه صفرًا ولا يظهر في المتابعة.