أنت تدير وكالة سفر، وعندك حجوزات رحلات وعمرة وطيران وفنادق، وكل عميل يدفع على دفعات، وتريد أن تعرف كم بقي على كل عميل، وأي رحلة اقترب موعدها وما زال عليها مبلغ، وكم كسبت الوكالة فعلًا. يعطيك شيت حجوزات وكالة السفر المجاني هذا الحساب من سجلّين تكتبهما.
المشكلة التي يحلها
تتراكم في وكالة السفر الحجوزات والدفعات في رسائل وإيصالات وجداول متفرقة. وتظهر المشكلة عادة قبل السفر بأيام: عميل يسأل كم عليه، ومورّد ينتظر سداده، وتكتشف أن عميلًا لم يسدد باقي رحلته. والسؤال الذي لا يجيب عنه الإيراد وحده هو العمولة: كم بقي للوكالة بعد تكلفة المورّد؟
كيف يعمل الشيت خطوة بخطوة
- في الإعدادات تكتب تاريخ اليوم (أو =TODAY() ليتحدث وحده) وعدد أيام تنبيه السفر القريب، وتعدّل أنواع الحجز إن أردت.
- في الحجوزات تكتب لكل حجز: رقمه وتاريخه والعميل والجوال والنوع والوجهة وتاريخ السفر وعدد الأفراد وسعر الفرد للعميل وتكلفته من المورّد والحالة.
- في الدفعات تسجل كل دفعة تستلمها: التاريخ ورقم الحجز والمبلغ وطريقة الدفع.
- يحسب شيت الحجوزات وحده الإجمالي والتكلفة والعمولة والمدفوع والمتبقي والحالة والتنبيه.
- تفتح للمتابعة لتجد من تتصل به أولًا، والملخص لترى المبيعات والعمولة والمحصّل.
ماذا في كل شيت
- الحجوزات: إجمالي السعر = الأفراد × سعر الفرد، والتكلفة = الأفراد × تكلفة الفرد، والعمولة = الفرق بينهما، والمتبقي = السعر − المدفوع. وتظهر حالة السداد: مسدد، دفع جزءًا، لم يدفع، مدفوع زيادة، ملغي.
- الدفعات: يظهر اسم العميل من رقم الحجز، وإن كتبت رقمًا غير مسجل ظهر تنبيه «رقم غير موجود».
- للمتابعة: الحجوزات التي عليها متبقي من الأكبر مبلغًا، ومعها الجوال وتاريخ السفر وأيامه والتنبيه.
- الملخص: الحجوزات السارية والملغية، والمبيعات والتكلفة والعمولة ونسبتها، والمحصّل والمتبقي، والتنبيهات، وجدول بالأنواع الخمسة.
مثال من أرقام الشيت
الأرقام التالية من البيانات التجريبية داخل الشيت لوكالة وهمية وعملاء وهميين، وتاريخ اليوم فيها 1 نوفمبر 2026.
- تسعة حجوزات، منها ثمانية سارية وواحد ملغي، لتسعة عشر مسافرًا.
- المبيعات 290,500 جنيه والتكلفة 249,700 والعمولة 40,800 جنيه، أي نحو 14% من المبيعات.
- المحصّل 184,500 جنيه والمتبقي على العملاء 109,000. وهناك 3,000 جنيه مدفوعة زيادة على حجز واحد، فتُرد أو تُخصم.
- حجز عمرة لثلاثة أفراد: السعر 78,000 والتكلفة 67,500 والعمولة 10,500، دفع العميل 30,000 وبقي 48,000، وسفره بعد 14 يومًا، فيظهر «سفر قريب ومتبقي».
- رحلة الأقصر وأسوان مرّ موعدها قبل سبعة أيام وبقي عليها 2,000 جنيه، فيظهر «سافر وعليه متبقي» بالأحمر.
- حجز عمرة ملغي دفع صاحبه 5,000 جنيه، فتظهر حالته «ملغي - يُراجع المدفوع» ولا تدخل أرقامه في المبيعات.
- في قائمة المتابعة خمسة حجوزات، وأولها حجز العمرة المذكور بمتبقيه 48,000.
كيف تقرأ حالة السداد والتنبيهات
لكل حجز حالة سداد تُحسب وحدها: «مسدد» إن تساوى المدفوع مع السعر، و«دفع جزءًا» إن بقي عليه مبلغ، و«لم يدفع» إن لم تُسجَّل له دفعة، و«مدفوع زيادة» إن زاد المدفوع على السعر، و«ملغي» للحجز الملغي. أما التنبيه فيعمل على الحجز الذي عليه متبقي فقط: إن كان سفره خلال عدد الأيام المكتوب في الإعدادات ظهر «سفر قريب ومتبقي» بلون التحذير، وإن كان تاريخ سفره قد مضى ظهر «سافر وعليه متبقي» بالأحمر. وتقرأ في «الملخص» عدد كل نوع من هذه التنبيهات فتعرف حجم المتابعة المطلوبة قبل أن تبدأ.
لماذا يهمك
- تحصيل: ترى المتبقي لكل عميل وتتصل بمن اقترب سفره قبل الموعد.
- ربحية: تعرف العمولة الفعلية لكل حجز ولكل نوع حجز، لا الإيراد فقط.
- ترتيب: الحجز الملغي وما دُفع عليه، والدفعة الزائدة، والدفعة برقم خاطئ، كلها تظهر بتنبيه بدل أن تضيع بين الأوراق.
- وقت: تسجل الدفعة مرة واحدة برقم الحجز فيتحدث المتبقي والملخص.
- يعمل في إكسل 2016 وما بعده وGoogle Sheets وLibreOffice، مجاني ودون تسجيل. ويتسع لـ 1000 حجز و2000 دفعة.
استخدام النسخة الأونلاين
تفتح صفحة الشيت مباشرة على هذا المثال. اكتب في الخانات البيضاء داخل الصفحة فتتحدث الخانات الرمادية فورًا، وأضف الحجوزات والدفعات بنموذج. يمكنك استيراد ملف xlsx الخاص بك المعمول من هذا الشيت، أو تصدير عملك إلى xlsx، أو تنزيل ملف إكسل الأصلي. بياناتك تبقى في متصفحك ولا تُرسل إلى الخادم. افتح صفحة الشيت أو قائمة الشيتات.
لمن يناسب
يناسب وكالة سفر صغيرة أو متوسطة، أو مكتب عمرة، أو مسؤول حجوزات يعمل وحده أو مع زميل، ويريد متابعة الدفعات والعمولة دون برنامج معقد. وإن كبر العمل وصار عدة موظفين يسجلون في وقت واحد، فالشيت بداية جيدة، ويمكن بناء برنامج على طريقتكم لاحقًا. ولتقسيط مبلغ على دفعات شهرية ثابتة انظر شيت متابعة الأقساط، ولكشف حساب لكل عميل انظر كشف حساب العملاء.
أسئلة شائعة
كيف تُحسب العمولة؟ العمولة = إجمالي سعر الحجز − إجمالي تكلفته من المورّد.
ماذا أفعل عند إلغاء حجز؟ غيّر حالته إلى «ملغي»، فيخرج من المبيعات والمتبقي، ويظهر ما دُفع عليه في الملخص لتراجعه.
هل أستطيع تغيير عدد أيام التنبيه؟ نعم، من الإعدادات.
هل يحسب الشيت أكثر من عملة؟ لا. الأرقام كلها بالجنيه المصري.