عندك عملاء محتملون كثيرون وتريد ألا يضيع أحدهم لأنك نسيت أن تتصل به. تريد أن تعرف كل صباح من عليك متابعته اليوم ومن تأخرت متابعته، وأن ترى بنظرة واحدة كم قيمة صفقاتك المفتوحة، وكم تتوقع أن يتحقق منها، وأي مصدر يأتيك بعملاء يشترون فعلًا. هذا ما يفعله شيت متابعة العملاء المحتملين والصفقات المجاني، من جدول واحد تكتب فيه عملاءك.
المشكلة التي يحلها
متابعة العملاء بالذاكرة أو برسائل الواتساب تنجح مع خمسة عملاء، وتنهار مع خمسين. يضيع عميل جاد لأن أحدًا لم يعاود الاتصال به، وتبقى صفقات في مرحلة «تفاوض» شهورًا بلا موعد، ولا تعرف هل تدفع للإعلانات أم للمعارض أم للترشيحات. والأصعب أن مجموع قيم الصفقات المفتوحة يوهمك بمبيعات لن تحدث كلها، فتخطط على رقم أكبر من الواقع.
كيف يحلها الشيت خطوة بخطوة
- تكتب في الصفقات سطرًا لكل عميل: اسمه ومصدره ومرحلته وقيمة صفقته وموعد المتابعة القادم وتاريخ آخر تواصل.
- يضع الشيت أمام كل صفقة احتمال الإغلاق بحسب مرحلتها، فيحسب القيمة الموزونة = القيمة × الاحتمال.
- يقارن موعد المتابعة بتاريخ اليوم ويصنّف الصفقة: متأخرة أو اليوم أو قادمة أو بلا موعد أو مغلقة، ويلوّن المتأخرة بالأحمر وصفقات اليوم بالأصفر.
- يجمع المتابعات تلقائيًا المتأخر ثم متابعات اليوم، الأقدم موعدًا أولًا.
- يلخّص ملخص القمع عدد وقيمة كل مرحلة، ونسبة الفوز والتحويل، وأداء كل مصدر.
ماذا يوجد داخل الشيت
- الإعدادات: تاريخ اليوم (اكتب =TODAY() ليتحدث وحده)، ونسبة كل مرحلة، وقائمة مصادرك.
- الصفقات: الجدول الرئيسي، وفيه قوائم اختيار للمصدر والمرحلة.
- المتابعات: ما عليك فعله اليوم، دون بحث في الجدول.
- ملخص القمع: الصورة الكبيرة: المفتوح والمغلق والخاسر والمتوقع.
مثال سريع من بيانات الشيت
الأرقام التالية من العينة الموجودة في الشيت، وليست لعملاء حقيقيين. تاريخ اليوم في المثال 1 نوفمبر 2026، والصفقات 18:
- المتابعات: 5 صفقات متأخرة وصفقتان لليوم. أقدمها «مدرسة المستقبل الأهلية» (عرض سعر، 90,000) وقد تأخرت 12 يومًا، وبعدها «صالون لمسة» ثم «مكتب النيل للسياحة».
- المفتوح: 12 صفقة بقيمة 760,000، لكن قيمتها الموزونة 451,250 فقط. وحدها مرحلة «تفاوض» (3 صفقات بـ 450,000) تساهم بـ 337,500.
- المغلق: 3 صفقات تمت بقيمة 133,000، و3 خسرت بقيمة 173,000. نسبة الفوز 50%، ونسبة التحويل الكلية 3 من 18 أي 16.7%.
- المصادر: «ترشيح» جاء بـ 5 صفقات تمت منها 2 بقيمة 98,000 (40%)، و«موقع» جاء بـ 3 تمت منها واحدة (35,000)، بينما أتى «إعلان فيسبوك» بـ 4 صفقات لم تتم أي منها بعد.
هذه الأرقام تقول إن تنبيه صفقات التفاوض المتأخرة أهم من البحث عن عملاء جدد، وإن الترشيحات تستحق عناية أكبر من الإعلان في هذه العينة. وفي العينة أيضًا صفقة مفتوحة بلا موعد («شركة الأفق للتسويق»، 40,000) يعدّها الملخص ضمن «مفتوحة بلا موعد»، لتتذكر أن تحدد لها موعدًا.
ولماذا يهم هذا كله؟ لأن الصفقة التي يفوت موعد متابعتها قد تبرد قبل أن تعود إليها.
المزايا وفائدتها
- قائمة متابعات يومية بدل البحث في الجدول: لا يضيع عميل بسبب النسيان.
- قيمة موزونة تعطيك توقعًا أقرب إلى الواقع من مجموع القيم.
- أيام منذ آخر تواصل تكشف الصفقة التي بردت قبل أن تخسرها.
- نسبة تحويل لكل مصدر تساعدك على توزيع ميزانية التسويق.
- نسب قابلة للتعديل من الإعدادات بحسب خبرتك في السوق.
- يعمل في إكسل 2016 وما بعده وGoogle Sheets وLibreOffice، مجاني ودون تسجيل.
استخدام النسخة الأونلاين
تفتح صفحة الشيت مباشرة على هذا المثال. اكتب في الخانات البيضاء داخل الصفحة فتتحدث الخانات الرمادية فورًا، وأضف صفقة جديدة بنموذج بدل الكتابة في الجدول. يمكنك استيراد ملف xlsx الخاص بك المعمول من هذا الشيت، أو تصدير عملك إلى xlsx، أو تنزيل ملف إكسل الأصلي. بياناتك تبقى في متصفحك ولا تُرسل إلى الخادم. افتح صفحة الشيت أو قائمة الشيتات.
لمن يناسب
يناسب صاحب نشاط خدمات أو مبيعات أعمال (مقاولات، تسويق، تدريب، استشارات، تجهيزات) يتابع عشرات العملاء بنفسه أو مع مندوب واحد. وإن كان نشاطك عقاريًا فانظر شيت متابعة عملاء العقارات، وإن كنت تبيع بالتقسيط فيفيدك شيت متابعة الأقساط.
أخطاء شائعة، ومتى لا يكفي الشيت
من الأخطاء: نسيان تحديث موعد المتابعة بعد كل اتصال (فتبقى الصفقة «متأخرة» دون سبب)، وترك الصفقة المنتهية بموعد قديم (اتركه فارغًا وغيّر المرحلة إلى «تم» أو «خسارة»)، وتغيير أسماء المراحل في الإعدادات. والشيت يعمل بيد شخص واحد في كل مرة. فإذا صار عندك عدة مندوبين يحتاج كل منهم أن يرى عملاءه فقط ويصله تنبيه بمتابعاته، فيمكن لـSoftwiro أن تبني لك برنامجًا على طريقتك. وللمقارنة بين الحلول الجاهزة اقرأ كيف تقارن برامج الأعمال.
أسئلة شائعة
كيف تُحسب القيمة الموزونة؟ قيمة الصفقة مضروبة في احتمال مرحلتها، وتعدّل النسب من الإعدادات.
متى تُعدّ الصفقة متأخرة؟ إذا سبق موعد متابعتها المفتوحة تاريخ اليوم.
كيف أغلق صفقة؟ غيّر مرحلتها إلى «تم» أو «خسارة» فتصير «مغلقة» وتخرج من المتابعات، ويُفضّل مسح موعد المتابعة.