شيت سجل الوحدات والسكان والسيارات لاتحاد الملاك اكسل مجاني + نسخة أونلاين

تريد أن تعرف في أي وقت من يسكن كل وحدة، وبأي رقم تتصل به، وكم سيارة عنده، وأي موقف يستعمله. يضع شيت سجل الوحدات والسكان والسيارات المجاني هذا كله في ملف واحد منظم، ويرفع لك علامة حين يحتاج شيء إلى انتباهك.

المشكلة

بيانات الجيران في اتحاد الملاك مبعثرة عادة: أرقام في مجموعة واتساب، وأسماء على ورقة عند الحارس، وملصقات السيارات في دفتر آخر. فإذا انقطعت الكهرباء أو تسرب ماء أو وقفت سيارة أمام مدخل غيرها، لا تجد الرقم بسرعة، ولا تعرف لمن السيارة، ولا إن كان صاحبها مخالفًا لعدد المواقف. ومع تغير السكان وانتقال المستأجرين تقدم البيانات ويصير الاعتماد عليها خطرًا.

كيف يحلها الشيت خطوة بخطوة

1. الإعدادات. اكتب عدد السيارات المسموح لكل وحدة، وعدد المواقف المتاحة في المبنى.
2. الوحدات. سجّل كل وحدة: الكود والدور أو المبنى، وهل الساكن مالك أم مستأجر أم الوحدة شاغرة، واسمه وجواله وعدد أفراد أسرته وجوال للطوارئ. وإن كان لوحدة عدد مواقف مختلف فاكتبه في عمودها الخاص.
3. السيارات. سجّل كل سيارة في صف: اختر كود الوحدة من القائمة، واكتب اللوحة والنوع واللون ورقم الملصق والموقف المخصص.
4. اقرأ التنبيهات. تظهر تلقائيًا بجوار الوحدات والسيارات.
5. الملخص واتصال سريع. للإجماليات ولقائمة الجوالات.

ماذا يفعل كل شيت

• الإعدادات: العدد العام للسيارات المسموح بها وعدد المواقف.
• الوحدات: السجل نفسه، ومعه عدد سيارات كل وحدة والمسموح الفعلي لها، وتنبيهان: «بلا جوال» لوحدة مأهولة لا جوال لها، و«سيارات تزيد عن المسموح».
• السيارات: سجل السيارات مع اسم الساكن التلقائي، وتنبيه حين تتكرر لوحة أو موقف، أو حين يكتب أحد كود وحدة غير موجود.
• الملخص: السكان، والمؤجر مقابل المملوك، والشاغر، والمواقف المستخدمة والشاغرة، وعدد التنبيهات.
• اتصال سريع: اختر وحدة فتظهر بياناتها وسياراتها، وتحتها قائمة اتصال بالوحدات المأهولة.

لماذا يهم هذا؟

الرقم الذي لا تجده وقت الحاجة كأنه غير موجود. وفي حالات مثل تسرب مياه أو حريق صغير أو سيارة تسد الطريق، توفر قائمة الاتصال وجوال الطوارئ دقائق مهمة. وحين تكون السيارات والملصقات والمواقف مسجلة، يسهل على الاتحاد أن يطبق قاعدة المواقف على الجميع بدل أن يطبقها على من يشتكي منه جاره فقط. أما نسبة المؤجر وعدد السكان فتساعدك عند التفكير في مصاريف مرتبطة بعدد الأفراد، أو حين يضع الاتحاد قواعد جديدة.

مثال من أرقام الشيت

الأسماء والأرقام التالية بيانات تجريبية في الشيت وليست لأشخاص حقيقيين. فيه عشر وحدات: خمس يقيم فيها ملاك، وأربع مؤجرة، وواحدة شاغرة (302). المسموح العام سيارتان لكل وحدة، والمواقف المتاحة 15.

• إجمالي السكان 30 فردًا، منهم ستة في الوحدة 402، ونسبة المؤجر 4 من 9 وحدات مأهولة.
• الوحدة 202 بلا جوال، فيظهر لها تنبيه «بلا جوال» وتظهر في قائمة الاتصال بخلفية حمراء لتكمل بياناتها.
• الوحدة 501 عندها ثلاث سيارات والمسموح لها اثنتان، فيظهر تنبيه «سيارات تزيد عن المسموح».
• الوحدة 401 عندها ثلاث سيارات أيضًا، لكن المسموح لها ثلاث كُتب في عمود «سيارات مسموحة للوحدة»، فلا تنبيه.
• عدد السيارات 14، منها 12 لها موقف مخصص، فالمواقف المستخدمة 12 والشاغرة 3، وسيارتان بلا موقف مخصص.

وفي «اتصال سريع» تختار الوحدة 501 فتظهر منى حسن وجوالها وسياراتها الثلاث بلوحاتها وملصقاتها.

نصائح للحفاظ على السجل صحيحًا

حدّث السجل في اللحظة التي يتغير فيها شيء: عند انتقال مستأجر غيّر الاسم والجوال وعدد الأفراد، وإن خرج ولم يأتِ غيره غيّر الحالة إلى «شاغرة». وعند بيع سيارة أو تغيير لوحتها عدّل صفها في «السيارات» وأفرغ الموقف أو خصّصه لسيارة أخرى. اكتب اللوحة بترتيب واحد في كل مرة حتى يكتشف الشيت التكرار. واجعل شخصًا واحدًا فقط مسؤولًا عن التعديل، وخذ نسخة من الملف كل فترة، ففي الملف الواحد يضيع التعديل إذا فتحه شخصان وحفظ كل منهما نسخته.

ملاحظة عن الخصوصية

الملف فيه أسماء وجوالات جيران، فاحتفظ به عندك أو عند أمين الاتحاد، ولا ترسله في مجموعة عامة. ولا تسجل فيه أرقامًا قومية أو بيانات حساسة، فهو لا يحتاجها، ويكفي كود الوحدة والاسم والجوال وبيانات السيارة. ويحسن أن تعلم الجيران أن بياناتهم مسجلة وأنها للتواصل وتنظيم المواقف فقط.

النسخة الأونلاين

تفتح النسخة الأونلاين من صفحة القالب على المثال نفسه، فتغيّر الخانات وترى التنبيهات والإجماليات تتغير فورًا. وتضيف وحدة أو سيارة بنموذج بسيط، وتستورد ملف .xlsx وتصدّره، وتبقى بياناتك في متصفحك على جهازك.

لمن يناسب؟

لأمين اتحاد الملاك أو مدير العقار في عمارة أو كمبوند صغير أو متوسط، يريد سجلًا مرتبًا للسكان والسيارات والمواقف يعتمد عليه عند الطوارئ وعند توزيع المواقف وعند أي اجتماع للاتحاد، دون أن يبحث في الرسائل القديمة والأوراق المتفرقة. وإذا أردت متابعة الاشتراكات الشهرية للجيران فجرّب شيت تحصيل اشتراكات اتحاد الملاك، وللشكاوى والإصلاحات شيت طلبات الصيانة.