تدير صيدلية وتريد أن تلتقط الأصناف قبل أن يفوت تاريخ انتهائها: أي التشغيلات انتهت فعلًا، وأيها ينتهي خلال 30 أو 60 أو 90 يومًا، وكم قيمتها، دون أن تمر على الأرفف بقلم في يدك. هذا المقال يشرح كيف يفعل ذلك شيت متابعة صلاحية وأرصدة أدوية الصيدلية المجاني. وهو لمتابعة المخزون والتواريخ فقط، وليس مرجعًا طبيًا ولا يتضمن أي معلومات علاجية.
لن نكرر هنا الجانب العملي المشروح في مقالات سابقة. فلطريقة تسجيل الدفعات وبيع الأقرب انتهاءً أولًا والتعامل مع المنتهي اقرأ إدارة مخزون الصيدلية وتواريخ الصلاحية، ولمعرفة متى تطلب اقرأ حد إعادة الطلب ومخزون الأمان للصيدلية.
المشكلة التي يحلها
جرد الصنف يقول «20 علبة»، لكنه لا يقول إن 8 منها تنتهي الشهر القادم. تاريخ الانتهاء يخص التشغيلة، فالسجل المفيد هو صف لكل تشغيلة. وبعده تصبح الأسئلة بسيطة: ما المنتهي، وما القريب، وبأيهما نبدأ.
ماذا يعطيك الشيت
- الإعدادات: تاريخ اليوم يتحدث وحده، أو تاريخ تكتبه أنت.
- الأصناف: كل تشغيلة في صف: اسم الصنف ورقم التشغيلة وتاريخ الانتهاء والكمية وحد الطلب وسعر التكلفة وسعر البيع. وتظهر في الخانات الرمادية الأيام المتبقية وحالة الصلاحية وحالة الرصيد وقيمة المخزون والقيمة المعرضة.
- يحتاج إجراء: قائمة تلقائية بالتشغيلات المنتهية أو القريبة من الانتهاء أو تحت حد الطلب، مرتبة من الأقرب انتهاءً.
- الملخص: عدد التشغيلات وقيمتها بالتكلفة في كل حالة، وقيمة المخزون، والقيمة المعرضة للانتهاء، وعدد ما نزل عن حد الطلب.
تطبيق على الأرقام الموجودة في الشيت
تحتوي البيانات التجريبية على 15 تشغيلة، ويعرضها شيت «الملخص» هكذا (أرقام مثال وليست لصيدلية حقيقية):
- منتهي: تشغيلتان، قيمتهما 930.
- خلال 30 يومًا: 3 تشغيلات، 2,202.
- خلال 60 يومًا: تشغيلتان، 1,250.
- خلال 90 يومًا: تشغيلتان، 3,550.
- سليم: 6 تشغيلات، 3,179.
بجمع الصفوف الأربعة الأولى تكون القيمة المعرضة للانتهاء 7,932 من إجمالي قيمة مخزون 11,111 بالتكلفة. أي إن معظم قيمة المخزون في هذا المثال في تشغيلات منتهية أو تنتهي خلال ثلاثة شهور، والشيت يعرض ذلك في جدول واحد. وتعمل الحالات هكذا: «منتهي» بعد مرور تاريخ الانتهاء، و«خلال 30 يومًا» حتى 30 يومًا (ويشمل اليوم نفسه)، و«خلال 60 يومًا» من 31 إلى 60، و«خلال 90 يومًا» من 61 إلى 90، وما بعد ذلك «سليم».
المميزات ولماذا تهمك
- أيام متبقية وحالة تلقائية، فلا تعيد حساب التواريخ كل أسبوع.
- القيمة المعرضة، فتعرف كلفة الانتظار لا مجرد العدد.
- تنبيه حد الطلب للأصناف التي بلغت حدها أو نزلت عنه، في المكان نفسه مع الصلاحية.
- لا جمع يدوي، وقائمة «يحتاج إجراء» تطبعها أو تنفذها بندًا بندًا.
- يعمل في إكسل 2016 وما بعده وGoogle Sheets وLibreOffice، مجاني دون تسجيل. يتسع لـ 500 تشغيلة وتعرض قائمة الإجراء أول 60 سطرًا.
استخدام النسخة الأونلاين
تفتح صفحة الشيت على هذا المثال. عدّل في الخانات البيضاء (المدخلات) فتتحدث الخانات الرمادية (المحسوبة) فورًا. يمكنك استيراد ملف xlsx الخاص بك المعمول من هذا الشيت، أو تصدير عملك إلى xlsx، أو تنزيل ملف إكسل الأصلي. بياناتك تبقى في متصفحك ولا تُرسل إلى الخادم. افتح صفحة الشيت، أو تصفح قائمة الشيتات.
أخطاء شائعة، ومتى لا يكفي الشيت
من الأخطاء المتكررة: صف واحد لصنف له عدة تشغيلات (اكتب كل تشغيلة في صف مستقل)، وكتابة التاريخ بصيغة مختلفة، ونسيان أن الشيت لا يعرف إلا ما كتبته. فإن أردت متابعة المخزون صنفًا صنفًا مع تنبيه قبل نفاد الصنف لا بعده، فانظر إلى صحتي (MyClinic). وإن كنت تختار برنامجًا فابدأ بـهذه القائمة.
أسئلة شائعة
ما الفرق بين «خلال 30 يومًا» و«خلال 60 يومًا»؟ الحالة تحدد أقرب نطاق: حتى 30 يومًا، ومن 31 إلى 60، ومن 61 إلى 90. وبعد مرور التاريخ تصير «منتهي».
كيف تُحسب القيمة المعرضة للانتهاء؟ كمية × سعر تكلفة، لمجموع التشغيلات المنتهية وما ينتهي خلال 90 يومًا.
إذا كان للصنف عدة تشغيلات؟ اكتب كل تشغيلة في صف مستقل بالصنف نفسه ورقم تشغيلتها وتاريخ انتهائها وكميتها.