أنت أمين سر اتحاد ملاك أو رئيسه أو مدير العقار، وتريد أن تعرف بعد كل اجتماع للجمعية العمومية: هل اكتمل النصاب فعلًا؟ ما نتيجة كل قرار بحسب حصص الملاك لا بعدد الأيدي؟ وما الذي قرره الملاك ولم يُنفذ حتى الآن ومن المسؤول عنه؟ يجيب شيت اجتماعات وقرارات اتحاد الملاك المجاني عن هذه الأسئلة من أربعة سجلات تكتبها: الملاك والاجتماعات والحضور والقرارات.
المشكلة التي يحلها
في كثير من الاتحادات تُحسب الحصص على ورقة جانبية، ويُكتب محضر الاجتماع في ملف يضيع، ولا يعود أحد بعد شهرين ليسأل: ماذا حدث في قرار إصلاح المصعد؟ وفي الاجتماعات التي يحضر فيها بعض الملاك بالتوكيل يصعب حساب نسبة الحضور من الحصص بدقة، وقد تكتشف متأخرًا أن الاجتماع لم يكن مكتمل النصاب. أما القرارات فتبقى معلقة لأن لا أحد مسجل عليه ولا موعد لها.
كيف يعمل الشيت خطوة بخطوة
- تكتب في «الإعدادات» نسبة النصاب ونسبة الموافقة المطلوبة كما تنص عليها لائحة اتحادك. الأرقام الموجودة في الشيت أمثلة للتجربة فقط وليست مرجعًا قانونيًا، فارجع إلى لائحتك واكتب نسبتها.
- تسجل في «الملاك» كل وحدة ومالكها وحصته.
- تسجل في «الاجتماعات» كل اجتماع بتاريخه وموضوعه.
- تسجل في «الحضور» حالة كل مالك في كل اجتماع: أصالة أو توكيل أو غياب.
- تسجل في «القرارات» نص كل قرار وحصص الموافقين والمعترضين والممتنعين والمسؤول وموعد التنفيذ.
- يحسب الشيت نسبة الحضور والنصاب ونتيجة كل قرار، ويجمع غير المنفذ في قائمة واحدة.
ماذا في كل شيت
- الإعدادات: نسبة النصاب ونسبة الموافقة المطلوبة وتاريخ اليوم (اكتب =TODAY() ليتحدث وحده).
- الملاك: الكود والمالك والجوال والمساحة والحصة، ونسبة الحصة من الإجمالي، وعدد مرات حضور المالك وغيابه.
- الاجتماعات: عدد الحاضرين بالأصالة والتوكيل والغائبين، وحصص الحاضرين، ونسبة الحضور، واكتمال النصاب.
- الحضور: سجل حالة كل مالك في كل اجتماع، ويظهر اسم المالك وحصته تلقائيًا، وينبهك الشيت إن كررت مالكًا في الاجتماع نفسه.
- القرارات: نص القرار وأصواته بالحصص، ثم نصاب اجتماعه ونسبة الموافقة والنتيجة ومتابعة التنفيذ.
- غير المنفذة: القرارات المقبولة التي لم تُنفذ، مرتبة بالأقرب موعدًا، مع تمييز المتأخر.
- الملخص: أعداد الاجتماعات والقرارات حسب الحالة ونسبة تنفيذ المقبول منها.
تطبيق على الأرقام الموجودة في الشيت
الأسماء والأرقام التالية بيانات تجريبية داخل الشيت وليست لأشخاص حقيقيين. في المثال عشرة ملاك وإجمالي حصصهم 1,230، ونسبة النصاب 50% ونسبة الموافقة 60% (قيمتان للتجربة).
- الاجتماع الأول (اعتماد الميزانية): حضر بالأصالة أربعة وبالتوكيل مالك واحد، وحصصهم 670، أي 54.5% من الحصص، فالنصاب «مكتمل».
- الاجتماع الثاني (عقود الخدمات): حصص الحاضرين 450، أي 36.6%، فالنصاب «غير مكتمل»، وقراره يظهر «لا يُعتد به».
