عندك محل أو مخزن تشتري بضاعته من أكثر من مورد، وتريد أن تعرف في أي لحظة: ماذا طلبت ولم يصلك؟ وأي مورد تأخر في التسليم؟ وكم عليك لكل مورد؟ وكم منه فات موعده ومنذ متى؟ يجيب شيت أوامر الشراء والموردين المجاني عن هذه الأسئلة من أربعة سجلات تكتبها: الموردون وأوامر الشراء والاستلامات والمدفوعات.
المشكلة التي يحلها
الشراء بالأجل مريح حتى تتراكم الفواتير. أمر شفوي على الهاتف، وبضاعة تصل على دفعتين، وفاتورة تُسدد نصفها، ومورد يطلب مستحقاته وأنت لا تعرف الرقم بدقة. والأصعب أن ترتب ما تدفعه: أي مورد تأخرت عليه أكثر؟ الشيت يفصل بين ما طلبته وما استلمته وما دفعته، ويحسب لكل واحد منها رقمه. وحين يتعدد الموردون تضيع هذه التفاصيل بين الفواتير الورقية ومحادثات الواتساب.
كيف يعمل الشيت خطوة بخطوة
- في الإعدادات اكتب تاريخ اليوم (أو =TODAY() ليتحدث وحده).
- في الموردون اكتب كل مورد وعدد أيام السداد المتفق عليها معه.
- في أوامر الشراء سجّل كل أمر بقيمته وتاريخ التسليم المتوقع.
- في الاستلامات سجّل ما وصلك فعلًا برقم أمر الشراء. هنا ينشأ الدَّين.
- في المدفوعات سجّل كل دفعة برقم الاستلام الذي تسدده.
- افتح أعمار الديون والملخص.
ماذا في كل شيت
- الموردون: قيمة أوامر كل مورد والمستلم والمدفوع والمستحق له، وحالته: مستحق للمورد أو مسدد أو مدفوع زيادة أو لا مشتريات.
- أوامر الشراء: المستلم والمتبقي لكل أمر وحالته: بانتظار الاستلام أو استلام جزئي أو تم الاستلام أو متأخر التسليم، مع أيام التأخير.
- الاستلامات: تاريخ الاستحقاق (تاريخ الاستلام + أيام سداد المورد) والمتبقي وأيام التأخير وفئة العمر.
- المدفوعات: سجل ما دفعته، ويظهر المورد تلقائيًا.
- أعمار الديون: ما على كل مورد موزعًا على فئات العمر.
- الملخص: الأوامر حسب حالتها، والمستحق للموردين ومنه ما فات موعده، وجدول أعمار الديون بنسبه.
تطبيق على الأرقام الموجودة في الشيت
الأسماء والأرقام التالية بيانات تجريبية داخل الشيت وليست لموردين حقيقيين. فيه ستة موردين وعشرة أوامر وتسعة استلامات وسبع دفعات، وتاريخ اليوم فيه 1 نوفمبر 2026.
- قيمة الأوامر 246,000 والمستلم 141,000 والمدفوع 71,500، فالمستحق للموردين 70,000. وما طلبته ولم تستلمه 105,000.
- من الأوامر العشرة ستة تم استلامها، وواحد استلام جزئي، وواحد بانتظار الاستلام، واثنان متأخرا التسليم: PO-005 من مورد الأدوات المنزلية (استلمت 30,000 من 60,000 وتأخر 7 أيام) وPO-010 (لم يصل منه شيء وتأخر يومين).
- أعمار الديون: 35,000 لم يحن موعده، و5,000 من 1 إلى 30 يومًا، و25,000 من 31 إلى 60 يومًا، و5,000 أكثر من 60 يومًا. أي أن 35,000 فات موعدها.
- مورد الأرز والسكر عليه 25,000 موزعة على ثلاثة استلامات، أقدمها R-001 وتأخر 66 يومًا ويبقى منه 5,000. وله أمر PO-009 بـ 45,000 لم يصل بعد، فلا يدخل في الدين.
- مورد التغليف دُفع له 2,500 عن استلام قيمته 2,000، فتظهر حالته «مدفوع زيادة» برصيد 500، أما مورد المشروبات فلم تشتر منه شيئًا فحالته «لا مشتريات».
وهذه أرقام المثال فقط، وأرقامك تظهر بعد أن تمسحها وتكتب بياناتك.
المميزات ولماذا تهمك
- تفصل بين ما طلبته وما استلمته: فلا تحسب دينًا على بضاعة لم تصل.
- تتابع التسليم المتأخر: ترى أي أمر فات موعده وكم يومًا.
- تعرف أولوية السداد: الفئات العمرية تبين أي مورد تأخرت عليه أكثر.
- أيام سداد لكل مورد: تُحسب تواريخ الاستحقاق منها تلقائيًا.
- يعمل في إكسل 2016 وما بعده وGoogle Sheets وLibreOffice، مجاني ودون تسجيل. يتسع لـ 200 مورد و1000 أمر شراء و1000 استلام و1000 دفعة.
ملاحظات مهمة
الشيت يسجل ويحسب ولا يرسل أوامر للموردين ولا يسدد عنك. وتسجيل كل دفعة برقم الاستلام ضروري لأن الربط بين الدفعة والاستلام هو ما يحسب المتبقي. والشيت لا يقسّم الأمر الواحد على أصناف، فقيمة الأمر رقم واحد وتكتب الأصناف في الملاحظة. وإن دفعت لمورد أكثر مما عليه فيظهر الفرق رصيدًا لك عنده بدل أن يختفي.
استخدام النسخة الأونلاين
تفتح صفحة الشيت مباشرة على هذا المثال. اكتب في الخانات البيضاء داخل الصفحة فتتحدث الخانات الرمادية فورًا. وتضيف مورّدًا أو أمرًا أو استلامًا أو دفعة بنموذج بدل الكتابة في الجدول، وتستورد ملف xlsx الخاص بك أو تصدّر عملك إليه. بياناتك تبقى في متصفحك ولا تُرسل إلى الخادم. افتح صفحة الشيت أو قائمة الشيتات.
من يناسبه
صاحب المحل أو المخزن أو المطعم الذي يشتري بالأجل من عدد من الموردين ويريد أن يرتب مستحقاتهم. وإن أردت متابعة مخزون البضاعة نفسها فانظر شيت المخزون العام، وإن أردت متابعة ما على عملائك لك فانظر شيت حسابات العملاء. وإن كبر عملك أو احتاج أكثر من موظف إلى التسجيل في وقت واحد فيمكن لـ Softwiro أن تبني لك برنامجًا مخصصًا.
أسئلة شائعة
متى يظهر الدين؟ عند تسجيل استلام، لا عند تسجيل أمر الشراء.
كيف يُحسب تاريخ الاستحقاق؟ تاريخ الاستلام + أيام السداد المكتوبة للمورد.
وماذا تعني فئات العمر؟ عدد الأيام التي مرت على تاريخ الاستحقاق للمتبقي من كل استلام.