تريد أن تحسب مرتبات موظفيك آخر الشهر بدقة ودون أن تجمع الغياب والإضافي والسلف لكل واحد منهم بالآلة الحاسبة. تريد كشفًا مطبوعًا يوقّع عليه كل موظف، وتريد أن تعرف كم ستدفع هذا الشهر قبل أن تدفع. هذا ما يفعله شيت مرتبات وحضور الموظفين المجاني: تسجّل ما حدث في الشهر، فيحسب الصافي لكل موظف.
المشكلة التي يحلها
حساب المرتب ليس صعبًا لموظف واحد، لكنه يتعقد مع عشرة: غياب يومين هنا، وثلاث ساعات إضافية هناك، وسلفة أخذها فلان في أول الشهر، وتأخير متفرق، ومكافأة، وموظف ترك العمل. والخطأ في رقم واحد يعني خلافًا مع موظف أو خسارة للمنشأة. ثم تبدأ من جديد كل شهر، وربما احتجت أن تراجع شهرًا قديمًا.
كيف يحلها الشيت خطوة بخطوة
- تكتب في الموظفون الأساسي والبدلات لكل موظف، فيحسب الشيت أجر اليوم وأجر الساعة.
- تسجل في الحضور الاستثناءات فقط: يوم غياب في سطر، وساعات الإضافي أو التأخير في سطر.
- تسجل في السلف والخصومات كل سلفة أو خصم أو مكافأة بتاريخها.
- تختار في الإعدادات السنة والشهر، فيأخذ الحساب السجلات التي تاريخها داخل ذلك الشهر وحده.
- يجمع كشف المرتبات كل ذلك في سطر لكل موظف نشط وصافيه وخانة توقيعه.
- يعرض الملخص تكلفة الشهر وإجمالي الخصومات والمطلوب دفعه.
ماذا يوجد داخل الشيت
- الإعدادات: الشهر، وأيام الشهر للحساب (30 في المثال)، وساعات اليوم (8)، ومعامل الإضافي (1.5).
- الموظفون: الأساسي والبدلات والحالة، مع أجر اليوم والساعة.
- الحضور والسلف والخصومات: سجلان بقوائم اختيار للنوع وللكود، ويحذّران من الكود غير الموجود.
- كشف المرتبات: جاهز للطباعة، وفيه صف إجماليات في أعلاه.
- الملخص: الصورة الكاملة للتكلفة، مع تنبيهات الأكواد الخطأ والموظفين بصافي سالب.
مثال سريع من بيانات الشيت
الأسماء والأرقام التالية من العينة الموجودة في الشيت وليست لأشخاص حقيقيين، والشهر المختار أكتوبر 2026 وأيامه للحساب 30:
- محمد علي (محاسب): أساسي 9,000 وبدلات 1,500، فأجر يومه 350 وأجر ساعته 43.75. غاب يومًا (خصم 350) وعمل 5 ساعات إضافية بمعامل 1.5 (قيمتها 328.13). صافيه 10,478.13.
- كريم عادل (فني): غاب يومين (خصم 533.33) وخُصم منه 300، فصافيه 7,166.67 من استحقاق 8,000.
- عمرو حسني (سائق): 6.5 ساعة إضافية (195) وسلفة 500، فصافيه 4,495.
- نادية فتحي (مبيعات): إجازة مدفوعة لم تُخصم، وساعتان إضافيتان ومكافأة 400.
الكشف يضم 7 موظفين نشطين: إجمالي الاستحقاق 46,791.88، وإجمالي الخصومات 3,805.83، وصافي المرتبات المطلوب دفعه 42,986.05. وفي العينة موظف «متوقف» لا يظهر في الكشف، وسجل غياب وسلفة في سبتمبر لا يدخلان في أكتوبر، وسجلان بكود غير موجود ينبّه إليهما الملخص.
ولماذا يهم هذا؟ لأن الموظف يسأل عن سبب كل خصم، وحين تستطيع أن تريه السجل بتاريخه وملاحظته في شيت الحضور أو السلف يقل الجدل.
المزايا وفائدتها
- تختار الشهر بنفسك فتعيد حساب أي شهر دون نسخ الملف.
- الإجازة المدفوعة تُسجَّل ولا تُخصم، فيبقى سجل الحضور كاملًا.
- تنبيه الكود الخطأ يمنع أن تضيع سلفة لأن الكود مكتوب خطأ.
- كشف مطبوع بخانة توقيع، وإجماليات في أعلاه.
- ملخص للتكلفة يفصل الاستحقاق عن الخصومات.
- يعمل في إكسل 2016 وما بعده وGoogle Sheets وLibreOffice، مجاني ودون تسجيل. يتسع لـ 200 موظف و2000 سجل حضور و1000 سجل سلف.
استخدام النسخة الأونلاين
تفتح صفحة الشيت مباشرة على هذا المثال. اكتب في الخانات البيضاء داخل الصفحة فتتحدث الخانات الرمادية فورًا، وأضف سجل غياب أو سلفة بنموذج بدل الكتابة في الجدول. يمكنك استيراد ملف xlsx الخاص بك المعمول من هذا الشيت، أو تصدير عملك إلى xlsx، أو تنزيل ملف إكسل الأصلي. بياناتك تبقى في متصفحك ولا تُرسل إلى الخادم. افتح صفحة الشيت أو قائمة الشيتات.
لمن يناسب
يناسب منشأة صغيرة أو متوسطة (مكتب، ورشة، محل، شركة خدمات) بعدد موظفين يصل إلى عشرات، ومرتباتهم شهرية ثابتة. وإن كان عمالك يُدفعون بالقطعة فانظر شيت أجور القطعة، وإن أردت متابعة مصروفات المنشأة فيفيدك شيت مصروفات الأعمال.
أخطاء شائعة، ومتى لا يكفي الشيت
من الأخطاء: كتابة كود موظف خطأ (يظهر تحذير أحمر)، وتسجيل سلفة بتاريخ شهر غير الذي تريد الخصم فيه، وتسجيل يوم الغياب مرتين، ونسيان كتابة «متوقف» لمن غادر. كما أن الشيت لا يحسب تأمينات ولا ضرائب، فأضفها خصمًا بنوع «خصم» إن أردت. وهو لا يستورد بصمة الحضور، فتنقل إليه الاستثناءات بيدك، ويعمل عليه شخص واحد في كل مرة. فإذا احتجت ربطًا بجهاز البصمة وصلاحيات لكل مسؤول، فيمكن لـSoftwiro أن تبني لك برنامجًا على طريقتك. وللمقارنة بين الحلول الجاهزة اقرأ كيف تقارن برامج الأعمال.
أسئلة شائعة
كيف يُحسب صافي المرتب؟ الأساسي والبدلات والإضافي والمكافآت، ناقص خصم الغياب والتأخير والسلف والخصومات.
كيف أحسب شهرًا آخر؟ غيّر السنة والشهر في الإعدادات.
ماذا أفعل بموظف غادر؟ اكتب «متوقف» في حالته.