عندك وحدات مؤجرة وتريد أن تعرف دون آلة حاسبة كم على كل مستأجر، وكم شهرًا تأخر، ومتى دفع آخر مرة، وأي عقد ينتهي قريبًا. يجيب شيت تحصيل إيجارات العقارات المجاني عن هذه الأسئلة الأربعة من شيئين تكتبهما فقط: المستأجرون والدفعات.
المشكلة التي يحلها
الإيجار سهل في وحدة واحدة ومربك في عشر وحدات. عليك أن تعدّ كم موعد استحقاق شهري مرّ منذ بداية كل عقد، وتضربه في الإيجار، وتطرح ما دفعه المستأجر، ثم تعيد ذلك كل شهر لكل واحد. وتأتي الأخطاء من دفعة منسية، أو مستأجر دفع مقدمًا، أو وحدة شاغرة اختلطت بالإجماليات، أو عقد انتهى دون أن ينتبه أحد. الشيت يعمل هذا العدّ لكل مستأجر كلما فتحته.
ماذا يعطيك الشيت
- الإعدادات: تاريخ اليوم (اكتب =TODAY() ليتحدث وحده) وعدد الأيام التي تنبهك قبل انتهاء العقد.
- المستأجرون: لكل وحدة: الكود والوصف والمستأجر والجوال والإيجار الشهري وبداية العقد ونهايته ويوم الاستحقاق (من 1 إلى 28 ليصلح لكل الشهور). ويحسب الشيت الأشهر المستحقة والمستحق والمدفوع والرصيد والأشهر المتأخرة وآخر دفعة ونسبة التحصيل والحالة وتنبيه انتهاء العقد.
- الدفعات: كل دفعة بتاريخها وكود الوحدة والمبلغ وطريقة الدفع، ويظهر اسم المستأجر تلقائيًا.
- للمتابعة: قائمة تلقائية بالمتأخرين، الأكبر رصيدًا أولًا، بجوالهم وأشهر تأخرهم وآخر دفعة وتنبيه العقد.
- الملخص: الوحدات المؤجرة والشاغرة ونسبة الإشغال، والمستحق حتى اليوم والمحصّل والمتأخرات ونسبة التحصيل، وعدد العقود التي تنتهي قريبًا.
تطبيق على الأرقام الموجودة في الشيت
الوحدات والأسماء التالية بيانات تجريبية داخل الشيت وليست لأشخاص حقيقيين. يعرض شيت «المستأجرون» ثماني وحدات:
- U01 أحمد سالم، إيجار 5,000: الرصيد صفر، «مسدد».
- U02 مها حسن، إيجار 6,000: الرصيد صفر، «مسدد».
- U03 خالد عمر، إيجار 4,500: الرصيد 9,000 أي متأخر شهرين.
- U04 سارة يوسف، إيجار 7,000: الرصيد 7,000، متأخرة شهرًا.
- U05 طارق مجدي، إيجار 12,000: الرصيد 24,000، متأخر شهرين، وهو أول اسم في «للمتابعة» لأن رصيده الأكبر.
- U06 منى حسن، إيجار 5,500: الرصيد -5,500 وحالتها «دفع مقدمًا».
- U07 إيجار 6,500: لا مستأجر، فحالتها «شاغرة» ولا تُحسب متأخرة.
- U08 هشام لطفي، إيجار 4,000: الرصيد 4,000، متأخر شهرًا.
بجمع الأرصدة المتأخرة (9,000 + 7,000 + 24,000 + 4,000) تصبح المتأخرات في هذا المثال 44,000. وللتنبيه: الأشهر المتأخرة = الرصيد ÷ الإيجار الشهري مقرّبًا إلى أعلى، والرصيد السالب لمنى دفعة مقدمة لا تدخل في المتأخرات. وسبع وحدات من الثمانية مؤجرة في المثال.
المميزات ولماذا تهمك
- رصيد وأشهر تأخر لكل مستأجر محسوبة من العقد والدفعات، فلا يختلف الرقمان.
- الوحدات الشاغرة محسوبة بصدق: لا تُعدّ الوحدة مؤجرة إلا إذا كُتب لها اسم مستأجر.
- تنبيه انتهاء العقد ليأتي حديث التجديد قبل موعد النهاية لا بعده.
- قائمة متابعة بدل البحث في الجدول كله.
- يعمل في إكسل 2016 وما بعده وGoogle Sheets وLibreOffice، مجاني ودون تسجيل. يتسع لـ 200 وحدة و2000 دفعة، وتعرض قائمة «للمتابعة» أول 50 متأخرًا.
استخدام النسخة الأونلاين
تفتح صفحة الشيت مباشرة على هذا المثال. اكتب في الخانات البيضاء (المدخلات) داخل الصفحة فتتحدث الخانات الرمادية (المحسوبة) فورًا. يمكنك استيراد ملف xlsx الخاص بك المعمول من هذا الشيت، أو تصدير عملك إلى xlsx، أو تنزيل ملف إكسل الأصلي. بياناتك تبقى في متصفحك ولا تُرسل إلى الخادم. افتح صفحة الشيت أو قائمة الشيتات.
أخطاء شائعة، ومتى لا يكفي الشيت
من الأخطاء المتكررة: ترك اسم المستأجر القديم بعد خروجه (امسح الاسم وتواريخ العقد واحتفظ بدفعاته)، واختيار يوم استحقاق أكبر من 28، وتسجيل دفعة على كود وحدة خطأ. ويحتاج الشيت دائمًا إلى من ينقل إليه كل دفعة. فإذا صار هذا النقل هو الشغل نفسه فـAccountwiro يسجل الفاتورة والدفعة لحظة حدوثهما ويعرض رصيد العميل في كشف حساب واحد. وللمقارنة بين الحلول الجاهزة اقرأ كيف تقارن برامج الأعمال.
أسئلة شائعة
كيف تُحسب الأشهر المتأخرة؟ يعدّ الشيت مواعيد الاستحقاق الشهرية من بداية العقد حتى اليوم أو نهايته، ويضربها في الإيجار، ويطرح الدفعات، ثم يقسم الرصيد على الإيجار ويقرّبه إلى أعلى.
وإذا دفع المستأجر مقدمًا؟ يصير الرصيد سالبًا وتظهر حالته «دفع مقدمًا» ولا يدخل في المتأخرات.
كيف أجعل الوحدة شاغرة؟ اترك خانة المستأجر فارغة، فتظهر «شاغرة».