أنت تدير حضانة أو مدرسة صغيرة وتريد أن تعرف: كم مصروفات كل طالب بعد خصم الإخوة، وكم استحق عليه حتى اليوم من الأقساط، وكم دفع، ومن المتأخر ومن يجب أن تتصل به. يجيب شيت مصروفات الحضانة والمدرسة المجاني عن هذه الأسئلة من ملف واحد. والشيت بالعربية ويُقرأ من اليمين إلى اليسار.
المشكلة التي يحلها
حساب المصروفات يبدو بسيطًا حتى تتداخل فيه الأشياء: مصروفات تختلف باختلاف المرحلة، وإخوة لكل منهم خصم، وأقساط في تواريخ مختلفة، ودفعات تأتي كاملة أو ناقصة أو مقدمة، وطالب انسحب في منتصف العام. وإذا حُسب كل ذلك بالورقة والآلة الحاسبة تأتي أخطاء معروفة: خصم يُنسى أو يتكرر، وقسط يحل موعده ولا ينتبه له أحد، وولي أمر يقول «دفعت» ولا يجد الدفتر ما يؤكد ذلك. يجمع الشيت القواعد في إعدادات واحدة ويطبقها على كل طالب بالطريقة نفسها.
كيف يعمل خطوة بخطوة
- تكتب في «الإعدادات» تاريخ اليوم ونسبتي خصم الإخوة وجدول الأقساط: تاريخ كل قسط ونسبته من المصروفات.
- تكتب في «المراحل» كل مرحلة ومصروفاتها السنوية.
- تسجّل في «الطلاب» كل طالب بكود أسرته ومرحلته، ويكون كود الأسرة واحدًا لكل الإخوة. وتكتب أي خصم إضافي بالمبلغ، و«منسحب» إن ترك الطالب.
- تسجّل في «الدفعات» كل مبلغ يدفعه ولي الأمر.
- يحسب الشيت صافي المصروفات والمستحق حتى اليوم والمتأخر وموقف كل طالب.
- تفتح «للمتابعة» و«الملخص» لتقرأ النتيجة.
ماذا في كل شيت
- الإعدادات: تاريخ اليوم وخصم الأخ الثاني والثالث وجدول الأقساط، مع مجموع النسب الذي يجب أن يساوي 100%.
- المراحل: مصروفات كل مرحلة.
- الطلاب: ترتيب الأخ وخصم الإخوة وصافي المصروفات والمستحق والمدفوع والمتأخر، وموقف الطالب: «متأخر» أو «مسدد حتى اليوم» أو «دفع مقدمًا» أو «منسحب».
- الدفعات: سجل المدفوعات باسم الطالب وطريقة الدفع وآخر دفعة لكل طالب.
- للمتابعة: المتأخرون من الأكبر، بجوال ولي الأمر.
- الملخص: التحصيل والمتأخرات والخصومات، وجدول لكل مرحلة.
تطبيق على الأرقام الموجودة في الشيت
الأسماء والأرقام التالية بيانات تجريبية داخل الشيت وليست لأشخاص حقيقيين. تاريخ اليوم 1 نوفمبر 2026، والأقساط أربعة بنسبة 25% لكل منها في 1 سبتمبر و1 نوفمبر و1 يناير و1 مارس، فالمستحق حتى اليوم 50%. خصم الأخ الثاني 10% والثالث 15%.
- ليلى أحمد (حضانة 12,000): أول إخوتها فبلا خصم، والمستحق 6,000 ودفعت 6,000، فهي «مسدد حتى اليوم».
- يوسف أحمد (KG1 بـ 18,000): أخوها الثاني فله خصم 10% أي 1,800، فالصافي 16,200 والمستحق 8,100. دفع 4,050 فالمتأخر 4,050.
