عندك عمارة أو كمبوند فيه اتحاد ملاك، وتريد أن تعرف دون آلة حاسبة أي وحدة دفعت اشتراك الصيانة وأيها تأخرت، وكم شهرًا تأخرت، ومتى دفعت آخر مرة، وكم نسبة الملاك الملتزمين. يجيب شيت تحصيل اشتراكات الصيانة لاتحاد الملاك المجاني عن هذه الأسئلة من شيئين تكتبهما فقط: الوحدات والمدفوعات.
المشكلة التي يحلها
الاشتراك الشهري سهل الحساب في عمارة من ست وحدات، ويصير مرهقًا حين تزيد الوحدات ويختلف اشتراكها: وحدة اشتراكها بحسب مساحتها، ومحل اشتراكه رقم ثابت، ومالك يدفع ثلاثة أشهر دفعة واحدة، وآخر ينسى شهرين. يضيع الوقت في تقليب الإيصالات، وتأتي الأخطاء من إيصال منسي أو دفعة سُجلت على وحدة غير صاحبها. وحين يسأل مالك «كم عليّ بالضبط؟» لا تجد جوابًا جاهزًا. الشيت يعدّ الأشهر ويطرح الدفعات لكل وحدة كلما فتحته.
الفرق بينه وبين شيت الإيجارات
إن كنت تملك وحدات مؤجرة فاستعمل شيت تحصيل إيجارات العقارات، فهو مبني على مستأجرين لهم عقود بتاريخ بداية ونهاية ويوم استحقاق وتنبيه انتهاء العقد. أما هذا الشيت فمبني على ملاك في اتحاد: لا عقود ولا تواريخ نهاية، بل اشتراك شهري يبدأ من شهر واحد تحدده لكل الوحدات، مع كشف حساب لأي وحدة ونسبة التزام للاتحاد كله.
كيف يعمل الشيت خطوة بخطوة
- في «الإعدادات» تكتب تاريخ اليوم (أو =TODAY()) وأول شهر بدأ فيه التحصيل وسعر المتر إن كان الاشتراك بحسب المساحة.
- في «الوحدات» تكتب لكل وحدة كودها ودورها واسم مالكها وجوالها ومساحتها. وإن كان اشتراكها ثابتًا اكتب الرقم في «الاشتراك الثابت»، وإلا حسب الشيت الاشتراك = المساحة × سعر المتر.
- في «المدفوعات» تسجل كل مبلغ تستلمه بتاريخه وكود الوحدة والشهر الذي يخصه وطريقة الدفع ورقم الإيصال.
- يحسب الشيت لكل وحدة المستحق (الأشهر منذ بداية التحصيل حتى الشهر الحالي شاملًا × الاشتراك) والمدفوع والمتأخر والأشهر المتأخرة وآخر دفعة والحالة.
ماذا في كل ورقة
- الإعدادات: تاريخ اليوم وأول شهر تحصيل وسعر المتر.
- الوحدات: بيانات كل وحدة، ثم الحساب التلقائي: الاشتراك الشهري والمستحق والمدفوع والمتأخر والأشهر المتأخرة وآخر دفعة والحالة (مسدد أو متأخر أو دفع مقدمًا أو حدد الاشتراك).
- المدفوعات: سجل الدفعات، ويظهر اسم المالك تلقائيًا، وينبهك الشيت إذا كتبت كود وحدة غير موجود.
- كشف حساب: تختار وحدة من قائمة فتظهر مدفوعاتها واحدة واحدة مع المستحق والمتأخر، فتسلّمه لصاحبها.
- للمتابعة: المتأخرون مرتبون من الأكبر مبلغًا، بجوالهم وأشهر تأخرهم.
- الملخص: إجمالي المستحق والمدفوع والمتأخرات ونسبة التحصيل ونسبة الالتزام والمحصّل في الشهر الحالي.
تطبيق على الأرقام الموجودة في الشيت
الأسماء والأرقام التالية بيانات تجريبية داخل الشيت وليست لأشخاص حقيقيين، وتاريخ المثال 2026-11-01 وسعر المتر 6 جنيهات وأول شهر تحصيل يناير 2026، فالأشهر المستحقة 11 شهرًا.
