تدير صيدلية وتريد أن توقف أمرين يستنزفان المال بصمت: علبٌ تصل إلى تاريخ انتهاء صلاحيتها على الرف، وأصنافٌ ناقصة في اليوم الذي يسأل عنها المريض. السبب واحد في الحالتين: الصيدلية لا تعرف، صنفًا صنفًا ودفعةً دفعة، ما الذي تملكه ومتى ينتهي وبأي سرعة يُباع. يمضي هذا المقال بخطوات تعالج ذلك بالترتيب الذي تستطيع أي صيدلية أن تنفذه، مستندًا إلى ما تشترطه هيئة الدواء المصرية وقرار وزير الصحة فعلًا. المعلومات هنا عامة وليست استشارة قانونية ولا طبية، ولا تتضمن أي جرعات.
أين يضيع المال
تخسر الصيدلية بثلاث طرق، وهي تشدّ في اتجاهات متعاكسة:
- الأدوية منتهية الصلاحية. دفعت ثمنها، ولا يمكنك بيعها، ويجب حفظها بمعزل عن غيرها إلى أن تُرجَع أو تُعدَم.
- الأصناف الناقصة. يذهب المريض إلى الصيدلية المجاورة، وأحيانًا لا يعود.
- الإفراط في الشراء تفاديًا للمشكلة الثانية. وهذا يغذي الأولى.
"إدارة المخزون" هي عادة كسر هذا المثلث. وكل ما يلي خطوة نحو ذلك. الأرقام الموسومة بكلمة "توضيحي" أمثلة لشرح الحساب وليست معايير.
الخطوة الأولى: سجّل كل صنف وكل دفعة
الرقم الإجمالي على الرف ("عندنا حوالي 20 علبة") لا يخبرك أيها ينتهي أولًا. والحد الأدنى المفيد لكل بند تستلمه: الصنف، والدفعة (رقم التشغيلة المطبوع على العبوة)، وتاريخ الانتهاء، والكمية، والمورّد، ورقم الفاتورة، وتكلفتك.
وهذا ليس مجرد ممارسة جيدة. فقرار وزير الصحة الذي ينظم الاشتراطات الصحية للمؤسسات الصيدلية (القرار 380 لسنة 2009) ينص على استخدام برنامج حاسوبي لحفظ السجلات والوصفات وبيانات المؤسسة، وعلى الاحتفاظ بالفواتير والمستندات الدالة على الأدوية الواردة والصادرة مدة لا تقل عن خمس سنوات.
وافحص تاريخ الصلاحية عند وصول البضاعة لا بعدها. فدليل هيئة الدواء للتخزين والتوزيع، وهو موجّه لمنشآت التخزين والتوزيع، يقول إن المنتجات لا تُستلم بعد انتهاء صلاحيتها. ويمكن للصيدلية أن تضع لنفسها قاعدة أشد، كأن ترفض ما بقي على صلاحيته أقل من عدد معين من الشهور، إلا إذا قبل المورّد استرجاعه.
الخطوة الثانية: بِع الأقرب انتهاءً أولًا (FEFO)
معنى FEFO "الأقرب انتهاءً يخرج أولًا". وهو يختلف عن FIFO (الأقدم دخولًا يخرج أولًا)، لأن علبة وصلت متأخرة قد تحمل تاريخًا أقرب. ويشير دليل هيئة الدواء إلى أن تدوير المخزون يجري وفق مبدأ FEFO، وتعتمد إرشادات منظمة الصحة العالمية للممارسات الجيدة للتخزين والتوزيع (سلسلة التقارير الفنية 1025، الملحق 7) المبدأ نفسه.
عمليًا:
- عند ترتيب البضاعة الجديدة ضع الأقرب انتهاءً في الأمام، أيًّا كان ترتيب الوصول.
- إذا كان النظام يعرض لك الدفعة لحظة البيع فبِع الأقرب انتهاءً.
- لا "ترتب" الرف أبدًا بدفع العلب القديمة إلى الخلف.
الخطوة الثالثة: قائمة متابعة للصلاحية بمستويات
قائمة ما ينتهي خلال الشهور القادمة هي أنفع تقرير في الصيدلية. اجعلها بمستويات، ولكل مستوى إجراء. الحدود التالية توضيحية، فعدّلها حسب سرعة بيعك.
| المستوى | المعنى | الإجراء |
|---|---|---|
| 6 شهور | إنذار مبكر | أوقف إعادة طلب هذه الدفعة وضعها في الواجهة |
| 3 شهور | تحرّك الآن | اسأل المورّد هل يقبل التبديل أو الاسترجاع، وقدّر ما تستطيع بيعه |
| شهر | الفرصة الأخيرة | قرّر: تصريف أو إرجاع أو نقل إلى منطقة المنتهي في يوم الانتهاء |
| منتهٍ | خرج من الاستخدام | أزله من الرف في اليوم نفسه |
وكن حذرًا في التخفيضات السعرية. راجع ما تسمح به اللوائح واتفاقاتك مع المورّد قبل أن تغيّر سعر أي صنف.
