عندك محل أصنافه كثيرة وتريد أن تعرف دون جرد يومي كم بقي من كل صنف، وماذا يجب أن تطلبه الآن، وكم قيمة بضاعتك، وأي صنف ينام على الرف. يجيب شيت مخزون محل عام المجاني عن هذه الأسئلة من شيئين تكتبهما فقط: قائمة الأصناف وسجل الوارد والمنصرف.
المشكلة التي يحلها
المخزون في محل صغير يبدأ في الدفتر ثم ينتقل إلى الذاكرة. يقول البائع إن السكر «لسه كتير»، ثم يفاجئك الزبون بأنه نفد. وتشتري من الصنف الذي تذكّرته لا من الصنف الذي احتجته، وتكتشف بعد شهور علبة مناديل واقفة منذ الصيف. السبب أن الرصيد لا يُحسب إلا حين يطلبه أحد، وأن أحدًا لا يعرف قيمة ما في المحل. الشيت يحسب الرصيد من الحركات كلما فتحته.
كيف يعمل الشيت خطوة بخطوة
- تكتب في الأصناف الكود والاسم والوحدة وسعر الشراء وسعر البيع والحد الأدنى الذي لا تريد النزول عنه.
- تسجل في الحركات كل وارد ومنصرف في سطر: التاريخ والكود والكمية ونوع الحركة. الرصيد الافتتاحي حركة وارد.
- يحسب شيت الأصناف الرصيد = الوارد - المنصرف، وقيمته بسعر الشراء، وهامش الربح، وآخر حركة، وعدد الأيام بلا حركة.
- تظهر حالة كل صنف: «متوفر» أو «اطلب» أو «نفد»، ويظهر «راكد» لمن تجاوز المدة التي حددتها.
- تفتح إعادة الطلب فتجد الأصناف المطلوبة مرتبة بالكمية، مع تكلفة الطلب.
- تفتح الملخص لتعرف قيمة المخزون والربح المتوقع وقيمة الراكد.
ماذا في كل شيت
- الإعدادات: تاريخ اليوم، وعدد أيام الركود، ومضاعف الحد الأدنى لحساب الكمية المقترحة للطلب.
- الأصناف: البيانات الأساسية، ثم الوارد والمنصرف والرصيد والقيمة وربح الوحدة والهامش والحالة.
- الحركات: سجل واحد لكل ما دخل وخرج، ويظهر اسم الصنف تلقائيًا، وتنبيه لو كُتب كود غير موجود.
- إعادة الطلب: قائمة جاهزة بما يجب شراؤه وتكلفته.
- الملخص: الأرقام الكبيرة في صفحة واحدة، وعدد الأصناف في كل حالة.
تطبيق على الأرقام الموجودة في الشيت
الأصناف والأرقام التالية بيانات تجريبية داخل الشيت وليست لمحل حقيقي. يضم المثال 12 صنفًا و33 حركة، وتاريخ اليوم فيه 1 نوفمبر 2026:
- السكر: وُرد 100 وبيع 82، فالرصيد 18 والحد الأدنى 20، والحالة «اطلب» والكمية المقترحة 22.
- المكرونة: الرصيد 5 والحد 30، فالكمية المقترحة 55، وهي أول القائمة لأنها الأكبر.
- الصابون: الرصيد صفر والحالة «نفد»، والكمية المقترحة 48.
- منظف الأرضيات: الرصيد 5 والحد 6، والكمية المقترحة 7.
- الزيت: الرصيد 15 يساوي الحد الأدنى تمامًا، فحالته «متوفر» لا «اطلب».
- المناديل والعدس والبطاريات: مضت عليها 109 و60 و165 يومًا بلا حركة، فتظهر «راكد» عند حد 60 يومًا. العدس عند الحد نفسه تمامًا فيدخل في الراكد.
- لمبة LED: لم تُسجَّل لها حركة، فحالتها «بلا حركة» ولا تُحسب راكدة.
أربعة أصناف في قائمة إعادة الطلب تكلفتها 1,811 بسعر الشراء. وقيمة المخزون كله بسعر الشراء 6,990، والربح المتوقع لو بيع كله 1,582، أي هامش نحو 18.5% من قيمة البيع. وقيمة الأصناف الراكدة 1,310 أي نحو 18.7% من قيمة المخزون.
المميزات ولماذا تهمك
- الرصيد من الحركات لا من الذاكرة: رقم واحد يطابق ما دخل وما خرج.
- قيمة المخزون وهامش الربح: تعرف أين رأس مالك وأي صنف يربحك أكثر.
- حد أدنى لكل صنف: التنبيه يأتي قبل أن يطلب الزبون الصنف ولا تجده.
- قائمة إعادة طلب بتكلفتها: تذهب إلى المورد بقائمة وميزانية.
- كشف الراكد: تقرر خصمًا أو عرضًا بدل أن تتجاهل البضاعة الواقفة.
- يعمل في إكسل 2016 وما بعده وGoogle Sheets وLibreOffice، مجاني ودون تسجيل. يتسع لـ 200 صنف و1500 حركة، وتعرض قائمة إعادة الطلب أول 50 صنفًا.
الفرق بينه وبين شيت محل الملابس
إن كان محلك ملابس بألوان ومقاسات وكل تركيبة لها كود فاستخدم شيت مخزون محل الملابس. أما هذا الشيت فللمحل العام: لكل صنف كود ووحدة واحدة، ومعه قائمة إعادة طلب وكشف للأصناف الراكدة وهامش الربح. وإن كان يهمك حساب المصروفات بجوار المخزون فانظر شيت المصروفات والميزانية.
استخدام النسخة الأونلاين
تفتح صفحة الشيت مباشرة على هذا المثال. اكتب في الخانات البيضاء داخل الصفحة فتتحدث الخانات الرمادية فورًا. وتضيف حركة جديدة بنموذج بدل الكتابة في الجدول، وتستورد ملف xlsx الخاص بك أو تصدّر عملك إليه. بياناتك تبقى في متصفحك ولا تُرسل إلى الخادم.
من يناسبه ومتى لا يكفي
يناسب صاحب بقالة أو محل أدوات منزلية أو مستلزمات أو مكتبة، وكل من أصنافه بالمئات لا بالآلاف ويكتب حركاته بنفسه. ويحتاج الشيت دائمًا إلى من يكتب كل حركة. فإذا صارت المبيعات اليومية أكبر من أن تُكتب بيدك فإن كان محلك ملابس فـAccsys يخصم الكمية عند كل بيع ويزامن أجهزة المحل ويعرض الربح لكل صنف، وإن كان محلًا عامًا فيمكن لـSoftwiro أن تبني لك برنامجًا على طريقتك.
أسئلة شائعة
متى يظهر «اطلب» ومتى «نفد»؟ «نفد» إذا كان الرصيد صفرًا أو أقل، و«اطلب» إذا نزل عن الحد الأدنى. إذا ساواه فالحالة «متوفر».
كيف يُحسب الراكد؟ هو الصنف ذو الرصيد الذي لم تُسجَّل له حركة منذ عدد الأيام المكتوب في الإعدادات فأكثر.
كيف أصحح الرصيد بعد الجرد؟ سجّل الفرق وارد أو منصرف بملاحظة «تسوية جرد».