أنت تتقدم لأكثر من جامعة، بعضها محلي وبعضها في الخارج، ولكل طلب موعد ومستندات ورسوم مختلفة. وما تريد إنجازه هو ألا يفوتك موعد، وألا تكتشف قبل يومين من الموعد أن خطاب التوصية لم يُكتب. يجيب شيت متابعة طلبات الجامعات عن هذا من سجلين تكتبهما: الطلبات والمستندات. الشيت وصفحته بالعربية.
المشكلة التي يحلها
يبدأ الأمر برسالة من جامعة وملف على الهاتف وملاحظة في دفتر. وبعد أسبوعين تصبح عندك ثمانية طلبات، لكل منها قائمة مستندات مختلفة: واحد يطلب جواز السفر وشهادة لغة وخطاب نوايا، وآخر يطلب كشف درجات وصورًا شخصية. أما الرسوم فبعضها بالعملة المحلية وبعضها بعملات أجنبية. فتتفرق المعلومات، ويصعب أن تعرف من نظرة واحدة أي الطلبات أقرب موعدًا وأيها ما زال ناقصًا. يضع الشيت كل شيء في مكان واحد ويحسب الباقي.
كيف يعمل خطوة بخطوة
- في الإعدادات تكتب تاريخ اليوم (أو =TODAY() ليتحدث وحده)، وعدد الأيام التي تريد أن ينبّهك الشيت قبل الموعد، وأسماء العملات التي تدفع بها رسومك.
- في الطلبات تكتب لكل طلب الجامعة والبرنامج والنوع (محلي أو خارجي) وموعد التقديم الذي حددته الجامعة، والمبلغ وعملته، وحالة الرسوم وحالة الطلب.
- في المستندات تكتب كل مستند يطلبه كل طلب مع حالته: جاهز أو قيد التجهيز أو لم يبدأ.
- يحسب الشيت تلقائيًا لكل طلب عدد المستندات المطلوبة والجاهزة والناقصة ونسبة الجاهزية والأيام المتبقية والتنبيه.
- تفتح الملخص فتعرف الصورة الكاملة.
موعد التقديم تكتبه أنت من موقع الجامعة أو مراسلاتها، ولا يفترض الشيت أي موعد.
ماذا في كل شيت
- الإعدادات: تاريخ اليوم وأيام التنبيه وأسماء ثلاث عملات.
- الطلبات: سجل الطلبات، وتظهر فيه أعمدة رمادية محسوبة: المستندات والنسبة والأيام والتنبيه. والتنبيه أحد أربعة: «فات الموعد» و«موعد قريب» و«أدخل الموعد» (إن لم تكتب موعدًا) و«جاهز للتقديم» (إن كانت كل مستنداته جاهزة).
- المستندات: سجل كل مستند مطلوب، ويظهر اسم الجامعة بجانبه، وينبّه إن كتبت كود طلب غير موجود.
- الملخص: عدد الطلبات حسب النوع والحالة، وما فات وما اقترب، وإجمالي المستندات الجاهزة والناقصة، والرسوم لكل عملة.
مثال بأرقام الشيت التجريبي
الأسماء والأرقام التالية من المثال المدمج وليست حقيقية، وتاريخ اليوم فيه 2026-11-01 وأيام التنبيه 14:
- في المثال 10 طلبات: 6 محلية و4 خارجية، منها 7 مفتوحة (لم يبدأ أو قيد التجهيز).
- الطلب A02 موعده 2026-10-28، أي متبقٍ عليه −4 يوم، فتنبيهه فات الموعد. والطلبان A01 وA08 تنبيههما موعد قريب (متبقٍ 9 و14 يومًا). أما A10 فمتبقٍ عليه 15 يومًا، فلا تنبيه عليه بعد.
- الطلب A04 كل مستنداته الأربعة جاهزة ونسبته 100%، فتنبيهه جاهز للتقديم. والطلب A09 بلا موعد، فيقول لك أدخل الموعد.
- في المثال 29 مستندًا مطلوبًا، منها 18 جاهزة و11 ناقصة، فنسبة الجاهزية نحو 62%.
- الرسوم بالعملة المحلية المكتوبة في المثال: الإجمالي 7,400 دُفع منها 4,200 وبقي 3,200. وبالعملة الأجنبية 1: الإجمالي 150 دُفع منها 60. وبالعملة الأجنبية 2: الإجمالي 185 دُفعت كلها.
لماذا هذه الطريقة
- التنبيه من الشيت: لا تحسب الأيام بنفسك، ولا تراجع كل طلب لتعرف إن فات موعده.
- المستندات في سجل واحد: ترى ما ينقص كل طلب، ويمكنك تصفية الشيت على «لم يبدأ».
- العملات منفصلة: الرسوم المحلية والأجنبية لا تُجمع في رقم واحد مضلل.
- يعمل في إكسل 2016 وما بعده وGoogle Sheets وLibreOffice، مجاني ودون تسجيل.
استخدام النسخة الأونلاين
تفتح صفحة الشيت مباشرة على هذا المثال. اكتب في الخانات البيضاء داخل الصفحة فتتحدث الخانات الرمادية فورًا، ويمكنك إضافة سجل جديد بنموذج بدل الكتابة في الجدول، واستيراد ملف xlsx الخاص بك المعمول من هذا الشيت، أو تصدير عملك إلى xlsx، أو تنزيل ملف إكسل الأصلي. بياناتك تبقى في متصفحك ولا تُرسل إلى الخادم. افتح صفحة الشيت أو قائمة الشيتات.
لمن يناسب
يناسب الطالب أو ولي الأمر الذي يتابع عدة طلبات تقديم، ومكتب إرشاد صغير يتابع طلبات عدد محدود من الطلاب. وإن كنت تخطط للمذاكرة نفسها فانظر شيت مخطط المذاكرة، وإن كنت مدرسًا تتابع درجات فصلك فانظر دفتر درجات المدرس بالأوزان.
أخطاء شائعة، ومتى لا يكفي الشيت
من الأخطاء المتكررة: ترك موعد الطلب فارغًا، وعدم تحديث تاريخ اليوم في الإعدادات (فتبقى الأيام المتبقية قديمة)، وعدم تغيير حالة الطلب إلى «تم التقديم» بعد التقديم، فيبقى مفتوحًا ويظهر عليه تنبيه. ويبقى الشيت ملفًا يعدّله شخص واحد في كل مرة. فإن كان مكتبك يتابع مئات الطلاب بفريق، فيمكن أن يُبنى لك برنامج مخصص.
أسئلة شائعة
من أين يأتي موعد التقديم؟ تكتبه أنت من موقع الجامعة أو مراسلاتها، ولا يفترض الشيت موعدًا.
كيف تُحسب الأيام المتبقية؟ موعد التقديم ناقص تاريخ اليوم، وتظهر للطلبات المفتوحة فقط.
هل الرسوم بالجنيه؟ لا، عمود المبلغ رقم، وتختار العملة من ثلاث تكتب أسماءها في الإعدادات.
كيف أسجّل مستندات كل جامعة؟ صفًا لكل مستند في شيت المستندات مع كود الطلب وحالته.