- وحدة A-101 مساحتها 100 متر: اشتراكها 600 شهريًا والمستحق 6,600 وقد دفعت كل شيء، فحالتها «مسدد».
- وحدة A-201 اشتراكها 600 ودفعت ثمانية أشهر فقط (4,800): المتأخر 1,800، أي ثلاثة أشهر.
- وحدة B-101 دفعت خمسة أشهر فقط، فمتأخرها 3,240 وستة أشهر. ووحدة B-202 لم تدفع شيئًا، فمتأخرها 8,580 وأحد عشر شهرًا وهي أول اسم في «للمتابعة».
- وحدة A-202 اشتراكها ثابت 800 ودفعت شهرًا مقدمًا، فرصيدها -800 وحالتها «دفع مقدمًا».
- وحدة C-201 بلا مساحة ولا اشتراك ثابت، فتظهر «حدد الاشتراك» ولا تُحسب متأخرة.
مجموع المتأخرات في المثال 15,770 جنيهًا من مستحق قدره 87,450، فنسبة التحصيل نحو 82%. ولأن خمس وحدات فقط من إحدى عشرة لها اشتراك سدّدت أو دفعت مقدمًا، فنسبة الالتزام نحو 45.5%. هذه أرقام المثال وتتغير بتغير بياناتك.
لماذا يفيدك
- رصيد وأشهر تأخر لكل وحدة محسوبان من الدفعات نفسها، فلا يختلف رقم الأمين عن رقم المالك.
- اشتراك ثابت أو بحسب المساحة في شيت واحد، وتغيير سعر المتر مرة واحدة يحدّث كل الوحدات التي بحسب المساحة.
- كشف حساب جاهز لأي وحدة بدل البحث في الإيصالات.
- قائمة متابعة وحدها بدل مراجعة الجدول كله.
- نسبة التزام تعرف بها موقف الاتحاد بنظرة.
- يعمل في إكسل 2016 وما بعده وGoogle Sheets وLibreOffice، مجاني ودون تسجيل. يتسع لـ 300 وحدة و2000 دفعة.
استخدام النسخة الأونلاين
تفتح صفحة الشيت مباشرة على هذا المثال. اكتب في الخانات البيضاء (المدخلات) داخل الصفحة فتتحدث الخانات الرمادية (المحسوبة) فورًا، وأضف دفعة جديدة بنموذج بسيط دون البحث عن آخر صف. يمكنك استيراد ملف xlsx الخاص بك المعمول من هذا الشيت، أو تصدير عملك إلى xlsx، أو تنزيل ملف إكسل الأصلي. بياناتك تبقى في متصفحك ولا تُرسل إلى الخادم. افتح صفحة الشيت أو قائمة الشيتات.
لمن يناسب
أمين صندوق اتحاد ملاك أو مدير كمبوند أو مسؤول عمارة يجمع اشتراك الصيانة من عشر وحدات إلى 300 وحدة. وتتبع مع هذا الشيت مصروفات الاتحاد بشيت ميزانية ومصروفات اتحاد الملاك.
أخطاء شائعة، ومتى لا يكفي الشيت
من الأخطاء المتكررة: كتابة كود وحدة مختلف في «المدفوعات» عن «الوحدات» (الشيت ينبهك)، ونسيان مسح الاشتراك الثابت بعد أن تغير نظام الحساب إلى المساحة. ويحتاج الشيت دائمًا إلى شخص واحد يسجل كل شيء. فإذا صار الملاك أنفسهم يريدون رؤية رصيدهم ودفع اشتراكهم بأنفسهم، أو صار أكثر من شخص يسجل في وقت واحد، فهذا وقت برنامج مخصص من Softwiro يُبنى على طريقة عمل اتحادك.
أسئلة شائعة
كيف أجعل الاشتراك بحسب المساحة؟ اكتب سعر المتر في الإعدادات ومساحة كل وحدة واترك الاشتراك الثابت فارغًا.
ماذا لو دفع مالك أكثر من المستحق؟ يصير رصيده سالبًا وتظهر حالته «دفع مقدمًا» ولا يدخل في المتأخرات.
ما الفرق بينه وبين شيت الإيجارات؟ ذلك لمستأجرين بعقود وتواريخ انتهاء، وهذا لملاك باشتراك شهري واحد وكشف حساب للوحدة.