أنت أمين صندوق جمعية خيرية أو تدير مجموعة تبرعات أهلية، وتريد أن تعرف في أي وقت كم دخل من تبرعات، وكم صُرف وعلى ماذا، وكم بقي، وأن تعرض ذلك على مجلس الإدارة والمتبرعين دون أن تكشف اسم متبرع أو مستفيد. يعطيك شيت تبرعات وصرف الجمعية الخيرية المجاني هذا الحساب من ثلاثة سجلات تكتبها، وتقريرًا شهريًا من صفحة واحدة.
المشكلة التي يحلها
تبدأ الأسئلة حول أموال الجمعيات غالبًا من غياب الترتيب: تبرعات في دفتر وتحويلات في رسائل، ومصروفات بلا بند واضح، وأسماء مستفيدين متداولة بين أكثر من شخص. وحين يطلب أحد حسابًا يُجمع من هنا وهناك، فيتأخر ويختلف من مرة إلى أخرى. المطلوب مكان واحد تُسجَّل فيه الحركة يومًا بيوم، وتقرير ثابت الشكل كل شهر، وبيانات حساسة أقل ما يمكن.
كيف يعمل الشيت خطوة بخطوة
- في الإعدادات تكتب اسم الجمعية والسنة، وتختار شهر التقرير من قائمة، وتكتب الرصيد الذي بدأت به قبل أول سجل، وتعدّل أسماء أنواع التبرع وبنود الصرف وفئات المستفيدين إن أردت.
- في التبرعات تسجل كل تبرع: التاريخ وكود المتبرع (اتركه فارغًا للمتبرع المجهول) والنوع والمبلغ وطريقة الدفع.
- في المستفيدون تسجل لكل مستفيد كودًا مثل B001 وفئته ومنطقته وعدد أفراده. لا توجد خانة اسم ولا جوال ولا رقم قومي، فاحتفظ بها في سجلك الخاص إن احتجتها.
- في المصارف تسجل كل مبلغ يخرج: التاريخ وكود المستفيد (اتركه فارغًا لمصروف إداري أو لمشروع عام) وبند الصرف والمبلغ.
- تفتح تقرير الشفافية فيكون الشهر المختار محسوبًا كله. وتفتح ملخص السنة لترى الأشهر معًا.
ماذا في كل شيت
- التبرعات: عمود يحسب أول ظهور لكل كود متبرع، فيعرف التقرير كم كودًا مختلفًا سجّلت.
- المستفيدون: بجوار كل كود حساب تلقائي لمرات الصرف وإجمالي ما صُرف له وما صُرف له في الشهر وحالته: لم يستلم بعد، أو استلم هذا الشهر، أو استلم سابقًا. ومن لم يستلم بعد يظهر بلون مختلف فتراجع أمره.
- المصارف: يظهر فئة المستفيد تلقائيًا من كوده. وإن كتبت كودًا غير مسجل ظهر تنبيه «راجع الكود» بالأحمر.
- تقرير الشفافية: التبرعات حسب النوع بنسبة كل نوع، والمصروفات حسب البند بنسبة كل بند من الصرف، وسطر «غير مصنف» لما لا يطابق القوائم، ثم رصيد أول الشهر وصافيه وآخره، وعدد المستفيدين حسب الفئة، ومتوسط ما صُرف لكل مستفيد، وخانات التوقيع.
- ملخص السنة: التبرعات والمصروفات والصافي ورصيد آخر الشهر لكل شهر من الأشهر الاثنى عشر.
مثال من أرقام الشيت
الأرقام التالية من البيانات التجريبية داخل الشيت لجمعية وهمية، وليست لأحد حقيقي. الرصيد الافتتاحي 20,000 جنيه، والشهر المختار أكتوبر 2026.
- التبرعات 13,550 جنيه في 9 تبرعات: زكاة مال 6,000 (44.3%)، ومشروع محدد 3,500 (25.8%)، وتبرع عام 2,500، وصدقات 1,050، وكفالة يتيم 500.
