أنت تدير خطوط باص لمدرسة أو حضانة وتريد أن تعرف أمرين: هل في كل باص مقعد خالٍ قبل أن تقبل اشتراكًا جديدًا، ومن من أولياء الأمور تأخر في دفع الاشتراك الشهري. هذا ما يحققه شيت اشتراكات باص مدرسة المجاني، ويعمل في إكسل وفي جداول جوجل وأونلاين.
ما المشكلة؟
تبدأ الأمور بسيطة: خط أو خطان وعشرون اشتراكًا. ثم تزيد الخطوط، ويتوقف طالب في منتصف الشهر، ويطلب آخر خصمًا، ويدفع ثالث شهرين مقدمًا. فتجد نفسك تعد المقاعد من ورقة، وتجمع الدفعات من رسائل واتساب، ولا تعرف بدقة كم على كل ولي أمر. وقد تعد باصًا ممتلئًا فتقبل فيه طالبًا زائدًا.
كيف يحل الشيت ذلك خطوة بخطوة
- في الإعدادات اكتب تاريخ اليوم (أو =TODAY() ليتحدث وحده)، وعدد المقاعد الخالية الذي تريد أن يظهر عنده تنبيه «قارب الامتلاء».
- في الخطوط اكتب كل خط: كوده واسمه والسائق وجواله ورقم الباص والسعة والمبلغ الشهري.
- في الطلاب اكتب كل مشترك: كوده واسمه وصفه وولي أمره وجواله وخطه وتاريخ بداية الاشتراك، وتاريخ الإيقاف إن توقف، وأي خصم شهري.
- في الدفعات سجّل كل دفعة بتاريخها وكود الطالب والمبلغ وطريقة الدفع.
- افتح للمتابعة والملخص والخطوط لتجد المقاعد والمتأخرات محسوبة.
ماذا يفعل كل شيت؟
الخطوط هو شيت السعة: لكل خط عدد المشتركين الذين يشغلون مقاعد، والمقاعد الخالية، ونسبة الإشغال، والتنبيه. يظهر «متاح» أو «قارب الامتلاء» أو «ممتلئ» أو «تجاوز السعة»، ويلوَّن الصف بالأحمر أو الأصفر. وبجانبه الإيراد الشهري المتوقع من الخط والمتأخرات عليه.
الطلاب يحسب لكل مشترك مبلغه الشهري (مبلغ الخط ناقص الخصم)، والأشهر المستحقة من بداية الاشتراك حتى اليوم أو حتى الإيقاف، وإجمالي المستحق، والمدفوع، والرصيد، وعدد الأشهر المتأخرة، وآخر دفعة، والحالة: «مسدد» أو «متأخر» أو «دفع مقدمًا».
الدفعات سجلّ الإدخال: كل سطر دفعة واحدة، ويظهر اسم الطالب وخطه تلقائيًا، وإن كتبت كودًا غير موجود نبّهك الشيت.
للمتابعة يرتب المتأخرين من الأكبر رصيدًا مع جوال ولي الأمر، فتعرف بمن تتصل أولًا.
الملخص يجمع المقاعد المشغولة والخالية، وعدد الخطوط الممتلئة، والمستحق والمدفوع والمتأخرات ونسبة التحصيل، وما حُصّل في الشهر الحالي.
ما فائدة ذلك؟
- ترى المقاعد الخالية لكل باص في لحظة، فلا تقبل اشتراكًا في خط ممتلئ.
- تعرف ما استحق على كل ولي أمر حتى اليوم دون حساب يدوي.
- تتعامل مع الخصم والتوقف في منتصف العام بخانة واحدة لكل منهما.
- تتابع المتأخرين بترتيب واضح بدل البحث في الرسائل.
مثال سريع من الشيت التجريبي
الأرقام التالية من الشيت التجريبي وليست إحصاءات حقيقية. فيه ثلاثة خطوط بسعة 19 مقعدًا، وثلاثة عشر طالبًا، منهم طالب متوقف لا يشغل مقعدًا، فيبلغ المشغول 12 مقعدًا والخالي 7 بنسبة إشغال نحو 63.2%. خط «المعادي» سعته 5 ومشتركوه 5 فيظهر «ممتلئ»، وخط «مدينة نصر» سعته 6 ومشتركوه 4 فتبقى مقعدان فيظهر «قارب الامتلاء»، وخط «الشروق» فيه مقاعد كافية فيظهر «متاح».
حتى 1 نوفمبر 2026 (تاريخ اليوم في المثال) بلغ المستحق 27,800 والمدفوع 22,700، منها 6,300 دُفعت في الشهر الحالي. المتأخرات 6,000 على ستة أولياء أمور، والدفعات المقدمة 900 لولي أمر دفع أكثر من المستحق، فتبلغ نسبة التحصيل نحو 78.4%. وأكبر رصيد 1,800 لطالب متأخر شهرين، فيتصدر قائمة المتابعة. أما الطالب المتوقف في منتصف أكتوبر فلا يشغل مقعدًا، لكن رصيده 800 ما زال ظاهرًا إلى أن يُسدَّد.
نصائح قبل أن تبدأ
- اكتب كود الخط في خانة الطالب من القائمة المنسدلة، فالمقاعد تُحسب بهذا الكود.
- اكتب تاريخ الإيقاف في صف الطالب الذي ترك الباص بدل أن تمسحه، فيبقى سجل دفعاته وما عليه ظاهرًا.
- اكتب تاريخ بداية الاشتراك بدقة، فالشهر الأول يُحسب كاملًا مهما كان يوم البداية.
- الطالب الذي يبدأ في شهر لاحق يشغل مقعدًا من لحظة تسجيله، فاكتب بدايته عند الاتفاق عليها.
- سجّل الدفعة كما استلمتها، سواء كانت شهرًا أو أكثر أو جزءًا من شهر، والشيت يقارنها بالمستحق كله.
النسخة الأونلاين
تفتح الصفحة فتجد الشيت مفتوحًا على المثال. عدّل أي خانة وشاهد النتائج تتغير، وأضف طالبًا أو دفعة بنموذج بسيط بدل البحث عن آخر صف، واستورد ملف .xlsx الخاص بك أو صدّر عملك. وتبقى بياناتك في متصفحك على جهازك.
لمن يناسب؟
يناسب مدرسة أو حضانة أو مجموعة دروس تدير عددًا محدودًا من الخطوط وتريد سجلًا واضحًا بلا برنامج كبير، ويناسب صاحب الباص أو متعهد النقل الذي يتعاقد مع مدرسة ويتابع اشتراكات أولياء الأمور. وإن كنت تتابع مصروفات الدراسة نفسها فجرّب شيت مصروفات حضانة أو مدرسة، وللحضور اليومي جرّب شيت حضور وغياب الطلاب. وهذا الشيت يخص الباص فقط.
الخلاصة
اجمع الخطوط والمشتركين والدفعات في ملف واحد يخبرك بالمقاعد الخالية وبمن عليه مبلغ. جرّب الشيت على المثال، ثم امسح الأرقام التجريبية واكتب خطوطك وطلابك.