أنت تعدّ جدول الحصص لمدرسة فيها عدة فصول ومعلمين، وتريد أن تتأكد قبل أن تعلّق الجدول أن أي معلم ليس في فصلين في اللحظة نفسها، وأن أي فصل ليس عنده معلمان في الحصة نفسها، وأن كل معلم يأخذ عدد حصصه المتفق عليه لا أكثر ولا أقل. يجيب شيت جدول حصص المدرسة عن هذه الأسئلة من سجل واحد تكتبه: الحصص. الشيت وصفحته بالعربية.
المشكلة التي يحلها
جدول الحصص يشبه لوحة ألغاز. تضع معلم الرياضيات في الفصل الأول صباح الأحد، ثم تنسى وتضعه صباح الأحد نفسه في فصل آخر. وتعدّل حصة فتنشأ خانة مكررة لا تراها لأن الجدول طويل. وفي النهاية يكتشف المعلمون التعارض قبل الإدارة، أو يظهر في أول أسبوع دراسة. ثم هناك النصاب: معلم أخذ حصتين زيادة، وآخر لم يكتمل نصابه، ولا أحد يملك رقمًا دقيقًا يجمع حصص كل معلم من الجدول. المراجعة بالعين تضيع فيها ساعات، وتفلت منها الأخطاء الصغيرة.
كيف يعمل خطوة بخطوة
- في الإعدادات تكتب اسم المدرسة وعدد أيام الدراسة وعدد الحصص في اليوم.
- في المعلمون تكتب لكل معلم كودًا واسمًا ومادة ونصابًا أسبوعيًا.
- في الفصول تكتب كود كل فصل واسمه.
- في الحصص تكتب كل حصة في سطر، وتختار اليوم والفترة والفصل والمعلم من قوائم جاهزة، فلا تخطئ في كتابة كود.
- يكتب الشيت بجوار كل سطر حالته، ويلوّن المتعارض بالأحمر.
- تفتح المعلمون والفصول والملخص فتجد العدّ جاهزًا، ثم جدول فصل وجدول معلم للطباعة.
ماذا في كل شيت
- المعلمون: حصص كل معلم المسجلة مقابل نصابه، والفرق، والحالة: فوق النصاب أو أقل منه أو مكتمل، وعدد حصصه المتعارضة.
- الفصول: الخانات المشغولة والفارغة لكل فصل. الخانات الفارغة = أيام الدراسة × الحصص في اليوم − المشغول، والحصة المكررة لا تُحسب مرتين.
- الحصص: السجل الأساسي. بجوار كل حصة اسم المعلم، وتعارض المعلم، وتعارض الفصل، وحالة الحصة.
- جدول فصل وجدول معلم: تختار الكود فيظهر جدول أسبوعي بالأيام والفترات، تطبعه وتعلقه.
- الملخص: عدد الحصص السليمة والمتعارضة، والمعلمون فوق النصاب وأقل منه، والحصص في كل يوم وما فيه تعارض.
لماذا هذا مهم
التعارض في الجدول لا يظهر أثره في الورق بل في الفصل، حين ينتظر طلاب معلمًا غير موجود أو يدخل معلمان معًا. وكلما اكتشفته أبكر كان تعديله أرخص: تغيّر فترة حصة واحدة قبل الطباعة بدل أن تعيد توزيع الأسبوع. وعدّ النصاب بدقة يمنحك كلامًا واضحًا مع المعلمين: هذا نصابك وهذا ما سجّلناه لك.
وفي الشيت ميزة تريحك وقت التعديل: بجوار كل حصة عمود «الحالة»، فإذا غيّرت المعلم أو الفترة تحدّثت الحالة فورًا وزال اللون الأحمر عن السطرين إن انتهى التعارض. فلا تعيد مراجعة الجدول من أوله بعد كل تعديل، يكفيك أن تنظر إلى الأسطر الملوّنة وإلى أرقام «الملخص». وإذا اتفقتم على نصاب جديد لمعلم غيّرت رقمه في «المعلمون» وتغيّرت حالته مباشرة. وكل ذلك بدون ماكرو ولا إضافات، فيعمل الملف كما هو على الجوال وعلى الحاسوب.
مثال سريع من الشيت التجريبي
الأرقام التالية من الشيت التجريبي وليست إحصائيات حقيقية. فيه ثلاثة فصول وستة معلمين و60 حصة، وأربع حصص مشغولة في كل يوم من خمسة أيام. يضع المثال معلمة الرياضيات في الفصلين «الأول أ» و«الأول ب» صباح الأحد في الفترة الأولى، فيكتب الشيت «تعارض معلم» في السطرين. وفي الثلاثاء الفترة الثالثة يحمل «الأول أ» حصتين معًا: عربي وتربية فنية، فيكتب «تعارض فصل» في السطرين.
في شيت «المعلمون» تظهر معلمة الرياضيات بـ13 حصة مقابل نصاب 12، فهي «فوق النصاب»، ومعلمة الإنجليزي بـ12 مقابل 10 فهي كذلك. وبقية المعلمين بين مكتمل وأقل من نصابهم. وفي «الفصول» يظهر أن للأول أ عشر خانات فارغة، وللأول ب عشرًا، وللثاني أ إحدى عشرة، فالمجموع 31 خانة فارغة في «الملخص». بهذه الأرقام تعرف ما تعدّله قبل أن تطبع.
النسخة الأونلاين
الجدول نفسه يعمل أونلاين: يفتح على المثال الجاهز، فتغيّر أي خانة وترى النتيجة فورًا، وتضيف حصة جديدة من نموذج بدل أن تكتب في الجدول، وتستورد ملف xlsx وتصدّره. وبياناتك تبقى في متصفحك ولا تُرسل إلى أي مكان. جرّبه من صفحة القالب.
لمن يناسب
- مسؤول الجداول في مدرسة صغيرة أو متوسطة يريد مراجعة الجدول قبل تعليقه.
- مدير المدرسة الذي يريد أن يعرف من فوق نصابه ومن دونه.
- مركز تعليمي أو حضانة لها فصول ومعلمون وتريد جدولًا منضبطًا.
- وكيل المدرسة الذي يعدّل الجدول عدة مرات في بداية العام ويريد أن يتأكد بعد كل تعديل أن شيئًا لم ينكسر.
الشيت لا يوزّع الحصص بنفسه ولا يرتّبها، لكنه يراجع ما كتبته ويعدّه. وإذا أردت متابعة الحضور فهناك شيت حضور وغياب الطلاب، ولجدول الاختبارات شيت جدول الامتحانات.