أنت تدير عيادة خاصة أو مركزًا طبيًا وعلى وشك اختيار برنامج لها. ما تريده أن تختار مرة واحدة، فلا تكتشف بعد ستة أشهر أن الحجز متعب، أو أن ملفات المرضى حبيسة نظام غيرك، أو أن الفاتورة تكبر كل شهر. هذا الدليل قائمة فحص تحملها إلى أي عرض تجريبي، سواء كنت تبحث عن "برنامج إدارة عيادة" أو "نظام حجز عيادات" أو "clinic management software Egypt". أما الطريقة العامة للمقارنة بين البرامج ففي كيف تقارن برامج الأعمال بالأدلة لا بالعرض التجريبي؛ وهذا المقال يضيف ما يخص العيادة تحديدًا.
معلومات عامة وليست استشارة قانونية أو طبية. راجع محاميًا في النقاط القانونية.
الخطوة 1: اكتب ما تفعله عيادتك فعلًا كل يوم
قبل أن تنظر إلى أي منتج، اكتب في صفحة واحدة مسار العمل عندك: كيف يحجز المريض اليوم، وماذا يحدث عند الاستقبال، وماذا يسجّل الطبيب، وكيف يُحصَّل الكشف، وماذا تتمنى أنت كمالك أن تراه في نهاية الأسبوع. طبيب جلدية يعمل وحده يحتاج غير ما يحتاجه مركز طبي بستة أطباء ومعمل صغير. وإن لم تستطع وصف يومك، فسيبدو لك كل عرض تجريبي ممتازًا.
الخطوة 2: قائمة القرار
اعتبر هذه المجالات الثمانية صفوفًا. واطلب من المورّد في كل صف أن يُريك الأمر مباشرة لا أن يصفه.
1. الحجز (نظام مواعيد العيادة)
- هل يستطيع المريض أن يحجز دون اتصال من هاتفه، وهل يستطيع الاستقبال الحجز تليفونيًا في التقويم نفسه؟
- هل مواعيد كل طبيب ومدة الجلسة وأيام الإجازة قابلة للضبط لكل طبيب على حدة؟
- هل يمنع النظام أن يأخذ شخصان الموعد نفسه؟
- هل يرسل تذكيرات، وهل تستطيع وضع قواعد للإلغاء؟ التفاصيل في كيف تقلل غياب المرضى دون أن يُدير التليفون يومك.
2. ملف المريض
- هل يوجد ملف واحد لكل مريض يضم التاريخ المرضي والحساسية والأمراض المزمنة والزيارات السابقة والمرفقات، ويمكن البحث فيه بالاسم والهاتف؟
- هل يصل الطبيب إلى آخر زيارة في ثوانٍ أثناء الكشف؟
- من يفتح أي ملف؟ لا ينبغي أن يرى موظف الاستقبال كل ما يراه الطبيب.
- هل يحتفظ النظام بسجل لمن فتح الملف أو عدّل فيه؟
3. الروشتة الإلكترونية
- هل تخرج الروشتة، مطبوعة أو رقمية، من ملف المريض باسمه وتاريخه دون إعادة كتابة؟
- هل يمكن إعادة إصدار روشتة سابقة أو تعديلها دون كتابتها من جديد؟
- اسأل بدقة عمّا يقصده المورّد بـ"الروشتة الإلكترونية"؛ فالروشتة التي تُطبع من قالب فقط ليست كالتي تصل إلى الصيدلية سجلًا. ومن زاوية المريض اقرأ الوصفة الإلكترونية: دليل المريض. وإن قال المورّد إنه يرتبط بمنظومة وطنية أو بشركات التأمين فاطلب اسم المنظومة ومثالًا حيًا، ولا تفترض ذلك.
4. الفواتير والتقارير
- هل يُسجَّل الكشف عند الزيارة مع إيصال، وهل يُقفَل اليوم على ما حُصِّل فعلًا؟
- هل ترى لكل طبيب ولكل شهر عدد المرضى والإيراد والمتوسط لكل مريض ونسبة إتمام المواعيد؟
- هل يمكن تصدير البيانات إلى جدول لمحاسبك؟
- إن كنت تصدر فواتير ضريبية فاسأل كيف يتعامل معها المنتج. ويشرح الفاتورة الإلكترونية في مصر ما يجب أن يفعله نظام المحاسبة.
5. تعدد الفروع والأطباء
- هل يمكن إضافة فرع ثانٍ دون عقد جديد وقاعدة بيانات جديدة؟
- هل ترى الفروع مجتمعة وكل فرع على حدة؟
- هل يحتفظ المريض الذي يزور الفرعين بملف واحد؟
- حتى لو كانت لديك عيادة واحدة اليوم، اسأل كم تكلّف إضافة فرع.
6. العربية والكتابة من اليمين إلى اليسار
- هل الواجهة كاملة بالعربية ومن اليمين إلى اليسار، بما فيها المطبوعات ورسائل المريض؟
- هل يعمل البحث مع الاختلافات الإملائية العربية (مثل أ / ا وة / ه)؟ اكتب أسماء مرضى حقيقية أثناء العرض.
- هل تُطبع الروشتات والإيصالات بالعربية دون حروف مفككة؟
7. ملكية البيانات والنسخ الاحتياطي والخروج
- لمن تعود ملكية بيانات المرضى؟ ينبغي أن ينص العقد على أنها لك.
