أنت معلم أو مسؤول كنترول فصل في مدرسة أزهرية وتريد أن ترصد درجات المواد الشرعية والعربية والعامة، وتعرف لكل طالب مجموعه ونسبته وتقديره، ومن تعثر في أي مادة ليدخل الدور الثاني، ومن الأول في فصله. هذا ما يحققه كشف درجات طلبة الأزهر المجاني، وهو يعمل في إكسل وفي جداول جوجل وأونلاين.
ما المشكلة؟
الدرجات تتوزع عادة بين كشوف ورقية وملفات منفصلة لكل مادة. وفي نهاية الفصل تجلس بالآلة الحاسبة تجمع أعمال السنة مع النهائي لكل طالب في عشر مواد، ثم تعيد النظر في الأوراق لتعرف من نزلت درجته عن حد النجاح في أي مادة. خطأ جمع واحد يغيّر التقدير، وإضافة مادة أو تغيير أقصى درجة يعني إعادة الحساب من أوله. وفي المقابل يسألك أحد أولياء الأمور عن ترتيب ابنه فلا تجد جوابًا سريعًا.
كيف يحل الشيت ذلك خطوة بخطوة
- في الإعدادات تكتب قائمة المواد: اسم المادة ومجموعتها (شرعية أو عربية أو عامة) وأقصى درجة لأعمال السنة وأقصى درجة للامتحان النهائي ووزن المادة. المواد الموجودة في الشيت مثال فقط، فعدّلها حسب لائحة صفك.
- في الإعدادات أيضًا نسبة النجاح في المادة، وحدود التقدير، وأقصى عدد مواد متعثرة يُسمح معه بدور ثانٍ، وأسماء الفصول.
- في الطلاب تكتب اسم الطالب الأول أو كودًا، وتختار فصله.
- في الدرجات تكتب سطرًا لكل طالب ومادة: تختار الطالب والمادة من قائمتين ثم تكتب درجة أعمال السنة ودرجة الامتحان النهائي.
- يحسب الشيت كل شيء: درجة المادة ونسبتها وحالتها، ثم مجموع الطالب ونسبته وتقديره وحالته.
- تفتح الدور الثاني وترتيب الفصل والملخص فتجد النتائج جاهزة.
ماذا يفعل كل شيت؟
الإعدادات هي لوحة التحكم. القيم فيها أمثلة تضبطها أنت: نسبة النجاح في المادة، وحدود «ممتاز» و«جيد جدًا» و«جيد» و«مقبول»، والحد الأقصى لعدد المواد المتعثرة المسموح معه بدور ثانٍ، وجدول المواد بأوزانها وأقصى درجاتها. وإن جعلت كل الأوزان 1 صار المجموع هو مجموع الدرجات الخام.
الدرجات هو سجل الإدخال. يعرض الشيت بجوار كل سطر أقصى أعمال السنة وأقصى النهائي ومجموع المادة ونسبتها وحالتها: «ناجح» أو «متعثر» أو «ناقص» إن غابت إحدى الدرجتين. وإن كتبت درجة أكبر من الحد الأقصى أو اخترت طالبًا غير مسجل ظهرت ملاحظة تنبهك.
الطلاب هو الكشف نفسه: لكل طالب أعمال السنة والنهائي والمجموع والأقصى والنسبة والتقدير وعدد المواد المتعثرة والحالة (ناجح أو دور ثانٍ أو راسب أو ناقص) وترتيبه في فصله. ويُلوَّن الراسب بالأحمر ومن في الدور الثاني بالأصفر.
الدور الثاني قائمة بكل مادة متعثرة: اسم الطالب وفصله والمادة ودرجته وأقصاها ونسبته. فتسلّم المعلم أو الكنترول قائمة جاهزة بدل البحث في الكشوف.
ترتيب الفصل تختار فيه الفصل فيعرض طلابه من الأعلى نسبة إلى الأدنى. والطالب الذي ينقصه درجة لا يُرتَّب حتى تكتمل درجاته، حتى لا يُظلم غيره أو يُظلم هو بمجموع ناقص.
