عندك سيارات للإيجار وتريد أن تعرف في أي وقت: أي سيارة متاحة وأي سيارة عند عميل، ومن تأخر في تسليمها، وكم على كل عميل من إيجار، وكم دخلت كل سيارة وكم أنفقت عليها في الصيانة، ومتى ينتهي تأمينها أو ترخيصها. يجيب شيت تأجير السيارات المجاني عن هذه الأسئلة من ثلاثة سجلات تكتبها: السيارات والحجوزات والصيانة. والشيت بالعربية ويُقرأ من اليمين إلى اليسار.
المشكلة التي يحلها
في كثير من مكاتب التأجير تُكتب الحجوزات في دفتر، وتواريخ التأمين في ورقة معلقة، وفواتير الصيانة في درج. فإذا سألك عميل عن سيارة في يوم معين احتجت أن تقلّب الصفحات، وإذا تأخرت سيارة لم ينتبه أحد إلا بعد أن يتصل العميل التالي. ويُنسى تأمين انتهى أو ترخيص اقترب موعده حتى يظهر في أسوأ وقت. يجمع الشيت هذه الأشياء في ملف واحد ويحسب النتيجة كلما فتحته.
كيف يعمل خطوة بخطوة
- تكتب في «الإعدادات» تاريخ اليوم وعدد الأيام التي تنبهك قبل انتهاء التأمين أو الترخيص.
- تكتب في «السيارات» كود كل سيارة ولوحتها وموديلها وتاريخ انتهاء تأمينها وترخيصها.
- تفتح في «الحجوزات» سطرًا لكل حجز: كود السيارة والعميل وتاريخ الاستلام وتاريخ التسليم المتفق عليه وسعر اليوم ومبلغ التأمين وما دفعه العميل.
- عندما تعود السيارة تكتب «التسليم الفعلي»، فيتحول الحجز إلى «سُلّمت» وتُحسب الأيام على التاريخ الفعلي.
- تسجّل في «الصيانة» كل عمل على السيارة بتكلفته وهل هو جارٍ أو منتهٍ.
- يحسب الشيت وحده الأيام وقيمة الإيجار والمتبقي والحالة، وتفتح «للمتابعة» و«الملخص» لتقرأ النتيجة.
ماذا في كل شيت
- السيارات: لكل سيارة عدد حجوزاتها وأيام تأجيرها وقيمة حجوزاتها وتكلفة صيانتها والصافي بعد الصيانة، وحالتها الآن («متاحة» أو «مؤجرة» أو «في الصيانة»)، وتنبيه التأمين والترخيص ومتوسط الإيراد لليوم.
- الحجوزات: عدد الأيام وقيمة الإيجار والمتبقي وحالة الحجز («قادم» أو «جارٍ» أو «متأخر التسليم» أو «سُلّمت») وأيام التأخير. ويُلوَّن الحجز المتأخر بالأحمر.
- الصيانة: سجل الأعمال بنوعها وتكلفتها وحالتها، مع اسم السيارة الذي يظهر وحده.
- للمتابعة: قائمة بالحجوزات المتأخرة، الأكثر تأخرًا أولًا، بجوال العميل وما تبقى عليه.
- الملخص: السيارات حسب حالتها، والحجوزات حسب الحالة، وقيمة الحجوزات والمدفوع والمتبقي والتأمينات المحتجزة وتكلفة الصيانة والصافي.
تطبيق على الأرقام الموجودة في الشيت
الأسماء والأرقام التالية بيانات تجريبية داخل الشيت وليست لأشخاص حقيقيين، وتاريخ اليوم فيها 1 نوفمبر 2026.
- الحجز B002: السيارة K01 استُلمت 10 أكتوبر والتسليم المتفق عليه 14 أكتوبر، لكنها عادت فعليًا 16 أكتوبر. فالأيام ستة بدل أربعة، والإيجار 5,400 بسعر 900 لليوم. دفع العميل 3,600 فبقي عليه 1,800 عن اليومين الزائدين.
