أنت أمين صندوق اتحاد الملاك أو مدير العمارة أو الكمبوند، وتريد أن تعرف كم صُرف على الحراسة والنظافة والمصعد وغيرها هذا العام، وهل تجاوز بند ميزانيته، وكم بقي في صندوق الاتحاد. يجيب شيت ميزانية ومصروفات اتحاد الملاك المجاني عن هذه الأسئلة من ثلاثة أشياء تكتبها: البنود والمصروفات وإجمالي الاشتراكات المحصّلة كل شهر.
المشكلة التي يحلها
مصروفات الاتحاد متكررة لكنها ليست ثابتة: عقد الحراسة يزيد، وفاتورة الكهرباء ترتفع في الصيف، وإصلاح كبير يأتي مرة في العام. وإذا لم تُسجَّل المصروفات بفواتيرها ومقارنتها بميزانية، فلا يعرف المجلس أن بندًا تجاوز حده إلا حين ينقص المال. ويسأل الملاك: «أين ذهبت الأموال؟» ولا يوجد جواب مرتب. الشيت يجمع المصروف بالبند والشهر ويقارنه بالميزانية كلما سجلت مصروفًا.
الفرق بينه وبين الشيتات الأخرى
شيت المصروفات والميزانية الشهرية للمشروع لمشروع تجاري بتصنيفات يحددها صاحبه وميزانية لكل تصنيف في كل شهر وإيرادات متعددة. أما هذا الشيت فمبني على بنود اتحاد الملاك، ولكل بند ميزانية «شهرية» أو «سنوية» (فالإصلاح الكبير لا ينتظم شهريًا)، والإيراد فيه شيء واحد هو الاشتراكات. وهو يختلف كذلك عن تحصيل اشتراكات الصيانة الذي يتابع ما يدفعه كل مالك ومتأخراته، فهذا يتابع ما يخرج من الصندوق. وقد تستعمل الاثنين معًا: ذلك لما يدخل من الملاك، وهذا لما يُصرف.
كيف يعمل الشيت خطوة بخطوة
- في «الإعدادات» تكتب تاريخ اليوم وسنة الميزانية ورصيد الاتحاد في أول السنة ونسبة التنبيه.
- في «البنود» تكتب كل بند ونوع ميزانيته والمبلغ.
- في «الإيرادات» تكتب لكل شهر إجمالي الاشتراكات التي حُصّلت.
- في «المصروفات» تسجل كل مبلغ تصرفه بتاريخه وبنده ومورده ورقم فاتورته وطريقة دفعه.
- يحسب الشيت لكل بند ما صُرف وما تبقّى ونسبة الصرف والتنبيه، ويوزع المصروف على أشهر السنة، ويعرض الرصيد.
ماذا في كل ورقة
- الإعدادات: تاريخ اليوم والسنة ورصيد أول السنة ونسبة التنبيه.
- البنود: الميزانية الشهرية والسنوية والمصروف منذ بداية السنة والميزانية حتى الآن والمتبقي ونسبة الصرف والتنبيه.
- المصروفات: السجل، وينبهك الشيت إذا كتبت بندًا غير موجود في القائمة.
- الإيرادات: إجمالي الاشتراكات لكل شهر.
- الفعلي مقابل الميزانية: المصروف لكل بند وشهر، وتحته الفرق عن الميزانية الشهرية بالأحمر عند التجاوز.
- الملخص السنوي: الميزانية والمصروف والمتبقي، والرصيد الحالي، وجدول الإيراد والمصروف والصافي والرصيد التراكمي شهرًا بشهر.
تطبيق على الأرقام الموجودة في الشيت
البيانات التالية تجريبية داخل الشيت وليست لجهات حقيقية. تاريخ المثال 2026-11-01، فالأشهر المنقضية 11 شهرًا، ونسبة التنبيه 90%، ورصيد أول السنة 15,000 جنيه.
