تريد أن تعرف في أي لحظة أين وصل كل أمر إنتاج: في أي مرحلة قطعه، وكم بقي منه، وهل موعد التسليم آمن. في مصانع كثيرة هذه الإجابة في دفتر المشرف أو في جروب واتساب، ولا تصلك إلا بمكالمة. ولفهم لماذا يحدث ذلك راجع مشكلات تتبع الإنتاج في المصانع والورق والواتساب والبرامج القديمة.
هذا الشيت المجاني بداية بسيطة: سجل واحد تُكتب فيه كمية كل مرحلة كل يوم، ولوحة تحوّله إلى حالة لكل أمر. الشيت وصفحته بالعربية: شيت متابعة الإنتاج، وكل الشيتات المجانية في قائمة الشيتات.
ماذا بداخل الشيت
- ابدأ هنا: طريقة الاستخدام ودليل الألوان.
- المراحل: مراحل مصنعك بترتيبها حتى 12 مرحلة، وآخر مرحلة مكتوبة تُعدّ النهائية.
- أوامر الإنتاج: رقم الأمر والموديل والعميل والكمية وتاريخ التسليم.
- حركة المراحل: الكمية التي خرجت من مرحلة لأمر ما في يوم ما، وتختار الأمر والمرحلة من قائمتين.
- لوحة المتابعة: لكل أمر الكمية الخارجة من كل مرحلة، والخارج من آخر مرحلة، ونسبة الإنجاز، والمتبقي، والأيام المتبقية للتسليم، والحالة.
- لماذا ما زلت على إكسل؟ متى لا يكفي الشيت.
مثال محسوب بأرقام الشيت
هذه أرقام تجريبية في الشيت وليست من مصنع حقيقي. المراحل: قص، وطباعة، وخياطة، وتشطيب، وكي، وتعبئة، والأوامر أربعة.
- PO-101، قميص رجالي، 500 قطعة. قُصّت وطُبعت كلها، وسُجّل في الخياطة 420 + 60 = 480، وفي التشطيب 450، وفي الكي 300، وفي التعبئة 200. الإنجاز 200 من 500 أي 40% والمتبقي 300.
- PO-102، بنطلون جينز، 300 قطعة. كل مرحلة 300، فالإنجاز 100% ولا متبقي والحالة «تم».
- PO-103، تيشيرت أطفال، 800 قطعة. قُصّ وطُبع 800، وخِيط 600، وشُطّب 400، ولم يخرج شيء من التعبئة. فالإنجاز 0% والمتبقي 800 بتعريف اللوحة. وأعمدة المراحل تريك أن 600 قطعة متقدمة فعلًا.
- PO-104، بيجامة شتوية، 400 قطعة. لم يُسجَّل شيء، فالمتبقي 400.
انظر إلى PO-103: أعمدة المراحل هي التي تخبرك أن الأمر ليس متوقفًا، ونسبة الإنجاز وحدها كانت ستضلّلك. ولهذا تعرض اللوحة الاثنين.
لماذا هذه الميزات مهمة
- سجل واحد يُكتب مرة واحدة. لا تعيد كتابة الإجماليات لكل أمر، فاللوحة تجمع السجل بالأمر والمرحلة.
- حالة محسوبة من التقويم. الأمر «متأخر» إذا فات تاريخ تسليمه، و«قريب» إذا بقي ثلاثة أيام أو أقل، وإلا «جارٍ»، و«تم» إذا خرجت الكمية كاملة من آخر مرحلة. والأيام المتبقية تُحسب من اليوم، فتتغير الصورة كل يوم.
- أخطاء الكتابة تظهر. إذا زادت مرحلة على التي قبلها تحمرّ الخانة، لأن المرحلة لا تُخرج عادةً أكثر مما استلمت.
- قوائم بدل الكتابة الحرة. اختيار الأمر والمرحلة من قائمة يمنع اختلاف الإملاء الذي يقسم أمرًا واحدًا إلى اثنين.
- مجاني بلا تسجيل، ويعمل على Excel 2016 وما بعده وGoogle Sheets وLibreOffice.
استخدام النسخة الأونلاين
تفتح صفحة الشيت مباشرة على المثال المحلول أعلاه. تعدّل الخانات البيضاء (خانات الإدخال) في الصفحة نفسها فتتحدث الخانات الرمادية المحسوبة فورًا. ويمكنك استيراد ملف xlsx الخاص بك المصنوع من هذا الشيت، أو تصدير عملك إلى xlsx، أو تنزيل ملف إكسل الأصلي. وتبقى بياناتك في متصفحك ولا تُرسل إلى الخادم.
ابدأ باستبدال المراحل الست التجريبية بمراحلك، ثم أضف أوامرك الحقيقية، ثم سجّل ما خرج من كل مرحلة اليوم.
أخطاء شائعة
- ترك خانة فارغة بين مرحلتين، فتتغير المرحلة النهائية في قراءة الشيت.
- تسجيل الكمية الداخلة إلى المرحلة بدل الخارجة منها.
- ترك يوم دون تسجيل، فتبدو اللوحة هادئة والأمر متأخر.
والحد الصريح: هذا الشيت يعتمد على شخص يجمع الأرقام من المراحل ويكتبها، فتعرف بالتأخير حين يُحدَّث. وإذا أردت أن يؤكد كل عامل استلامه وتسليمه بضغطة فتظهر الأرقام لحظة حدوثها، فهذا ما يفعله نظام إدارة الإنتاج من Softwiro: يسجّل لكل قطعة وقت دخول ووقت خروج في كل مرحلة، ويريك كم يومًا تستغرق كل مرحلة. ولمعرفة المرحلة الأبطأ اقرأ اكتشاف الاختناق في خط الخياطة.
الخطوة التالية
خذ أقدم ثلاثة أوامر مفتوحة، واكتب كمياتها وتواريخ تسليمها، وسجّل ما خرج من كل مرحلة حتى الآن. ستخبرك اللوحة في دقيقة أيّها يحتاج مكالمة اليوم.