- الاجتماع الثالث (المصعد والحراسة): حصص الحاضرين 1,050، أي 85.4%، فالنصاب «مكتمل».
- الاجتماع الرابع (20 نوفمبر): لم يُسجَّل له حضور بعد، فتظهر حالته «لم يُسجَّل حضور».
وفي القرارات: قرار الميزانية صوّت له 500 بالموافقة و100 بالاعتراض و70 بالامتناع، أي موافقة 74.6% فهو «مقبول» وحالته «منفذ». وقرار اشتراك الصيانة نال 59.7% فقط فهو «مرفوض». وقرار إصلاح المصعد نال 85.7% فهو مقبول، لكنه «قيد التنفيذ» وموعده 25 أكتوبر قد مضى، فيظهر «متأخر». وقرار تجديد الحراسة مقبول بـ71.4% وموعده 15 ديسمبر ولم يبدأ، وقرار لجنة النظافة مقبول بالإجماع بلا موعد. فتضم قائمة «غير المنفذة» ثلاثة قرارات بهذا الترتيب. ومن خمسة قرارات مقبولة نُفذ واحد، فنسبة التنفيذ 20% (والقرار الخامس ملغي).
المميزات ولماذا تهمك
- النصاب بالحصص لا بالعدد: يضم الحاضر بالتوكيل ويستبعد الغائب ويقارن النتيجة بنسبتك أنت.
- نتيجة كل قرار محسوبة من الأصوات والنصاب معًا، فلا يُعتمد قرار صدر في اجتماع غير مكتمل.
- قائمة بما لم يُنفذ بدل البحث في المحاضر، مع المسؤول والموعد.
- سجل حضور لكل مالك يبيّن من يحضر ومن يغيب، فتعرف من تتصل به قبل الاجتماع القادم.
- يعمل في إكسل 2016 وما بعده وGoogle Sheets وLibreOffice، مجاني ودون تسجيل. يتسع لـ 200 مالك و200 اجتماع و2000 صف حضور و500 قرار، وتعرض «غير المنفذة» أول 50 قرارًا.
استخدام النسخة الأونلاين
تفتح صفحة الشيت مباشرة على هذا المثال. اكتب في الخانات البيضاء (المدخلات) داخل الصفحة فتتحدث الخانات الرمادية (المحسوبة) فورًا، ويمكنك إضافة مالك أو اجتماع أو قرار بنموذج بدل الكتابة في الجدول. يمكنك استيراد ملف xlsx الخاص بك المعمول من هذا الشيت، أو تصدير عملك إلى xlsx، أو تنزيل ملف إكسل الأصلي. بياناتك تبقى في متصفحك ولا تُرسل إلى الخادم. افتح صفحة الشيت أو قائمة الشيتات.
لمن يناسب، وأخطاء شائعة
يناسب أمين السر أو رئيس الاتحاد أو مدير العقار في عمارة أو كمبوند. ومن الأخطاء المتكررة: نسيان تسجيل الغائبين فلا يظهر سجل غيابهم (من لا صف له لا يُحتسب حاضرًا، لكن تسجيله يعطيك تاريخًا كاملًا)، وتسجيل حصص الأصوات بغير أساس الحصص نفسه، وترك النسبتين في الإعدادات على قيمة المثال دون مراجعة لائحة الاتحاد. وبجانب المحاضر يلزمك غالبًا متابعة العقود التي تقرر الملاك تجديدها، وهذا ما يغطيه شيت عقود الخدمات والموردين. وإن احتجت إلى برنامج يعمل عليه أكثر من شخص في وقت واحد فيمكنك التواصل مع Softwiro.
أسئلة شائعة
من أين تأتي نسبة النصاب؟ تكتبها أنت في «الإعدادات» كما تنص لائحة اتحادك، والرقم الموجود مثال للتجربة فقط.
كيف تُحسب نسبة الحضور؟ مجموع حصص الحاضرين بالأصالة أو التوكيل مقسومًا على إجمالي الحصص.
ماذا يحدث لقرار صدر في اجتماع غير مكتمل النصاب؟ تظهر نتيجته «لا يُعتد به» ولا يدخل في قائمة غير المنفذة.