أنت تجهّز جدول امتحانات نهاية الفصل الدراسي، وتريد أن تتأكد قبل أن تعلنه أن كل فصل يؤدي امتحانًا واحدًا في الفترة الواحدة، وأن كل لجنة تتسع لطلاب الفصل الجالس فيها ولا تُحجز لفصلين في الوقت نفسه، وأن كل مراقب في لجنة واحدة فقط في الفترة، وأن المراقبة موزعة بين المراقبين بلا إرهاق لأحد. يجيب شيت جدول الامتحانات واللجان والمراقبين عن هذه الأسئلة من سجل واحد تكتبه: الامتحانات. الشيت وصفحته بالعربية.
المشكلة التي يحلها
في أسبوع الامتحانات تتداخل ثلاثة جداول: جدول المواد، وجدول اللجان، وجدول المراقبين. تعدّل تاريخ مادة فيتصادم مع مادة أخرى لنفس الفصل. تنقل فصلًا إلى لجنة أصغر فلا تتسع لطلابه. تكلّف مراقبًا في لجنتين لأن اسمه ورد في سطرين بعيدين. ثم تجد في آخر الأسبوع أن مراقبًا أخذ خمس مراقبات وآخر لم يأخذ شيئًا. وهذه كلها أخطاء يصعب أن تراها بالعين في ورقة طويلة، لكن أثرها واضح يوم الامتحان.
كيف يعمل خطوة بخطوة
- في الفصول تكتب كود كل فصل واسمه وعدد طلابه.
- في اللجان تكتب كود كل لجنة واسمها وعدد مقاعدها.
- في المراقبون تكتب كل مراقب بكوده واسمه والحد الأقصى لمراقباته.
- في الامتحانات تكتب كل امتحان في سطر، وتختار الفترة والفصل واللجنة والمراقب من قوائم جاهزة.
- يكتب الشيت حالة كل امتحان بجواره، ويلوّن غير السليم بالأحمر.
- تفتح المراقبون لترى التوزيع، والملخص لترى الامتحانات في كل يوم وفترة وما فيها من مشكلات.
ماذا في كل شيت
- الامتحانات: السجل الأساسي. بجوار كل سطر عدد طلاب الفصل وسعة اللجنة، وأربع علامات: تعارض الطالب وتعارض اللجنة وتعارض المراقب وتجاوز السعة، ثم عدد المشكلات والحالة.
- المراقبون: عدد مراقبات كل مراقب والباقي من حده وحالته: ضمن الحد أو فوق الحد أو بدون مراقبة.
- اللجان والفصول: لكل لجنة عدد امتحاناتها وحجوزاتها المكررة وتجاوز سعتها، ولكل فصل عدد امتحاناته المتعارضة.
- الملخص: إجمالي الامتحانات السليمة وأنواع التعارض، وأكثر عدد مراقبات وأقله والفرق بينهما، وجدول بالأيام تكتب تواريخها لترى امتحانات كل فترة.
لماذا هذا مهم
جدول الامتحانات يمس الطلاب وأولياء الأمور في وقت حساس، وتصحيح خطأ بعد الإعلان محرج ومكلف. أما اكتشافه أثناء الكتابة فيعني تغيير سطر واحد. وتوزيع المراقبة بالأرقام يحميك من شكاوى المعلمين: تقول هذا عدد مراقباتك وهذا حدّك، وترى بنفسك من تحتاج أن تخفف عنه ومن تضيف له.
والشيت مرن في التعديل: إذا نقلت امتحانًا إلى فترة أخرى أو غيّرت لجنته أو مراقبه، تحدّثت العلامات وعدد المشكلات فورًا وزال اللون الأحمر إن حُلّ التعارض. فتكرر التعديل حتى يصير الجدول سليمًا وأنت ترى الأعمدة الملوّنة والأرقام في «الملخص»، ولا تعيد القراءة من أول الورقة. وتظل الخانات كلها في شيت واحد تطبعه أو ترسله، وتحتفظ بنسخة من الملف لكل فترة امتحانات. وإذا أضفت لجنة جديدة أو مراقبًا جديدًا كتبته في شيته فيظهر في القوائم المنسدلة مباشرة، ولا تحتاج أن تغيّر أي صيغة. وهكذا يبقى الشيت صالحًا من امتحانات الشهر إلى امتحانات نهاية العام.
مثال سريع من الشيت التجريبي
الأرقام التالية من الشيت التجريبي وليست إحصائيات حقيقية. فيه ثلاثة فصول وأربع لجان وسبعة مراقبين و21 امتحانًا في خمسة أيام، وسبعة منها فيها مشكلة. في 21 ديسمبر يمتحن «الأول ب» رياضيات وحاسب معًا في الفترة الأولى، فيكتب الشيت «تعارض طالب». في 22 ديسمبر يجلس «الأول أ» (32 طالبًا) في لجنة 3 التي تتسع لثلاثين، فيكتب «تجاوز السعة». في 23 ديسمبر تُحجز لجنة 1 لفصلين في الفترة الثانية فيكتب «تعارض لجنة». وفي 24 ديسمبر يظهر اسم المراقب وائل في لجنتين فيكتب «تعارض مراقب».
وفي شيت «المراقبون» يظهر ثلاثة مراقبين فوق حدّهم، أكثرهم خمس مراقبات مقابل حد ثلاث، ومراقب بدون أي مراقبة. فيكون الفرق بين أكثر عدد وأقله خمسًا، وهذا ما تعدّله قبل أن تعلن.
النسخة الأونلاين
الجدول نفسه يعمل أونلاين: يفتح على المثال الجاهز، فتغيّر أي خانة وترى النتيجة فورًا، وتضيف امتحانًا جديدًا من نموذج بدل أن تكتب في الجدول، وتستورد ملف xlsx وتصدّره. وبياناتك تبقى في متصفحك ولا تُرسل إلى أي مكان. جرّبه من صفحة القالب.
لمن يناسب
- المسؤول عن الامتحانات في مدرسة أو معهد أو مركز تعليمي.
- مدير المدرسة الذي يريد توزيعًا عادلًا للمراقبة.
- من يحضّر امتحانات نصف العام ونهايته ويعدّل الجدول عدة مرات قبل الإعلان.
- مدرسة صغيرة لا تحتاج برنامجًا كاملًا للامتحانات وتكتفي بجدول يراجع نفسه ويعطيها أرقام التوزيع.
يقارن الشيت كل سطر بسعة لجنته وحده، فإذا جلس فصلان في لجنة واحدة فتحقق من مجموعهما بنفسك. ولا يوزّع الامتحانات أو المراقبين تلقائيًا، بل يراجع ما كتبته. ولجدول الحصص اليومية هناك شيت جدول حصص المدرسة، ولرصد النتائج شيت رصد درجات الطلاب.