تدير عمارة أو كمبوندًا وتصلك البلاغات من السكان على الواتساب وفي الحراسة وعلى الباب، وتريد أن تعرف أي بلاغ ما زال مفتوحًا، ومن المسؤول عنه، وأيها تأخر أكثر من اللازم، وكم تنفق على الصيانة كل شهر. يجيب شيت طلبات الصيانة والشكاوى المجاني عن هذه الأسئلة من جدول واحد تكتب فيه البلاغات.
المشكلة التي يحلها
البلاغ الذي لا يسجله أحد يُنسى، والبلاغ المسجل في رسالة يضيع بعد أسبوع تحت مئات الرسائل. وعندما يسأل ساكن «هل أصلحتم المصعد؟» لا يعرف مدير الاتحاد منذ متى قُدّم البلاغ ولا من كلّفه. كذلك لا يرى أحد أن نصف البلاغات سباكة مثلًا، فلا يتخذ قرارًا جذريًا. الشيت يجمع كل بلاغ في سطر واحد، ويحسب العمر والتأخر عنك.
كيف تعمل خطوة بخطوة
- في «الإعدادات» اكتب تاريخ اليوم، وعدّل عدد الأيام المسموحة لكل أولوية: عاجلة وعالية وعادية ومنخفضة.
- سجّل في «البلاغات» كل بلاغ جديد: التاريخ والوحدة أو الموقع والنوع والوصف والأولوية والمسؤول، واترك الحالة «جديد».
- غيّر الحالة إلى «جارٍ» عند البدء، وإلى «مؤجل» إن أجّلته لسبب.
- عند الإنجاز اجعلها «تم» واكتب تاريخ الإغلاق والتكلفة.
- ابدأ يومك من «المفتوحة»: أقدم بلاغ في أول القائمة.
ماذا يعطيك كل شيت
- الإعدادات: تاريخ اليوم (اكتب =TODAY() ليتحدث وحده) وجدول المدد المسموحة حسب الأولوية.
- البلاغات: رقم البلاغ تلقائيًا، وعدد الأيام المفتوحة، والمدة المسموحة لأولويته، وكلمة «متأخر» حين يتجاوزها البلاغ المفتوح، فيُظلَّل سطره بالأحمر. قوائم اختيار للنوع والأولوية والحالة.
- المفتوحة: البلاغات غير المنتهية مرتبة من الأقدم، بموقعها ووصفها ومسؤولها وأيامها.
- الملخص: عدد البلاغات في كل حالة، والمفتوح والمتأخر، ومتوسط أيام الإغلاق، وعدد وتكلفة كل نوع وأكثرها تكرارًا، وتكلفة آخر 12 شهرًا.
تطبيق على الأرقام الموجودة في الشيت
البلاغات التالية بيانات تجريبية لعمارة افتراضية، وليست لسكان حقيقيين. تاريخ اليوم في الشيت 1 نوفمبر 2026، وفيه 21 بلاغًا: 12 «تم» و6 «جديد» و2 «جارٍ» و1 «مؤجل». فالمفتوح 9 بلاغات، والمتأخر منها أربعة.
أقدمها بلاغ تماس في إنارة الطرقة بتاريخ 5 أكتوبر، أولويته عالية ومدتها 3 أيام، وقد مضى عليه 27 يومًا، فهو أول القائمة بعبارة «متأخر». بعده عطل المصعد العاجل (20 يومًا والمدة يوم واحد)، ثم تسريب مياه الجراج (14 يومًا والمدة 7)، ثم رائحة صندوق القمامة (10 أيام وهو منخفض الأولوية ومدته 14، فليس متأخرًا)، ثم شكوى الحارس (6 أيام والمدة 3، فهو متأخر).
أما المغلق فمتوسط أيام إغلاقه 3.8 يوم لاثني عشر بلاغًا. وأكثر الأنواع تكرارًا السباكة بخمسة بلاغات، ثم المصعد والكهرباء بأربعة لكل منهما. وتكلفة الصيانة كلها 7,700 جنيه، منها 2,250 في يونيو و1,500 في يوليو و2,000 في أغسطس و850 في سبتمبر و1,100 في أكتوبر.
نصائح عند الاستخدام
- اكتب الوصف في جملة قصيرة تفهمها بعد شهر، مثل «المصعد لا يستجيب للدور الأخير» بدل «عطل».
- اختر الأولوية العاجلة لما يخص السلامة أو توقف خدمة أساسية، واترك المنخفضة لما يحتمل الانتظار، حتى يبقى التنبيه ذا معنى.
- حين تؤجل بلاغًا اجعل حالته «مؤجل» ولا تحذفه، فيبقى في قائمة المفتوحة وأمام عينيك.
- راجع «الملخص» قبل اجتماع الاتحاد لتعرض الأرقام: عدد البلاغات وأكثر الأنواع تكرارًا وما أُنفق.
- شارك السكان في نهاية كل شهر قائمة ما أُنجز من «الملخص»، فيعرفون ما أُنجز وما ينتظر.
المميزات ولماذا تهمك
- لا بلاغ ينسى: كل بلاغ له رقم وتاريخ ومسؤول وحالة.
- تأخر محسوب بقاعدتك أنت: البلاغ العاجل يتأخر بعد يوم، والمنخفض بعد أسبوعين، وأنت من تحدد.
- ردّ جاهز على الساكن: تعرف عمر البلاغ ومن يتولاه وحالته في ثوانٍ.
- قرارات من الأرقام: إن تكرر نوع بعينه عرفت أين تستثمر في إصلاح جذري، وتعرف حجم الإنفاق الشهري قبل اجتماع الاتحاد.
النسخة الأونلاين
تفتح النسخة الأونلاين على المثال نفسه. عدّل أي خانة بيضاء وشاهد النتائج تتغير، وأضف بلاغًا بنموذج بدل الكتابة في الجدول، واستورد ملف xlsx أو صدّره. بياناتك تبقى في متصفحك ولا تحتاج إلى حساب. وإن أردت متابعة الصندوق الذي تُصرف منه الصيانة الكبرى فجرّب شيت صندوق الصيانة والطوارئ، ولتسجيل بقية المصروفات شيت المصروفات والميزانية.
لمن يناسب
يناسب مدير اتحاد ملاك أو مشرف عمارة أو كمبوند صغير يريد سجلًا منظمًا للبلاغات ورقابة على التأخير دون برنامج معقد. وإن كبر عدد السكان وأصبح المسؤولون يسجلون من أجهزة مختلفة، أو أردت أن يرسل كل ساكن بلاغه بنفسه ويتابعه، فيمكن لـ Softwiro أن تبني لك برنامجًا مخصصًا على طريقتك: تواصل معنا.
أسئلة شائعة
هل أغيّر مدد الأولويات؟ نعم، من جدول «الإعدادات». ولا تغيّر أسماء الأولويات نفسها.
أين تُحسب تكلفة البلاغ؟ في شهر إغلاقه، أو في شهر تاريخه إن لم يُغلق بعد.