الخطوة الرابعة: حدّد حد إعادة الطلب وتنبيهات النقص
النفاد في الغالب مشكلة توقيت لا مشكلة كمية. وحد إعادة الطلب هو مستوى المخزون الذي تطلب عنده:
حد إعادة الطلب = متوسط المبيع اليومي × مدة التوريد بالأيام + مخزون الأمان
مثال توضيحي: صنف يُباع منه نحو 3 علب يوميًا، والمورّد يوصّل خلال يومين، وتريد مخزون أمان بقدر يوم واحد (3 علب). حد إعادة الطلب = 3 × 2 + 3 = 9. عندما يصل المخزون إلى 9 اطلب. وإن قررت ألا تحتفظ بأكثر من مبيع أسبوع فاطلب حتى تبلغ 21.
وتنبيهان:
- تنبيه النقص لا يكون أدق من بيانات المبيع خلفه. فإذا لم تُسجَّل المبيعات عند الكاونتر جاء التنبيه متأخرًا أو لم يأتِ.
- الحد الأقصى المرتفع قرارٌ بقبول خطر انتهاء الصلاحية. فالصنف بطيء الحركة تحدّ الصلاحية المتبقية من الكمية التي يمكنك طلبها بأمان: إن بعت علبة واحدة في الشهر وكانت الدفعة بقي لها أربعة شهور فعلبة من عشر وحدات ستترك ستًّا منها تنتهي. فللأصناف البطيئة اطلب أصغر عبوة يوفرها المورّد.
الخطوة الخامسة: اجرد بانتظام وتتبّع الفرق
تبتعد السجلات عن الرف: مبيعات غير مسجلة، أو صنف خطأ عند مسح الباركود، أو مرتجعات لم تُدخَل، أو كسر. ويطلب دليل هيئة الدواء مطابقة دورية بين المخزون الفعلي والمسجل، وتحديد السبب الجذري لأي فرق، وفحص المخزون على فترات منتظمة لرصد ما يقترب من انتهاء صلاحيته.
روتين بسيط لصيدلية:
- أسبوعيًا: اجرد مجموعة صغيرة (الأسرع بيعًا والأعلى قيمة) وقارنها بالنظام.
- شهريًا: شغّل قائمة متابعة الصلاحية وافحص يدويًا كل صنف في مستوى الثلاثة شهور.
- كل ثلاثة شهور: اجرد قسمًا كاملًا من الرفوف.
مثال توضيحي: النظام يقول 14 علبة والرف فيه 12. فرق العلبتين بداية تحقيق وليس رقمًا تعدّله. ابدأ بمبيعات اليوم والمرتجعات غير المدخلة والصنف المجاور الذي ربما مُسح خطأً. وإن تكرر النقص في الصنف نفسه فالسبب إجراءٌ في العمل لا سوء حظ.
الخطوة السادسة: تعامل مع المنتهي وقريب الانتهاء كما ينبغي
يشترط القرار 380 مكانًا منفصلًا بعيدًا عن المنتجات الصالحة للأدوية منتهية الصلاحية إلى أن تُعدَم أو تُرجَع إلى الشركة المنتجة بمستندات معتمدة وبالتنسيق مع الجهة الصحية المختصة، مع لافتة تفيد بأن الأدوية المنتهية الصلاحية لا يجوز استعمالها. كما يشترط التخلص الآمن من المخلفات الصيدلية.
ونقطتان أخريان من هيئة الدواء:
- أصدر رئيس هيئة الدواء في 2025 القرار 47 بشأن سحب المستحضرات منتهية الصلاحية على طول سلسلة التوريد، وصدر له دليل تنظيمي. وحدّد مسارًا موثقًا: يجرد الصيدلي المسؤول الأصناف المنتهية ويختم كل عبوة ويسلّمها لشركة التوزيع مقابل نموذج استلام موقّع، وترجعها شركة التوزيع إلى الشركة المالكة. راجع موقع الهيئة لتعرف هل هناك جولة سحب مفتوحة لك.
- ودليل التخزين والتوزيع، الموجّه أيضًا لمنشآت التخزين والتوزيع، يشترط عزل المرتجعات وفحصها وتسجيلها، وينص على ألا يُحتفَظ بالمنتجات التالفة أو منتهية الصلاحية أكثر من سنة من تاريخ ملاحظة التلف أو تاريخ الانتهاء.
احتفظ بسجل لكل ما ينتقل إلى منطقة المنتهي: الصنف والدفعة وتاريخ الانتهاء والكمية والتكلفة وما حدث له. وهذا السجل أيضًا أوضح دليل على الموردين الذين يرسلون إليك بضاعة قصيرة الصلاحية.
