تريد أن تعرف في أي يوم كم في صندوق الصيانة والطوارئ، وأين ذهب كل جنيه خرج منه، وكم يلزم أن تجمع كل شهر حتى يكون عندك مال الدهان أو المصعد حين يحين موعده. يجيب شيت صندوق الصيانة والطوارئ المجاني عن هذه الأسئلة من جدولين تكتبهما فقط: الحركات والمشروعات.
المشكلة التي يحلها
صندوق اتحاد الملاك يعيش بين أمرين: مصروفات صغيرة متكررة، وبنود كبيرة لا تأتي إلا كل سنوات ثم تأتي دفعة واحدة. وعادة يُكتب الصندوق في دفتر أو رسائل واتساب، فيصعب أن تعرف الرصيد بدقة، ويصعب أن تثبت لأي مالك لماذا سُحب مبلغ بعينه. والأسوأ أن المصعد القديم لا يعطي إنذارًا، فإذا لم يكن في الصندوق ما يكفي حين يتعطل، يعني ذلك تحصيل مبلغ كبير في أسبوع من كل مالك. الشيت يجعل الرصيد والتخطيط في صفحة واحدة.
كيف تعمل خطوة بخطوة
- اكتب في «الإعدادات» تاريخ اليوم، والرصيد الافتتاحي للصندوق، والاشتراك الشهري المخصص له، وحدًّا أدنى آمنًا للرصيد.
- سجّل في «الحركات» كل إيداع وسحب بتاريخه ونوعه (إيداع أو سحب) وبيانه ومبلغه والمصدر أو المستفيد ورقم القرار أو الإيصال. اكتب الحركات بترتيب التاريخ.
- اكتب في «المشروعات» كل مشروع صيانة كبير تخطط له: تكلفته التقديرية وسنته المستهدفة وما خصصته له من الصندوق.
- افتح «الملخص» لترى الرصيد، وهل الاشتراك يكفي، وكم من الرصيد غير مخصص لأي مشروع.
ماذا يعطيك كل شيت
- الإعدادات: تاريخ اليوم (اكتب =TODAY() ليتحدث وحده) والرصيد الافتتاحي والاشتراك الشهري والحد الأدنى الآمن.
- الحركات: الأثر على الرصيد والرصيد الجاري بعد كل حركة، والرصيد الافتتاحي والحالي في أعلى الصفحة. السحوبات تُظلَّل بالأصفر، والرصيد الذي ينزل عن الحد الأدنى يظهر بالأحمر.
- المشروعات: الأشهر المتبقية، والمتبقي تجميعه، والمطلوب شهريًا، ونسبة الادخار، والحالة: قيد التجميع أو فات الموعد أو مكتمل.
- الملخص: إجمالي الإيداعات والسحوبات والرصيد الحالي، وتكلفة المشروعات والمدخر والمطلوب شهريًا والفجوة الشهرية، ونسبة تغطية الرصيد لتكلفة المشروعات.
تطبيق على الأرقام الموجودة في الشيت
كل ما يلي أرقام من الشيت التجريبي لعمارة افتراضية، وليست أرقام اتحاد حقيقي. يبدأ الصندوق برصيد افتتاحي 120,000 جنيه، وفيه 11 إيداعًا مجموعها 241,000 و4 سحوبات مجموعها 49,000 (مضخة مياه، وصيانة طارئة للمصعد، وكاميرات، وتسريب خزان). فالرصيد الحالي 312,000 جنيه، وهو فوق الحد الأدنى الآمن 50,000.
في «المشروعات» ستة بنود تكلفتها التقديرية معًا 1,165,000 جنيه، ومنها دهان الواجهات (180,000 سنة 2027، مدخر له 40,000). تاريخ اليوم في الشيت 1 نوفمبر 2026، فالأشهر المتبقية للدهان 14 شهرًا، والمتبقي 140,000، فالمطلوب شهريًا 10,000. أما استبدال المصعد (650,000 سنة 2030) فيحتاج 12,400 شهريًا، وخزان المياه (90,000 سنة 2026) يحتاج 15,000 شهريًا لأن أمامه شهرين فقط، وعزل السطح يحتاج 4,000. وتجديد مواسير الصرف سنته 2025، فحالته «فات الموعد»، ومولد الإنارة مكتمل.
مجموع المطلوب شهريًا 41,400، والاشتراك الشهري المخصص 24,000، فالفجوة الشهرية 17,400، وينبهك الملخص أن الاشتراك لا يكفي. المدخر للمشروعات 216,000، فالرصيد غير المخصص 96,000، ورصيد الصندوق يغطي نحو 26.8% من تكلفة المشروعات.
نصائح عند الاستخدام
- اجعل «المدخر للمشروع» رقمًا تقرره الملاك أو مجلس الاتحاد، واكتبه مرة واحدة ثم عدّله عند كل اجتماع، حتى لا يتحول الصندوق إلى مبلغ واحد بلا وجهة.
- اكتب في خانة رقم القرار أو الإيصال رقمًا يمكن الرجوع إليه في ملف الاتحاد، فيصبح الشيت فهرسًا للمستندات.
- راجع «الملخص» مرة كل شهر بعد تسجيل اشتراكات الشهر، فتعرف هل اقتربت الفجوة من الإغلاق أم اتسعت.
المميزات ولماذا تهمك
- الشفافية: كل سحب مرتبط برقم قرار أو إيصال، فتجيب أي مالك يسأل بسرعة.
- التخطيط قبل الطوارئ: تعرف المبلغ الشهري المطلوب من الآن بدل أن تفاجأ حين يتعطل شيء كبير.
- قرار مبني على رقم: إن ظهرت فجوة شهرية، فأنت تعرف حجمها قبل أن تعرض زيادة الاشتراك على الملاك في الاجتماع.
- ترتيب الأولويات: المشروع الذي فات موعده يظهر بحالة «فات الموعد» ولا يضيع وسط الباقي.
النسخة الأونلاين
تفتح النسخة الأونلاين على المثال نفسه. عدّل أي خانة بيضاء وشاهد النتائج تتغير، وأضف حركة أو مشروعًا بنموذج بدل الكتابة في الجدول، واستورد ملف xlsx أو صدّره. بياناتك تبقى في متصفحك ولا تحتاج إلى حساب. وإن أردت دفترًا للنقدية اليومية فجرّب شيت دفتر النقدية، وللمصروفات وميزانيتها شيت المصروفات والميزانية.
لمن يناسب
يناسب أمين صندوق اتحاد ملاك عمارة أو كمبوندًا صغيرًا يريد رصيدًا دقيقًا وخطة للبنود الكبرى دون برنامج معقد. وإن كبر الاتحاد وأصبح أكثر من شخص يسجل في الصندوق، أو احتجت صلاحيات وتقارير على طريقتك، فيمكن لـ Softwiro أن تبني لك برنامجًا مخصصًا: تواصل معنا. والقالب لا يغني عن الدفاتر والمستندات الرسمية لاتحادك.
أسئلة شائعة
هل أكتب الحركات بترتيب معين؟ نعم، بترتيب التاريخ، لأن الرصيد الجاري يجمع الحركات من أول الجدول.
ماذا لو فات موعد مشروع؟ تظهر حالته «فات الموعد» بالأحمر، ولا يُحسب له مبلغ شهري.