- نظافة (3,000 شهريًا): صُرف 30,000 من ميزانية سنوية 36,000، فلا تنبيه.
- كهرباء المناطق المشتركة (2,500 شهريًا): صُرف 29,400 والمفترض حتى الآن 27,500، فيظهر «تجاوز حتى الآن» رغم أنه تحت السنوية (30,000).
- إصلاحات (24,000 سنويًا): صُرف 25,700، فيظهر «تجاوز الميزانية السنوية» والمتبقي -1,700.
- أخرى (6,000 سنويًا): صُرف 5,600 أي نحو 93%، فيظهر «اقتربت من الحد».
مجموع الميزانية السنوية للبنود الثمانية 236,400 والمصروف عليها 208,500 (نحو 88%) والمتبقي 27,900. وإيرادات الاشتراكات المدخلة حتى اليوم 249,500، فالرصيد الحالي = 15,000 + 249,500 − 208,500 = 56,000 جنيه. هذه أرقام المثال وتتغير بتغير بياناتك.
لماذا يفيدك
- تنبيه مبكر قبل نهاية العام، لا بعد أن ينفد المال.
- ميزانية شهرية أو سنوية لكل بند، فلا يُحكم على الإصلاح الكبير بمقياس الحراسة.
- مقارنة الفعلي بالميزانية لكل بند وشهر، فترى متى ارتفع الصرف.
- سجل بالموردين والفواتير يُرجَع إليه عند سؤال الملاك.
- رصيد متبقٍ بعد كل شهر في جدول واحد.
- يعمل في إكسل 2016 وما بعده وGoogle Sheets وLibreOffice، مجاني ودون تسجيل. يتسع لـ 20 بندًا و2000 مصروف و36 شهرًا من الإيرادات.
استخدام النسخة الأونلاين
تفتح صفحة الشيت مباشرة على هذا المثال. اكتب في الخانات البيضاء (المدخلات) داخل الصفحة فتتحدث الخانات الرمادية (المحسوبة) فورًا، وأضف مصروفًا جديدًا بنموذج بسيط. يمكنك استيراد ملف xlsx الخاص بك المعمول من هذا الشيت، أو تصدير عملك إلى xlsx، أو تنزيل ملف إكسل الأصلي. بياناتك تبقى في متصفحك ولا تُرسل إلى الخادم. افتح صفحة الشيت أو قائمة الشيتات.
لمن يناسب
أمين صندوق اتحاد الملاك، ومدير الكمبوند، ومن يعرض حساب الاتحاد على الملاك في اجتماع. ويكمل شيت تحصيل اشتراكات الصيانة الذي يعرف منه ما دخل، بينما يعرّفك هذا بما خرج.
أخطاء شائعة، ومتى لا يكفي الشيت
من الأخطاء المتكررة: كتابة اسم البند في «المصروفات» بغير ما كُتب في «البنود» (الشيت ينبهك)، واعتبار بند سنوي شهريًا أو العكس، ونسيان تحديث إجمالي الاشتراكات في «الإيرادات» فيظهر الرصيد أقل من الحقيقة. ويحتاج الشيت دائمًا إلى شخص يسجل كل شيء. فإذا أردت أن يطلع أعضاء المجلس على الحساب بأنفسهم، أو يسجل أكثر من شخص في وقت واحد، فهذا وقت برنامج مخصص من Softwiro.
أسئلة شائعة
ما الفرق بين الميزانية الشهرية والسنوية؟ الشهرية تُضرب في 12 وتقارن بالأشهر المنقضية، والسنوية تقارن بمبلغ السنة كله.
متى يظهر التنبيه؟ عند تجاوز السنوية، أو تجاوز ما يفترض صرفه حتى الآن في البند الشهري، أو بلوغ نسبة التنبيه.
هل يحسب ما يدفعه كل مالك؟ لا، الإيراد هنا إجمالي شهري تكتبه، وللتفصيل استعمل شيت تحصيل الاشتراكات.