عندك مشروع تشطيب أو أكثر في وقت واحد وتريد أن تعرف دون آلة حاسبة: كم أُنجز من كل مشروع، وكم صرفت مقابل ميزانيته، وكم ربحه المتوقع، وكم لك عند العميل، وهل تأخر عن التسليم. يجيب شيت متابعة مشاريع التشطيب والمقاولات المجاني عن هذه الأسئلة من أربعة سجلات تكتبها: المشاريع والمراحل والمصروفات والدفعات.
المشكلة التي يحلها
المقاول الذي يدير عدة مواقع يعرف الوضع: فواتير الخامات في جيب، وكشوف العمال في ورقة، ودفعات العميل في رسائل واتساب، وكل مشروع له دفتر. فإذا سألك أحد: هل هذا المشروع رابح؟ احتجت إلى ساعة من الجمع. والأخطر أن تكتشف أن المشروع تجاوز ميزانيته بعد أن يكون المال قد صُرف، أو أن لك عند عميل مبلغًا أنجزت مقابله العمل ولم تطالب به. يجمع الشيت هذه الأرقام لكل مشروع تلقائيًا كلما فتحته.
كيف يعمل خطوة بخطوة
- اكتب مشاريعك في شيت «المشاريع»: الكود والاسم والعميل وقيمة التعاقد وميزانية التكلفة وتاريخ البدء والتسليم المتفق عليه.
- قسّم كل مشروع في شيت «المراحل» إلى مراحل، واكتب وزن كل مرحلة ونسبة إنجازها، وحدّث النسبة كلما تقدم العمل.
- سجّل في شيت «المصروفات» كل مصروف بتاريخه ومشروعه وبنده: خامات أو عمالة أو مقاول باطن أو نقل.
- سجّل في شيت «الدفعات» كل دفعة تصلك من العميل.
- عند التسليم اكتب تاريخ التسليم الفعلي في «المشاريع».
- اقرأ النتيجة في صف كل مشروع، وفي شيت «الملخص» لكل المشاريع.
ماذا يعطيك كل شيت
- الإعدادات: تاريخ اليوم (اكتب =TODAY() ليتحدث وحده) ونسبة الميزانية التي تريد أن ينبهك الشيت عندها.
- المشاريع: بياناتك عن المشروع، وبجوارها نسبة الإنجاز والمصروف الفعلي ونسبة صرف الميزانية والربح المتوقع والمحصّل والمستحق على العميل والمتبقي من العقد وأيام التأخر والحالة وتنبيه الميزانية.
- المراحل: أوزان المراحل ونسب إنجازها، ومنها تُحسب نسبة إنجاز المشروع.
- المصروفات: سجل المصروفات بالبند، ويظهر اسم المشروع تلقائيًا ويُنبهك الشيت إن كتبت كودًا غير موجود.
- الدفعات: سجل ما استلمته من العملاء وطريقة الدفع.
- الملخص: حالة كل المشاريع معًا، وإجمالي التعاقدات والتكلفة والربح المتوقع والمحصّل والمستحق، وتوزيع المصروفات على البنود الأربعة.
تطبيق على الأرقام الموجودة في الشيت
الأرقام التالية من البيانات التجريبية داخل الشيت، والأسماء فيها خيالية. يعرض الشيت خمسة مشاريع:
- تشطيب فيلا - التجمع: تعاقد بـ 1,200,000 وميزانية تكلفة 900,000. الإنجاز 88%، والمصروف 780,000 (نحو 86.7% من الميزانية)، فالربح المتوقع 300,000. استلمت 960,000، والمستحق على العميل حسب الإنجاز 96,000. وتاريخ التسليم المتفق عليه 15 أكتوبر ولم يُسلَّم بعد، فيظهر متأخرًا 17 يومًا بالنسبة إلى تاريخ المثال (1 نوفمبر).
- تجديد مكتب - الدقي: سُلّم قبل موعده بيومين، لكن مصروفه 355,000 مقابل ميزانية 340,000، فيظهر عليه «تجاوز الميزانية» وربحه الفعلي 125,000. وما زال له عند العميل 48,000.
- مبنى سكني - 6 أكتوبر: صُرف 1,835,000 من ميزانية 1,900,000 (نحو 96.6%) والإنجاز 61% فقط، فيظهر «قريب من الحد». وللتنبيه: الربح المتوقع هنا 600,000 لأن الشيت يفترض ألا تقل التكلفة عن الميزانية، وهذا يحتاج مراجعتك لأن ما تبقى من العمل قد يزيد التكلفة.
- تشطيب محل - المعادي: إنجازه 20% وصُرف 32,000 من 110,000، واستلمت 45,000 فلا مستحق على العميل.
- تشطيب شقة - مدينة نصر: في موعده وإنجازه 45% وصُرف 185,000 من 260,000. استلمت 175,000 وهو أكثر مما يقابل إنجازه (157,500)، فمستحقه على العميل صفر لأنه دفع مقدمًا، ويبقى من العقد 175,000.
وفي «الملخص»: إجمالي التعاقدات 4,680,000، والمصروف الفعلي 3,187,000 من ميزانيات 3,510,000، والربح المتوقع 1,155,000، والمحصّل 3,362,000، والمستحق على العملاء حسب الإنجاز 144,000، ومشروع واحد متأخر.
المميزات ولماذا تهمك
- ربح كل مشروع قبل أن ينتهي، لا بعد إغلاق الدفاتر.
- تنبيه الميزانية يظهر حين يبلغ المصروف نسبة تحددها أنت، فتتصرف قبل التجاوز.
- المستحق على العميل يذكّرك بما أنجزته ولم تحصّله.
- أيام التأخر محسوبة من تاريخ التسليم المتفق عليه، للمشروع الجاري والمسلّم.
- ملخص واحد لكل المشاريع يغنيك عن فتح كل دفتر.
النسخة الأونلاين
يمكنك فتح الشيت أونلاين على المثال نفسه، وتعديل الخانات البيضاء لترى النتائج تتغير، وإضافة مصروف أو دفعة أو مشروع من نموذج دون أن تبحث عن آخر صف، واستيراد ملف .xlsx أو تصديره. وتبقى بياناتك في متصفحك. وإن أردت أن تحسب فواتير عملائك وتتابع مبالغهم فجرّب شيت دفتر حسابات العملاء.
لمن يناسب
يناسب مقاول التشطيبات، وصاحب شركة صغيرة تنفذ عدة مشاريع في وقت واحد، والمهندس الذي يدير مواقع بمقاولي باطن، وكل من يريد أن يعرف ربحية مشاريعه من أرقامه هو. وهو ليس نظام محاسبة ولا جدول عمل يوميًا، بل صورة سريعة لكل مشروع تساعدك على قرارك: هل تطلب دفعة، أو تراجع مقاول باطن، أو تضبط الشراء قبل أن تتجاوز الميزانية. وإن كبر عملك واحتجت أكثر من شخص يسجّل في المواقع، فيمكن لـ Softwiro أن تبني لك برنامجًا على طريقتك.