عمارتك أو كمبوندك فيه فواتير كهرباء ومياه ومصعد وغاز تُدفع باسم الجميع، وعليك أن تعرف كم يخص كل وحدة منها، وأن تقول للجار رقمًا واضحًا يمكن أن يراجعه. هذا ما يفعله شيت توزيع فواتير الكهرباء والمياه المشتركة المجاني: تكتب الفواتير، فيخرج لكل وحدة كشفها.
المشكلة
التقسيم بالآلة الحاسبة يبدو سهلًا في شهر واحد، لكنه يتعقد حين تتعدد الفواتير وتختلف الوحدات. هذا يقسم بالمساحة، وذاك يرى أن المياه تقسم بعدد الأفراد، وثالث يطلب التساوي. وفي نهاية الشهر لا تعرف إن كان ما وزّعته يغطي الفاتورة، ويسألك جار عن رقمه فلا تجد كيف حسبته. الأسوأ أن تغيّر طريقة التوزيع في اجتماع الاتحاد فتعيد الحساب كله من البداية.
كيف يحلها الشيت خطوة بخطوة
- اختر الطريقة. من قائمة في «الإعدادات»: بالمساحة، أو بالتساوي، أو بعدد الأفراد، أو بحصة ثابتة. واكتب أشهر العمل بصيغة 2026-09.
- اكتب الوحدات. في «الوحدات» اكتب الكود والمالك والمساحة وعدد الأفراد والحصة الثابتة. املأ العمود الذي تحتاجه طريقتك، ويحسب الشيت وزن كل وحدة ونسبتها من الإجمالي.
- سجّل الفواتير. في «الفواتير» اكتب لكل فاتورة شهرها ونوعها (كهرباء / مياه / غاز / مصعد) ومبلغها، ولا مشكلة إن كان في الشهر الواحد أكثر من فاتورة من النوع نفسه.
- اقرأ النتائج. يجمع «الأنصبة» ما على كل وحدة في كل شهر، ويضع «كشف الوحدة» التفصيل أمامك.
- تحقق. «الملخص» يقارن إجمالي فواتير كل شهر بمجموع أنصبة الوحدات ويكتب «مطابق» أو «راجع».
ماذا يفعل كل شيت
- الإعدادات: الطريقة والفرق المسموح من التقريب وقائمة الأشهر. تغيير الطريقة يعيد حساب كل شيء.
- الوحدات: بيانات الوحدات مع الوزن والنسبة. الوحدة التي ينقصها ما تحتاجه الطريقة (مساحة مثلًا) يظهر لها تنبيه «بيانات ناقصة» حتى لا تُنسى.
- الفواتير: سجل الفواتير المشتركة، وتنبيه إن كتبت شهرًا غير موجود في القائمة.
- الأنصبة: جدول بنصيب كل وحدة لكل شهر وإجماليها.
- كشف الوحدة: تختار الوحدة والشهر من قائمتين فيظهر كشف مرتب بكل نوع ونصيب الوحدة منه، ومعه جملة جاهزة تنسخها وترسلها للجار على الواتساب، أو تطبع الصفحة.
- الملخص: الفواتير حسب الشهر والنوع، ومجموع الأنصبة والفرق والحالة.
لماذا يهم هذا؟
الجار يقبل الرقم الذي يفهمه. حين يرى كشفًا يذكر طريقة التوزيع ونسبته وفاتورة كل نوع، تقل الأسئلة والخلافات. وعلى أمين الصندوق فإن التحقق من تطابق الأنصبة مع الفواتير يعني أن الحساب لن يخرج ناقصًا أو زائدًا بسبب خطأ في الجمع. ثم إن تغيير الطريقة لا يكلفك إعادة الحساب، فيمكنك تجربة التوزيع بالمساحة وبعدد الأفراد ورؤية الفرق قبل اجتماع الاتحاد.
مثال من أرقام الشيت
الأرقام التالية من البيانات التجريبية في الشيت وليست لأشخاص حقيقيين. فيه تسع وحدات، ثمانٍ منها بمساحات مجموعها 900 متر، والتاسعة (B301) بلا مساحة فتظهر «بيانات ناقصة» ولا تتحمل شيئًا حتى تكمل بياناتها. الطريقة المختارة «بالمساحة».
- في 2026-08: كهرباء 4,500 ومياه 1,800 ومصعد 900، والإجمالي 7,200، أي 8 جنيه للمتر. فتدفع الوحدة A101 (100 متر) 800.
- في 2026-09: الإجمالي 7,650، أي 8.5 للمتر، فتدفع A101 مبلغ 850.
- في 2026-10: كهرباء 3,600 (فاتورتان: العداد الرئيسي 2,700 وإنارة السلالم 900)، ومياه 2,250، وغاز 1,000، ومصعد 900، والإجمالي 7,750. فتدفع A101 مبلغ 861.11.
- الوحدة A202 (150 متر) في 2026-10 تدفع من الكهرباء 600 ومن المياه 375 ومن الغاز 166.67 ومن المصعد 150، فيكون كشفها 1,291.67.
- إجمالي A101 في الأشهر الثلاثة: 2,511.11.
وفي «الملخص» يظهر أن مجموع الأنصبة في 2026-10 هو 7,749.99 مقابل 7,750 فاتورة، أي فرق قرش واحد سببه التقريب، فتكون الحالة «مطابق».
نصائح قبل أن تبدأ
اتفقوا في الاتحاد على طريقة واحدة وسجّلوها في محضر الاجتماع قبل أول كشف، فالخلاف الذي يأتي بعد إرسال الأرقام أصعب من الخلاف قبلها. واكتب في خانة الملاحظة ما تحتاج أن تتذكره عن الفاتورة، مثل «إنارة السلالم» أو «غاز السخان المركزي». وراجع عمود التنبيه في «الوحدات» و«الفواتير» قبل أن ترسل الكشوف، فأي علامة فيه تعني أن رقمًا سيخرج ناقصًا أو خارج الحساب. وإذا تغيّر عدد سكان الوحدة أو مساحتها بعد تعديل أو ضم، حدّث الخانة في «الوحدات» فتتغير النسب في كل الأشهر، ولهذا يحسن أن تحتفظ بنسخة من الملف لكل سنة.
النسخة الأونلاين
تفتح النسخة الأونلاين من صفحة القالب على المثال نفسه، فتغيّر الخانات وترى النتائج فورًا. يمكنك إضافة وحدة أو فاتورة بنموذج بسيط بدل الكتابة في الجدول، واستيراد ملف .xlsx وتصديره، وتبقى بياناتك في متصفحك على جهازك.
لمن يناسب؟
لأمين صندوق أو رئيس اتحاد ملاك في عمارة أو كمبوند صغير أو متوسط، يدفع الفواتير المشتركة ويوزعها شهريًا ويريد رقمًا واضحًا لكل جار. وإذا كنت تتابع أيضًا اشتراكات الجيران فجرّب شيت تحصيل اشتراكات اتحاد الملاك، وللشكاوى والصيانة شيت طلبات الصيانة. وإن احتجت أكثر من شخص يدخل البيانات في الوقت نفسه فنبني لك برنامجًا على طريقتك.