الخطوة السابعة: ظروف التخزين
الدواء الذي يفسد بالتخزين السيئ خسارة، والقرار محدد هنا. على الصيدلية أن تحافظ على الحرارة والرطوبة وفق مواصفات المنتجات، مع ترمومتر وهيجرومتر ظاهرين وتسجيل القراءات على فترات ثابتة، وألا تتجاوز الحرارة 30 درجة مئوية. وما يحتاج حرارة أقل يوضع في ثلاجة بفريزر مزودة بترمومتر مع تسجيل القراءات. والأدوية المخدرة والمؤثرة نفسيًا تحتاج مكانًا آمنًا ومؤمَّنًا. أما المخزن الملحق بالصيدلية فيضيف له قرار هيئة الدواء 271 لسنة 2021 حدًا للرطوبة لا يتجاوز 65 بالمائة، ورفوفًا ترتفع 45 سم على الأقل عن الأرض، وبعدًا 20 سم عن الحائط و60 سم عن السقف.
اكتب القراءات في الأوقات نفسها كل يوم. تكفي ورقة، لكن التسجيل في النظام أفضل لأنه يصمد عند التفتيش.
قائمة أسبوعية يمكنك نسخها
- الاستلام: قارن الدفعة وتاريخ الصلاحية بالفاتورة قبل الترتيب.
- الترتيب: الأقرب انتهاءً في الأمام.
- التنبيهات: راجع الأصناف تحت حد إعادة الطلب واطلبها.
- الصلاحية: راجع مستويات 6 و3 وشهر واتخذ الإجراء.
- الجرد: مجموعة صغيرة مقابل النظام.
- الحرارة: قراءات مسجلة كل يوم عمل.
- منطقة المنتهي: السجل محدّث والمرتجعات للموردين مرتبة.
ماذا تطلب من برنامج الصيدلية
أيًّا كان ما تستخدمه، جرّب هذه الأسئلة على صنف حقيقي قبل أن تعتمد عليه: هل أستطيع إدخال الدفعة والصلاحية عند الاستلام؟ هل يقترح الدفعة الأقرب انتهاءً عند البيع؟ هل أرى كل ما ينتهي خلال 90 يومًا؟ هل ينبهني قبل نفاد الصنف؟ هل أستطيع جرد قسم وأرى الفرق؟ ويغطي المقال المرافق كيف تختار برنامج صيدلية في مصر القائمة الأوسع.
الخطوة التالية
هذا الأسبوع خذ أسرع عشرة أصناف بيعًا وأغلى عشرة أصناف، واكتب لكل صنف: الدفعات الموجودة على الرف وتواريخ انتهائها وحد إعادة الطلب من المعادلة أعلاه. هذه الورقة الواحدة ستريك من أين ستأتي الخسارة القادمة. تبني Softwiro منصة صحتي (MyClinic)، وهي منصة صحية تتابع فيها الصيدلية المخزون صنفًا صنفًا وتتلقى تنبيهًا قبل نفاد الصنف. وإن أردت أن ترى هل تناسب طريقة عمل صيدليتك، تواصل معنا واطلب عرضًا تجريبيًا.
المصادر
- قرار وزير الصحة رقم 380 لسنة 2009 بشأن الاشتراطات الصحية للمؤسسات الصيدلية — وزارة الصحة المصرية، منشور على موقع هيئة الدواء المصرية. حرارة التخزين وتسجيلها، والثلاجة، والمكان المؤمَّن للمخدرة والمؤثرة نفسيًا، ومنطقة منفصلة للمنتهي، والسجلات الحاسوبية، والاحتفاظ بالفواتير خمس سنوات.
- الدليل التنظيمي للممارسات الجيدة للتخزين والتوزيع (GSDP) 2025 — هيئة الدواء المصرية. تدوير FEFO، وفحص الصلاحية الدوري، ومطابقة المخزون، وعزل المرتجعات، والتعامل مع المنتهي (موجّه لمنشآت التخزين والتوزيع).
- الدليل التنظيمي لقرار رئيس هيئة الدواء رقم 47 لسنة 2025 بشأن سحب المستحضرات منتهية الصلاحية — هيئة الدواء المصرية. المسار الموثق لإرجاع المنتهي على طول سلسلة التوريد.
- قرار هيئة الدواء رقم 271 لسنة 2021 بشأن المخازن الملحقة بالمؤسسات الصيدلية — هيئة الدواء المصرية. اشتراطات الحرارة والرطوبة والرفوف في المخزن الملحق بالصيدلية.
- TRS 1025 الملحق 7: الممارسات الجيدة لتخزين وتوزيع المنتجات الطبية — منظمة الصحة العالمية. المرجع الدولي لتدوير المخزون بمبدأ الأقرب انتهاءً أولًا.