عندك اتحاد ملاك لعمارة أو كمبوند ومعك عقود نظافة وحراسة ومصعد وحدائق ومكافحة حشرات وإنترنت، وتريد أن تعرف دون أن تفتش في الأوراق: بكم يلتزم الاتحاد كل شهر؟ كم دفعنا لكل مورد وكم بقي له؟ وأي عقد انتهى أو سينتهي قريبًا فنتفاوض عليه قبل أن يتجدد بسعر لا نريده؟ يجيب شيت عقود الخدمات والموردين لاتحاد الملاك المجاني عن هذه الأسئلة من شيئين تكتبهما فقط: العقود والدفعات.
المشكلة التي يحلها
العقود في الاتحادات تتفرق بين ملف عند أمين الصندوق وصورة في الواتساب وورقة في درج مدير العقار. وكل مورد له تاريخ بداية ونهاية وسعر وشروط تجديد، ولا يتذكر أحد أيها ينتهي في أي شهر. والنتيجة أن عقدًا ينتهي دون أن ينتبه أحد فتستمر الخدمة بلا اتفاق واضح، أو يتجدد عقد كان يستحق مراجعة السعر، أو تُدفع لمورد مبالغ لا يعرف أحد هل زادت عن المستحق أم نقصت. وعند اجتماع الملاك يُسأل أمين الصندوق عن إجمالي ما يُدفع شهريًا فيحتاج إلى ساعة من الجمع.
كيف يعمل الشيت خطوة بخطوة
- تكتب في «الإعدادات» تاريخ اليوم وعدد الأيام التي تريد التنبيه قبلها.
- تسجل في «العقود» كل عقد: المورد والخدمة والجوال والقيمة الشهرية والبداية والنهاية وشروط التجديد.
- تسجل في «الدفعات» كل مبلغ تدفعه لمورد.
- يحسب الشيت وحده ما استحق وما دُفع وما تبقى وحالة كل عقد، ويرتب «للتجديد» حسب الأقرب موعدًا، ويجمع «الملخص» الالتزامات.
ماذا في كل شيت
- الإعدادات: تاريخ اليوم (اكتب =TODAY() ليتحدث وحده) وعدد أيام التنبيه الذي تحدده أنت.
- العقود: بيانات كل عقد، ثم الأشهر المستحقة وإجمالي المستحق والمدفوع والمتبقي وأيام حتى النهاية وحالة العقد والقيمة السنوية وترتيب التجديد.
- الدفعات: سجل كل ما دُفع للموردين بتاريخه وطريقة الدفع، ويظهر نوع الخدمة تلقائيًا، وينبهك الشيت إن كتبت اسم مورد غير موجود في العقود.
- للتجديد: العقود المنتهية أو القريبة من الانتهاء، مع جوال المورد وشروط التجديد التي كتبتها لتجدها أمامك عند الاتصال به.
- الملخص: أعداد العقود حسب حالتها، والالتزام الشهري والسنوي، والمستحق والمدفوع والمتبقي، وجدول لكل نوع خدمة.
تطبيق على الأرقام الموجودة في الشيت
الأسماء والأرقام التالية بيانات تجريبية داخل الشيت وليست لشركات حقيقية، وتاريخ اليوم في المثال 1 نوفمبر 2026. يعرض شيت «العقود» سبعة عقود:
- النظافة (4,000 شهريًا): مستحق 44,000 ومدفوع 40,000، فالمتبقي 4,000. ينتهي في 31 ديسمبر أي بعد 60 يومًا، فحالته «ينتهي قريبًا».
- الحراسة (9,000 شهريًا): دُفع كامل المستحق 108,000، لكن العقد انتهى في 30 يونيو فحالته «منتهي» ويتصدر قائمة التجديد.
- صيانة المصعد (3,500 شهريًا): مستحق 31,500 ومدفوع 28,000، فالمتبقي 3,500، وهو ساري حتى فبراير 2027.
- الحدائق (2,500 شهريًا): دُفع 25,000 والمستحق 22,500، فالمتبقي -2,500 أي دفعة زائدة، وينتهي بعد 43 يومًا.
