تريد أن تعرف في أي وقت من الشهر أي الطلاب يغيبون كثيرًا، دون أن تعدّ العلامات في كشف ورقي. يأخذ هذا الشيت المجاني رمزًا لكل طالب في كل يوم، ثم يعدّ ويحسب النسبة وينبّه.
المشكلة التي يحلها
الكشف الورقي يقول لك ما حدث في يوم بعينه. لكنه لا يقول لك إن طالبًا غاب ثلاثة أيام في أربعة أسابيع، ولا إن آخر على بعد غياب واحد من الحد الذي وضعته، ولا إن الغياب بعذر لا يُعامل كالتغيب. وهذه أسئلة تُطرح عليك من الإدارة ومن أولياء الأمور، والإجابة عنها باليد تأخذ وقتًا.
ماذا في الشيت
- الإعدادات: المدرسة والفصل وتاريخ أول يوم في الشهر، وحد الغياب الذي تريد التنبيه عنده (عدد الأيام بدون عذر)، ومعها دليل الرموز.
- الطلاب: الرقم والاسم ورقم هاتف ولي الأمر، حتى 60 طالبًا.
- الحضور: جدول شهري بعمود لكل يوم. تختار لكل طالب في كل يوم رمزًا من قائمة: حاضر أو غائب أو متأخر أو غياب بعذر. فيعدّ الشيت كل نوع لكل طالب، ويحسب نسبة الحضور والحالة، ويعرض عدد الغائبين في كل يوم.
- ملخص الشهر: الأيام الدراسية، ومتوسط حضور الفصل، وعدد من تجاوز الحد ومن اقترب منه، وإجمالي الغياب بدون عذر وبعذر، وأكثر يوم غيابًا، وأكثر خمسة طلاب غيابًا.
مثال محلول
الأرقام بيانات تجريبية: فصل ثانٍ إعدادي به 12 طالبًا في أكتوبر 2026، وحد الغياب 3 أيام بدون عذر. تُركت الجمعة والسبت ويوم إجازة واحد فارغة، فكانت الأيام الدراسية 20 يومًا.
- أحمد سالم: 16 حاضر و3 غائب ومتأخر واحد. نسبة حضوره 85.0% وحالته «تجاوز حد الغياب» لأن 3 تبلغ الحد.
- محمد عادل: 18 حاضر و2 غائب: 90.0% وحالته «قريب من الحد».
- سارة حسن: 17 حاضرة و3 أيام غياب بعذر: 85.0%، لكن حالتها «منتظم» لأن الغياب بعذر لا يدخل في الحد. نسبتها أقل فقط لأن أيام العذر مسجلة ولم تحضرها.
- ليلى فؤاد: 16 حاضرة و4 مرات تأخر: 100% لأن المتأخر يُعدّ حاضرًا.
- متوسط حضور الفصل 94.6%، وطالب واحد تجاوز الحد وآخر قريب منه. وأكثر يوم غيابًا هو 5 أكتوبر بغياب طالبين.
لماذا هذه المزايا مهمة
- تنبيه قبل وقوع المشكلة. حالة «قريب من الحد» تتيح لك أن تكلم ولي الأمر والكلام ما زال مفيدًا.
- قواعد عادلة مدمجة. الغياب بعذر والتأخر يُعاملان بغير ما يُعامل به الغياب العادي، فتطابق الأرقام ما تقوله بيدك.
- الإجازات لا تُفسد شيئًا. اليوم الذي بلا رمز لا يُحسب يومًا دراسيًا.
- لا شيء تجمعه. الأعداد والنسب وقائمة الخمسة الأكثر غيابًا تأتي من الرموز التي تكتبها.
- يعمل على Excel 2016 وما بعده وGoogle Sheets وLibreOffice، مجاني وبلا تسجيل.
استخدام النسخة الأونلاين
تفتح صفحة الشيت مباشرة على مثال أكتوبر. عدّل الخانات البيضاء (خانات الإدخال) داخل الصفحة، كأن تغيّر رمز يوم من حاضر إلى غائب، فتتحدث الخانات الرمادية المحسوبة فورًا. يمكنك استيراد ملف .xlsx صُنع من هذا الشيت، وتصدير عملك إلى .xlsx، أو تنزيل ملف إكسل الأصلي. وتبقى بياناتك في متصفحك ولا تُرسل إلى الخادم. وكل الشيتات في الشيتات المجانية.
أخطاء شائعة ومتى لا يكفي الشيت
- كتابة رمز في الجمعة والسبت والإجازات: اترك هذه الأيام فارغة.
- إعادة استخدام الشهر نفسه للشهر التالي: انسخ شيت «الحضور» أو احفظ ملفًا جديدًا كل شهر، ثم غيّر التاريخ وامسح الرموز.
- نسيان أن اليوم يُعدّ دراسيًا بمجرد أن يُسجَّل فيه رمز لأي طالب.
الشيت يغطي فصلًا واحدًا وشهرًا واحدًا. وإذا أردت الحضور والدرجات وملاحظات المعلمين معًا لكل طالب، وتقارير تصل إلى أولياء الأمور، فانظر منصة متابعة أداء الطلاب ودليل المدارس.
أسئلة شائعة
ماذا أكتب في أيام العطلة؟ لا شيء. اليوم الذي لا يحمل أي رمز لا يُحسب، فلا يؤثر في نسبة الحضور.
هل يُعدّ المتأخر غائبًا؟ لا. في نسبة الحضور يُعدّ المتأخر حاضرًا.
هل يُنبَّه على الغياب بعذر؟ لا. لا يدخل في حد الغياب، لكنه يُحسب ضمن الأيام المسجلة للطالب.