- أسرة سمير: عمر (ابتدائي 24,000 بخصم إضافي 2,000) صافيه 22,000 ومستحقه 11,000 ودفع 5,500 فالمتأخر 5,500. وسلمى (حضانة) ثانيتهم بخصم 1,200 وصافيها 10,800 ومستحقها 5,400 وقد دفعتها. وندى (KG1) ثالثتهم بخصم 15% أي 2,700 فصافيها 15,300 ومستحقها 7,650، ودفعت 3,825 فالمتأخر 3,825.
- مريم خالد: مستحقها 9,000 ودفعت 10,000، فهي «دفع مقدمًا» بـ 1,000.
- جني طارق: منسحبة، فصافي مصروفاتها صفر، وسجّل الشيت أنها دفعت 4,500 لتنظر فيها.
- كريم ياسر (KG2 بـ 18,000): مستحقه 9,000 ولم يدفع شيئًا، فهو أكبر المتأخرين ولا توجد له «آخر دفعة».
فتظهر في «للمتابعة» أربع حالات مرتبة: كريم ياسر 9,000 ثم عمر سمير 5,500 ثم يوسف أحمد 4,050 ثم ندى سمير 3,825. وفي «الملخص» تسعة طلاب منهم ثمانية ملتحقون ومنسحب واحد، وثلاثة لهم خصم إخوة. المصروفات قبل الخصم 144,000، وخصومات الإخوة 5,700 والإضافية 2,000، فصافي مصروفات العام 136,300. المستحق حتى اليوم 68,150 والمتأخرات 22,375، فنسبة التحصيل 67.2%.
ما الذي تستفيده
- حساب موحّد: القواعد تُكتب مرة وتُطبَّق على الجميع.
- خصم الإخوة دون تكرار أو نسيان.
- متابعة واضحة: قائمة بالمتأخرين وجوالاتهم، من الأكبر.
- صورة التحصيل: ما استحق وما دُفع وما بقي، لكل مرحلة وللمدرسة كلها.
- يعمل في إكسل 2016 وما بعده وGoogle Sheets وLibreOffice، مجاني ودون تسجيل. يتسع لـ 500 طالب و2000 دفعة.
استخدام النسخة الأونلاين
تفتح صفحة الشيت مباشرة على هذا المثال. اكتب في الخانات البيضاء داخل الصفحة فتتحدث الخانات الرمادية فورًا، وأضف الطلاب والدفعات من نموذج إدخال بدل الكتابة في الجدول. يمكنك استيراد ملف xlsx الخاص بك المعمول من هذا الشيت، أو تصدير عملك إلى xlsx، أو تنزيل ملف إكسل الأصلي. بياناتك تبقى في متصفحك ولا تُرسل إلى الخادم. افتح صفحة الشيت أو قائمة الشيتات.
لمن يناسب، ومتى لا يكفي
يناسب حضانة أو مدرسة صغيرة يتولى حساباتها شخص واحد. وللتنبيه: خصم الإخوة يتبع ترتيب ظهورهم في الشيت، فاكتب الأخ الأعلى مصروفات أولًا إن أردت أن يقع الخصم على الأقل. ومن الأخطاء الشائعة كتابة كود أسرة مختلف لأخوين فلا يُحسب الخصم، أو أن تكون مجموع نسب الأقساط غير 100%. وإذا أردت أن يتابع أكثر من موظف المصروفات في الوقت نفسه فهذا ما يُبنى ببرنامج مخصص. وللمدارس أيضًا شيت حضور الطلاب وشيت درجات الطلاب، ولأي مبالغ تُسدَّد على دفعات انظر شيت متابعة الأقساط.
أسئلة شائعة
كيف يُحسب المستحق حتى اليوم؟ صافي مصروفات الطالب × مجموع نسب الأقساط التي حلّ موعدها.
كيف يُطبَّق خصم الإخوة؟ بترتيب الإخوة في الأسرة نفسها: الأول بلا خصم، والثاني والثالث فأكثر بنسبتيهما.
ماذا يحدث للمنسحب؟ تكتب «منسحب» فيصبح صافي مصروفاته صفرًا ويظهر موقفه «منسحب».