شيت المصروفات والميزانية الشهرية اكسل مجاني + نسخة أونلاين

تدير مشروعًا صغيرًا وتريد أن تعرف هل تصرف في حدود ما خططت له: في أي تصنيف، وفي أي شهر، وبكم تجاوزت. شيت المصروفات والميزانية الشهرية للمشروع المجاني مبني لهذا. تضع ميزانية لكل تصنيف في كل شهر، وتسجل كل مصروف مرة واحدة، فيقارن الشيت الفعلي بالميزانية.

الهدف والمشكلة

الميزانية التي في رأسك تفشل بصمت: الإيجار ثابت، لكن التسويق والمستلزمات تتمدد، ولا تنتبه إلا آخر الشهر. والحل المعتاد شيت تجمع فيه كل تصنيف بيدك وتقارنه بالشهر الماضي، وهذا بطيء وعرضة للخطأ. هنا تتم المقارنة تلقائيًا، ويتلوّن بالأحمر ما تجاوز ميزانيته.

ماذا يعطيك الشيت

• الإعدادات: السنة، والشهر الذي تبدأ منه المقارنة والشهر الذي تنتهي عنده، ونسبة التنبيه من اقتراب التصنيف من ميزانيته.
• التصنيفات: تصنيفات المصروفات وطرق الدفع التي تظهر في قوائم الاختيار.
• المصروفات: كل مصروف بتاريخه وتصنيفه والمستفيد ومبلغه وطريقة دفعه، مع تنبيه إذا كان التصنيف غير موجود في القائمة.
• الإيرادات: ما دخل المشروع بتاريخه وبيانه ومبلغه.
• الميزانية الشهرية: المبلغ المسموح لكل تصنيف في كل شهر مع الإجماليات.
• الفعلي مقابل الميزانية: المصروف الفعلي لكل تصنيف وشهر ثم الانحراف، ويتلوّن بالأحمر ما تجاوز.
• ملخص سنوي: حالة كل تصنيف، وأكبر خمسة تصنيفات إنفاقًا، وإيرادات ومصروفات وصافي كل شهر.

تطبيق على الأرقام الموجودة في الشيت

البيانات التجريبية من يوليو إلى أكتوبر، وهي أمثلة وليست لمشروع حقيقي. يعرض «ملخص سنوي» للفترة:

• إيجار: ميزانية 16,000 وفعلي 16,000 وانحراف 0، «قريب من الحد».
• مرتبات: ميزانية 36,000 وفعلي 36,800 وانحراف -800، «تجاوز الميزانية».
• مستلزمات ومواد: 12,000 مقابل 10,150، انحراف 1,850، «ضمن الميزانية».
• نقل وشحن: 2,400 مقابل 1,950، انحراف 450، ضمن الميزانية.
• تسويق وإعلان: 6,500 مقابل 6,100، انحراف 400، قريب من الحد.
• كهرباء ومياه وإنترنت: 2,600 مقابل 2,340، انحراف 260، قريب من الحد.
• صيانة: 1,200 مقابل 950، انحراف 250، ضمن الميزانية.
• مصروفات إدارية: 1,200 مقابل 630، انحراف 570، ضمن الميزانية.
• الإجمالي: ميزانية 77,900 وفعلي 74,920 وانحراف 2,980.

اقرأها هكذا: المشروع في مجمله أقل من ميزانيته بـ 2,980، لكن تصنيفًا واحدًا هو المرتبات تجاوز بـ 800، وهو السطر الذي يستحق الانتباه، وثلاثة تصنيفات أخرى قريبة من حدها. ولهذا لا يكفي الإجمالي وحده: فائض عام قد يخفي تصنيفًا متجاوزًا.

المميزات ولماذا تهمك

• انحراف وحالة لكل تصنيف، فترى التصنيف المشكلة بدل رقم إجمالي واحد.
• تنبيه قبل الوصول للحد بالنسبة التي تحددها.
• التصنيف غير المعروف يظهر عليه تنبيه: لا يدخل في جداول التصنيفات، لكنه يدخل في مصروفات الشهر وصافيه.
• صافي شهري من الإيرادات والمصروفات جنبًا إلى جنب.
• يعمل في إكسل 2016 وما بعده وGoogle Sheets وLibreOffice، مجاني دون تسجيل. يتسع لـ 20 تصنيفًا و1000 مصروف و500 إيراد لسنة «الإعدادات».

استخدام النسخة الأونلاين

تفتح صفحة الشيت مباشرة على هذا المثال. اكتب في الخانات البيضاء (المدخلات) داخل الصفحة فتتحدث الخانات الرمادية (المحسوبة) فورًا. يمكنك استيراد ملف xlsx الخاص بك المعمول من هذا الشيت، أو تصدير عملك إلى xlsx، أو تنزيل ملف إكسل الأصلي. بياناتك تبقى في متصفحك ولا تُرسل إلى الخادم. افتح صفحة الشيت أو قائمة الشيتات.

أخطاء شائعة، ومتى لا يكفي الشيت

من الأخطاء المتكررة: ترك المقارنة على يوليو-أكتوبر وأنت تريد سنة كاملة (اجعلها من 1 إلى 12)، وكتابة تصنيف مختلف قليلًا عن القائمة، واعتبار الميزانية ثابتة بدل مراجعتها بعد شهرين. هذا الشيت يقارن بميزانية؛ فإن أردت رصيدًا جاريًا بعد كل حركة فاستخدم شيت الخزنة والمصروفات اليومية من قائمة الشيتات. وحين يصير نقل كل فاتورة ودفعة إلى الشيت هو الشغل نفسه، فـAccountwiro يسجلهما لحظة حدوثهما ويعرض رصيد العميل في كشف حساب واحد. ولتكلفة البرمجيات انظر كم يكلف النظام المخصص.

أسئلة شائعة

ما الفرق بينه وبين شيت الخزنة؟ شيت الخزنة يتتبع رصيد الخزنة بعد كل حركة. هذا الشيت يبدأ من ميزانية لكل تصنيف في كل شهر ويُظهر الانحراف، ولا يحسب رصيدًا جاريًا.

كيف أقارن سنة كاملة أو ربعًا؟ من «الإعدادات» غيّر «من شهر» و«إلى شهر»: من 1 إلى 12 للسنة، ومن 1 إلى 3 للربع الأول.

وإذا كان تصنيف المصروف غير موجود في القائمة؟ يظهر تنبيه أحمر ولا يدخل في جداول التصنيفات، لكنه يدخل في مصروفات الشهر وصافيه.