الملخص يجمع الصورة العامة: عدد الناجحين والدور الثاني والراسبين، ومتوسط النسب، وعدد الطلاب في كل تقدير، وجدولًا لكل فصل ولكل مجموعة مواد ولكل مادة، فترى أي مادة يتعثر فيها الطلاب أكثر.
ما فائدة ذلك؟
- ترصد الدرجة مرة واحدة، والمجموع والنسبة والتقدير تُحسب وحدها بلا خطأ جمع.
- تعرف من يدخل الدور الثاني وفي أي مواد، وتعدّ القائمة في ثوانٍ.
- تغيّر أقصى درجة أو وزن مادة أو حد النجاح من خانة واحدة فتتحدث كل النتائج.
- ترى أي مادة وأي مجموعة (شرعية أو عربية أو عامة) تحتاج إلى دعم.
- تجيب ولي الأمر عن ترتيب ابنه في فصله بلا تأخير.
مثال سريع من الشيت التجريبي
الأرقام التالية من الشيت التجريبي وليست إحصاءات حقيقية، والأسماء أولى وهمية. فيه ثمانية طلاب في فصلين، وعشر مواد، و80 سطر درجات. مادة «القرآن الكريم» وزنها 2 وبقية المواد وزنها 1، فالأقصى الموزون للطالب 560.
«أحمد» جمع 507 من 560، أي نحو 90.5% بتقدير «ممتاز» وهو الأول في الفصل أ. «محمود» نحو 72.7% بتقدير «جيد». «يوسف» تعثر في ثلاث مواد (الفقه والنحو واللغة الإنجليزية) فحالته «دور ثانٍ» رغم أن نسبته نحو 52.3% بتقدير «مقبول». أما «عمر» فتعثر في أربع مواد، وهي أكثر من الحد المكتوب (3)، فحالته «راسب» ونسبته نحو 47.7%.
في الفصل ب: «علي» نحو 83.0% بتقدير «جيد جدًا»، و«حسن» نحو 65.7%، و«مصطفى» تعثر في القرآن الكريم وحده بدرجة 24 من 50 فهو في «الدور الثاني». أما «إبراهيم» فدرجة النهائي في العلوم غير مكتوبة، فحالته «ناقص» ولا نسبة له ولا ترتيب. والنتيجة في الملخص: أربعة ناجحون، وطالبان في الدور الثاني، وراسب واحد، وناقص واحد. وتحوي قائمة الدور الثاني ثماني مواد متعثرة.
تنبيه مهم
القيم الموجودة في الشيت من مواد وأوزان وأقصى درجات وحدود نجاح وتقدير هي أمثلة لتجربة الشيت فقط، وليست لائحة رسمية لأي صف أو مرحلة. اضبطها حسب ما تعتمده مدرستك. واكتب اسم الطالب الأول أو كودًا فقط، ولا تكتب بيانات شخصية حساسة في الملف.
النسخة الأونلاين
تفتح الصفحة فتجد الشيت مفتوحًا على المثال. عدّل أي خانة وشاهد النتائج تتغير، وأضف طالبًا أو سطر درجات بنموذج بسيط بدل البحث عن آخر صف، واستورد ملف .xlsx الخاص بك أو صدّر عملك. وتبقى بياناتك في متصفحك على جهازك.
لمن يناسب؟
يناسب المعلم الذي يرصد درجات فصله، ومسؤول الكنترول أو المنسّق الذي يجمع الدرجات في ملف واحد، وولي الأمر أو المعلم الخاص الذي يتابع مستوى طالب بعينه. وإن احتجت رصد درجات عام لأي مدرسة فجرّب شيت رصد درجات الطلاب، وللحضور والغياب شيت حضور وغياب الطلاب، ولحفظ القرآن ومراجعته شيت متابعة حفظ ومراجعة القرآن.
الخلاصة
اجعل الكشف يُحسب وحده: مواد بأوزانها، ودرجة لكل طالب في كل مادة، وقائمة دور ثانٍ وترتيب جاهزان. افتح الشيت وجرّبه على المثال، ثم عدّل المواد واكتب درجات فصلك.