- الحجز B006: السيارة K05 كان تسليمها المتفق عليه 27 أكتوبر ولم تُسلَّم، فحالته «متأخر التسليم» وأيام تأخيره خمسة، ويتصدر قائمة «للمتابعة» وعليه 2,250.
- الحجز B013: تأخر ثلاثة أيام، فهو الثاني في القائمة، وعليه صفر لأنه دفع كامل إيجاره.
- السيارة K04: عليها سجل صيانة «جارية» فحالتها «في الصيانة»، وتكلفة صيانتها 4,500 مقابل حجوزات بقيمة 1,300، فصافيها سالب 3,200.
- السيارة K03: تأمينها انتهى 10 أكتوبر فيظهر «منتهي»، أما K02 فينتهي تأمينها 20 نوفمبر فيظهر «ينتهي قريبًا».
- السيارة K07: بلا حجوزات فهي «متاحة» وقيمتها صفر.
وفي «الملخص» سبع سيارات منها أربع مؤجرة وواحدة في الصيانة، وثلاثة عشر حجزًا منها اثنان متأخران. قيمة الحجوزات 49,900 والمدفوع من الإيجار 38,850 والمتبقي على العملاء 11,050، وتكلفة الصيانة 19,950 فالصافي بعدها 29,950. والتأمينات المحتجزة للسيارات التي لم تُسلَّم 16,000.
ما الذي تستفيده
- تعرف موقف كل سيارة دون أن تسأل أو تقلّب دفترًا.
- ترى التسليمات المتأخرة في قائمة واحدة مرتبة، فتعرف بمن تتصل أولًا.
- تحسب ما على كل عميل بدل الاعتماد على الذاكرة، وتفرّق بين الإيجار والتأمين.
- تعرف أي سيارة تكسب وأيها تُكلّف من الصافي بعد الصيانة.
- لا يفاجئك تأمين منتهٍ لأن التنبيه يظهر قبل الموعد بالمدة التي تحددها.
- يعمل في إكسل 2016 وما بعده وGoogle Sheets وLibreOffice، مجاني ودون تسجيل. يتسع لـ 200 سيارة و1000 حجز.
استخدام النسخة الأونلاين
تفتح صفحة الشيت مباشرة على هذا المثال. اكتب في الخانات البيضاء داخل الصفحة فتتحدث الخانات الرمادية فورًا، وأضف السيارات والحجوزات وسجلات الصيانة من نموذج إدخال بدل الكتابة في الجدول. يمكنك استيراد ملف xlsx الخاص بك المعمول من هذا الشيت، أو تصدير عملك إلى xlsx، أو تنزيل ملف إكسل الأصلي. بياناتك تبقى في متصفحك ولا تُرسل إلى الخادم. افتح صفحة الشيت أو قائمة الشيتات.
لمن يناسب، ومتى لا يكفي
يناسب مكتب تأجير صغيرًا أو متوسطًا يديره صاحبه أو موظف واحد ويريد حجوزاته وسياراته في مكان واحد. وللتنبيه: الشيت لا يمنع حجزين على السيارة نفسها في الفترة نفسها، فراجع حالتها قبل أن تؤكد حجزًا جديدًا. ولا يحسب غرامات التأخير ولا الأيام الزائدة قبل أن تكتب التسليم الفعلي. وإن احتجت أن يحجز الموظف ويراجع المحاسب كلٌّ بصلاحياته على البيانات نفسها فهذا ما يُبنى ببرنامج مخصص. ولمتابعة سيارات شركتك نفسها من وقود وصيانة انظر شيت وقود وصيانة الأسطول، ولورشة تصلح السيارات شيت أوامر شغل ورشة السيارات.
أسئلة شائعة
كيف تُحسب قيمة الحجز؟ عدد الأيام × سعر اليوم، والأيام من الاستلام إلى التسليم الفعلي إن كُتب وإلا إلى المتفق عليه، بحد أدنى يوم.
هل التأمين جزء من الإيجار؟ لا، هو وديعة منفصلة تُعدّ محتجزة حتى تُسلَّم السيارة.
متى تصير السيارة «في الصيانة»؟ عندما يكون لها سجل صيانة حالته «جارية».