تبيع بالتقسيط وتريد أن تعرف هذا الصباح من عليه كم، ومن تأخر وكم يومًا، ومن يستحق قسطه اليوم، دون أن تفتح عقد كل عميل وتعدّ دفعاته بيدك. هذا المقال يوضح كيف يفعل ذلك شيت متابعة الأقساط المجاني، مع مثال بأرقام جاهزة.
المشكلة التي يحلها
في البيع بالتقسيط تتوزع الفلوس على شهور وعلى عدد كبير من العملاء. وفي الدفتر أو الشيت العادي تتكرر ثلاث مشكلات: دفعة تُكتب ولا تُنسب إلى عقدها الصحيح، ودفع جزئي يُخفي أن القسط لم يكتمل بعد، ومتأخرون لا يلاحظهم أحد إلا بعد أن يتوقف العميل عن الرد. الشيت يجعل لكل عقد صفًا ولكل دفعة صفًا، ويتولى هو المطابقة بينهما.
ماذا يعطيك الشيت
- الإعدادات: تاريخ اليوم يتحدث وحده، ويمكنك كتابة تاريخ آخر إذا أردت مراجعة يوم بعينه.
- العقود: لكل عقد: الكود والعميل والسلعة والسعر والمقدم وعدد الأقساط وتاريخ أول قسط. ويحسب الشيت القسط الشهري والمدفوع والمتبقي والمتأخر وأيام التأخير وحالة العقد، مع قائمة لاختيار حالة التحصيل لكل متأخر.
- الدفعات: كل مبلغ يسدده العميل بتاريخه وكود العقد. يظهر الاسم تلقائيًا، وينبهك الشيت إذا كتبت كودًا غير موجود.
- متابعة اليوم: قائمة تلقائية بكل عقد متأخر أو مستحق اليوم، الأكثر تأخرًا أولًا.
- الملخص: إجمالي المقدمات والمحصّل والمتبقي والمتأخر، والعقود حسب الحالة، والمتأخر حسب مدة التأخير.
تطبيق على الأرقام الموجودة في الشيت
الأرقام التالية مثال من بيانات تجريبية داخل الشيت وليست لعملاء حقيقيين. القسط الشهري = (السعر - المقدم) ÷ عدد الأقساط.
- محمد السيد: ثلاجة بـ 36,000 ومقدم 6,000 على 12 قسطًا، فالقسط 2,500. سدد 10,000 ويتبقى 20,000، وحالته «منتظم».
- هالة فتحي: غسالة بـ 12,000 ومقدم 3,000 على 6 أقساط، فالقسط 1,500. سددت 4,500 ويتبقى 4,500، وهي متأخرة 38 يومًا في المثال وحالتها «متأخر». أيام التأخير مرتبطة بتاريخ بناء المثال، فسترى رقمًا مختلفًا عند فتحه.
- ياسر منصور: سدد 10,000 ولم يتبق شيء، وحالته «مسدد بالكامل».
- منى إبراهيم: قسطها 2,000 وسددت 4,000 ويتبقى 12,000، وحالتها «مستحق اليوم».
- سمير عبد الحميد: قسطه 1,500 وسدد 1,500 ويتبقى 13,500، وتأخره 232 يومًا، فهو أول اسم في «متابعة اليوم».
قاعدتان مهمتان: المقدم يُسجَّل في العقد لا في شيت «الدفعات»، وإذا سدد العميل أقل من القسط يبقى الباقي متأخرًا ويُحسب التأخير من موعد أقدم قسط لم يكتمل.
المميزات ولماذا تهمك
- حالة وأيام تأخير تلقائية. لا تقارن التواريخ بنفسك، فالشيت يفعل ذلك كلما فتحته.
- لا جمع يدوي. المدفوع والمتبقي والمتأخر كلها محسوبة، فلا تنحرف عن الدفعات المسجلة.
- الأخطاء تظهر. الدفعة بكود عقد غير موجود يُنبَّه عليها.
- حالة التحصيل. تسجل هل تواصلت مع العميل أو وعد بالسداد أو لا يرد، فيعرف من يتابع بعدك.
- يعمل في إكسل 2016 وما بعده وGoogle Sheets وLibreOffice. مجاني ودون تسجيل، ويتسع لـ 200 عقد و2000 دفعة.
استخدام النسخة الأونلاين
تفتح صفحة الشيت مباشرة على هذا المثال بأرقامه. تكتب في الخانات البيضاء (المدخلات) داخل الصفحة نفسها، فتتحدث الخانات الرمادية (المحسوبة) فورًا. يمكنك استيراد ملف xlsx الخاص بك المعمول من هذا الشيت، أو تصدير عملك إلى xlsx، أو تنزيل ملف إكسل الأصلي. بياناتك تبقى في متصفحك ولا تُرسل إلى الخادم. افتح صفحة الشيت لتجربه، أو تصفح قائمة الشيتات.
أخطاء شائعة، ومتى لا يكفي الشيت
من الأخطاء المتكررة: تسجيل المقدم كأنه دفعة، وكتابة يوم أول قسط بعد 28 توقعًا أن يُحسب يوم 31 (الشيت يستخدم 28)، ونسيان تحديث حالة التحصيل بعد الاتصال. كذلك يعتمد أي شيت على من ينقل إليه كل فاتورة ودفعة. وحين يصير هذا النقل هو الشغل نفسه، انظر إلى Accountwiro حيث تُسجَّل الفاتورة والدفعة لحظة حدوثهما ويظهر رصيد العميل في كشف حساب واحد. وإن أردت مقارنة برامج جاهزة فاقرأ كيف تقارن برامج الأعمال.
أسئلة شائعة
كيف يحدد الشيت أن العميل متأخر؟ يحسب عدد الأقساط التي حل موعدها حتى اليوم، ويقارن قيمتها بما سدده العميل، ويعرض الفرق متأخرًا.
ماذا لو دفع العميل جزءًا من القسط؟ تُحتسب الدفعات من الأقدم للأحدث، فيبقى الجزء الناقص متأخرًا ويُحسب من موعد أقدم قسط لم يكتمل.
أين أسجل المقدم؟ في عمود «المقدم» داخل شيت «العقود».