- المصروفات 11,000 جنيه في 11 عملية: مشروعات الجمعية 3,000 (27.3%)، ومساعدات نقدية 2,700 (24.5%)، وتعليم 1,900 (17.3%)، وعلاج وأدوية 1,500، ومواد غذائية 1,400، ومصروفات إدارية 500 (4.5%).
- الرصيد: أول الشهر 26,800، وصافي الشهر 2,550، وآخر الشهر 29,350.
- المستفيدون: ظهر الصرف لسبعة مستفيدين: ثلاث أسر ويتيمان ومريض وطالب. وبلغ متوسط ما صُرف لكل منهم نحو 1,029 جنيهًا من الصرف الموجه لمستفيدين مسجلين.
- تنبيه واحد: عملية صرف مكتوبة بكود B099 غير مسجل ظهرت بتنبيه «راجع الكود»، فيصححها أمين الصندوق قبل عرض التقرير.
- مستفيد لم يستلم بعد: الكود B008 مسجل ولم يُصرف له شيء، فيظهر بلون التنبيه.
بهذه الصفحة يرى المجلس أين ذهب كل جنيه من حيث البند والنسبة، دون أن يظهر اسم أحد.
لماذا يهمك
- وضوح: الأرقام مرتبة بالطريقة نفسها كل شهر، فيسهل على المجلس والمتبرعين أن يقارنوا ويسألوا.
- وقت: تسجيل الحركة يومًا بيوم ثم فتح صفحة واحدة، بدل جمع الأرقام من الدفاتر والرسائل قبل الاجتماع.
- خصوصية: التقرير إجماليات فقط، والشيت يعمل بأكواد لا بأسماء، فلا يحمل بيانات شخصية للمتبرعين أو المستفيدين.
- دقة: سطر «غير مصنف» وتنبيه «راجع الكود» يكشفان ما لا يطابق القوائم قبل أن يضيع في الإجمالي.
- يعمل في إكسل 2016 وما بعده وGoogle Sheets وLibreOffice، مجاني ودون تسجيل. ويتسع لـ 2000 تبرع و2000 عملية صرف و500 مستفيد.
استخدام النسخة الأونلاين
تفتح صفحة الشيت مباشرة على هذا المثال. اكتب في الخانات البيضاء داخل الصفحة فتتحدث الخانات الرمادية فورًا، وأضف التبرعات والمصارف بنموذج، واختر الشهر من الإعدادات لترى تقريره. يمكنك استيراد ملف xlsx الخاص بك المعمول من هذا الشيت، أو تصدير عملك إلى xlsx، أو تنزيل ملف إكسل الأصلي. بياناتك تبقى في متصفحك ولا تُرسل إلى الخادم. افتح صفحة الشيت أو قائمة الشيتات.
لمن يناسب
يناسب أمين صندوق جمعية صغيرة أو متوسطة، أو لجنة تجمع تبرعات لمشروع أو للمحتاجين في منطقتها، وتريد حسابًا واضحًا دون برنامج معقد. وإن كبر العمل وصار عدة أشخاص يسجلون في وقت واحد، فالشيت بداية جيدة، ويمكن بناء برنامج على طريقتكم لاحقًا. وإن أردت تقريرًا شهريًا بالفكرة نفسها لحساب عمارة أو كمبوند فانظر تقرير شفافية اتحاد الملاك، ولدفتر يومي بسيط للوارد والمنصرف انظر دفتر الخزينة.
أسئلة شائعة
هل يحتوي الشيت أسماء؟ لا، أكواد فقط، والأسماء تبقى في سجلك الخاص.
كيف يُحسب الرصيد؟ رصيد آخر الشهر = رصيد أوله + التبرعات − المصروفات، ورصيد أول الشهر يحسب كل ما سُجل قبله.
ماذا لو سجلت صرفًا ببند غير موجود في القائمة؟ يظهر في سطر «غير مصنف» ولا يضيع من الإجمالي.
هل أستطيع إضافة نوع تبرع سابع؟ يتسع الشيت لستة أنواع. ادمج الأقل استخدامًا في «أخرى» أو غيّر الأسماء من الإعدادات.