- مكافحة الحشرات (1,200 شهريًا): لا متبقي له، وينتهي بعد 19 يومًا فهو الثاني في قائمة التجديد.
- الإنترنت (800 شهريًا): مستحق 5,600 ومدفوع 3,200، فالمتبقي 2,400.
- كاميرات المراقبة (1,500 شهريًا): عقد يبدأ في ديسمبر، فحالته «لم يبدأ» ولا مستحق عليه بعد.
في «الملخص» يصبح الالتزام الشهري 12,000 (عقود النظافة والمصعد والحدائق والمكافحة والإنترنت) والسنوي 144,000، ويظهر التزام الكاميرات 1,500 منفصلًا لأنه لم يبدأ. والمتبقي للموردين 9,900 (4,000 + 3,500 + 2,400) مع دفعات زائدة 2,500. وقائمة «للتجديد» تضم أربعة عقود مرتبة: الحراسة ثم المكافحة ثم الحدائق ثم النظافة.
المميزات ولماذا تهمك
- تنبيه قبل الانتهاء بعدد أيام تحدده أنت، فيأتي التفاوض والبحث عن عرض بديل قبل الموعد لا بعده.
- مستحق ومدفوع ومتبقٍ لكل مورد محسوبة من العقد والدفعات، فلا يختلف الرقمان ولا تُدفع مبالغ دون أن تُحسب.
- صورة واضحة للالتزام الشهري والسنوي تعرضها على الملاك في الاجتماع دون جمع يدوي.
- شروط التجديد أمامك في القائمة نفسها، فلا تبحث عن الورقة عند الاتصال بالمورد.
- يعمل في إكسل 2016 وما بعده وGoogle Sheets وLibreOffice، مجاني ودون تسجيل. يتسع لـ 200 عقد و1000 دفعة، وتعرض قائمة «للتجديد» أول 50 عقدًا.
استخدام النسخة الأونلاين
تفتح صفحة الشيت مباشرة على هذا المثال. اكتب في الخانات البيضاء (المدخلات) داخل الصفحة فتتحدث الخانات الرمادية (المحسوبة) فورًا، ويمكنك إضافة عقد أو دفعة بنموذج بدل الكتابة في الجدول. يمكنك استيراد ملف xlsx الخاص بك المعمول من هذا الشيت، أو تصدير عملك إلى xlsx، أو تنزيل ملف إكسل الأصلي. بياناتك تبقى في متصفحك ولا تُرسل إلى الخادم. افتح صفحة الشيت أو قائمة الشيتات.
لمن يناسب، وأخطاء شائعة
يناسب أمين الصندوق أو مدير العقار أو رئيس الاتحاد في عمارة أو كمبوند بعدد محدود من الموردين. ومن الأخطاء المتكررة: كتابة اسم المورد بصيغتين مختلفتين في العقود والدفعات فلا تُحتسب الدفعة له (ينبهك الشيت بعبارة «مورد غير موجود»)، وترك عقد بتواريخه القديمة بعد تجديده، فحدّث البداية والنهاية أو أضف صفًا جديدًا بحسب ما تفضله. وللتوسع فيما بعد، إن احتجت إلى أكثر من شخص يعمل على البيانات في وقت واحد، فيمكنك التواصل مع Softwiro لبناء برنامج على طريقة عملك. ولمتابعة المصروفات العامة بجانب العقود جرّب شيت المصروفات والميزانية.
أسئلة شائعة
كيف يُحسب المستحق؟ يعدّ الشيت الدورات الشهرية من بداية العقد حتى اليوم أو نهايته إن كانت أقرب، ويضربها في القيمة الشهرية، ثم يطرح الدفعات المسجلة باسم المورد.
هل أستطيع تغيير مدة التنبيه؟ نعم، غيّر عدد الأيام في «الإعدادات» فتتغير حالات العقود وقائمة التجديد فورًا.
هل يدخل العقد المنتهي في الالتزام الشهري؟ لا، لكن ما بقي مستحقًا عليه يظل ظاهرًا في المتبقي.