- أين تُخزَّن: على سيرفرك أم عند المورّد أم في سحابة خارج مصر؟ وهذا مهم للنقطة القانونية أدناه.
- كم مرة تؤخذ النسخ الاحتياطية، وأين تُحفظ، وهل جُرّبت استعادتها؟ اطلب أن يستعيد المورّد عينة أمامك.
- يوم تغادر، بأي صيغة تتسلم كل بياناتك وبأي سعر؟ يعرض أن يُبنى لك برنامج: كيف تضمن أنك تملكه وتتحكم فيه بنود العقد، والمنطق نفسه ينطبق على المنتجات الجاهزة.
8. هيكل التكلفة
اطلب السعر كتابةً في جدول: التأسيس، وسعر الطبيب أو المستخدم، وسعر الفرع، والرسائل القصيرة، والتخزين، والدعم، والتدريب، والتحديثات، والسعر في السنة الثانية والثالثة. قد يكلّف سعر منخفض في السنة الأولى مع رسوم لكل رسالة ولكل مستخدم أكثر من سعر ثابت. يعطيك ما تكلفه برامج الأعمال فعلًا على مدى خمس سنوات الطريقة، ويذكر شراء برنامج أعمال جاهز: ما تحسمه قبل التوقيع ما يجب الاتفاق عليه قبل التوقيع.
الخطوة 3: بيانات المرضى وقانون حماية البيانات الشخصية المصري
المعلومات الصحية أحسّ ما تحتفظ به، وفي مصر قانون يخصها. هذا ما يقوله نص القانون رقم 151 لسنة 2020 من ترجمة إنجليزية له، وأرقام المواد تخص النص الأساسي لا مواد الإصدار القصيرة (والنص العربي في الجريدة الرسمية هو المرجع؛ اقرأ النصين قبل الاعتماد على أي شيء):
- البيانات الصحية "بيانات شخصية حساسة". يشمل التعريف البيانات التي تكشف الصحة النفسية أو العقلية أو الجسدية أو الجينية، إلى جانب البيانات البيومترية والمالية، وتُعدّ بيانات الأطفال حساسة في كل الأحوال (المادة 1).
- الموافقة. تحظر المادة 12 جمع البيانات الشخصية الحساسة أو نقلها أو تخزينها أو حفظها أو معالجتها أو إتاحتها دون ترخيص من مركز حماية البيانات الشخصية. وتشترط كذلك موافقة كتابية وصريحة من صاحب البيانات إلا في الحالات التي يجيزها القانون صراحة. وفي حالة الأطفال تلزم موافقة الوالد أو الوصي.
- الاختراقات. تلزم المادة 7 المتحكم أو المعالج بإخطار المركز خلال 72 ساعة من علمه بأي اختراق.
- الأمان. تلزم المادة 13 بسياسات وإجراءات أمنية تمنع اختراق البيانات الحساسة.
- البيانات خارج مصر. تحظر المادة 14 نقل البيانات الشخصية أو تخزينها خارج مصر ما لم تكن الجهة المقصودة توفر حماية لا تقل عما يقرره القانون، مع ترخيص من المركز أو إذنه. وتورد المادة 15 استثناءات، منها، بموافقة صريحة من الشخص، حفظ الحياة وتقديم الرعاية الطبية.
- العقوبات. تقرر المادة 41 الحبس مدة لا تقل عن ثلاثة أشهر وغرامة من 500 ألف إلى 5 ملايين جنيه، أو إحدى العقوبتين، لمن تعامل في بيانات حساسة دون موافقة أو خارج الحالات المصرح بها.
- الحقوق. للمريض أن يطّلع على بياناته وأن يسحب موافقته وأن يطلب تصحيحها أو حذفها (المادة 2).
أما ما لم نتمكن من التحقق منه هنا فهو كيف يمنح المركز التراخيص للعيادات حاليًا، وما تفاصيل ما تشترطه اللائحة التنفيذية؛ وهذا يؤخذ من المركز أو من محاميك. حوّل القانون إلى أسئلة للمورّد: أين تُخزَّن بياناتنا، وهل هي داخل مصر؟ ومن عندكم يستطيع فتحها؟ وهل يوجد سجل بالدخول إليها؟ وكيف ستخطروننا بأي اختراق وفي كم من الوقت؟ وهل نستطيع تصدير بيانات مريض أو حذفها عند طلبه؟ وهل لديكم ما يلزم من ترخيص أو إذن، وما الذي يقع علينا كعيادة؟
الخطوة 4: جرّبه تجربة حقيقية قبل أن تلتزم
العرض التجريبي هو أفضل أيام المورّد، أما التجربة فهي يومك. أجرِ هذا الاختبار بعمل حقيقي، وبأسماء مرضى وهمية إن لم تكن التجربة مغطاة باتفاق على البيانات:
- أدخل يومًا واحدًا من جدولك الفعلي لطبيبين، يشمل حالة بلا موعد وإلغاءً ومحاولة حجز مزدوج.
- سجّل مريضًا باسم عربي، وأصدر روشتة، واطبعها، وأعد فتح الملف في اليوم التالي.
- حصّل كشفين، أحدهما جزئي، وأقفل اليوم، وقارن التقرير بالنقدية.
- اطلب من أقل موظفي الاستقبال خبرة تقنية أن يفعل ذلك كله بلا مساعدة. إن عجز فلن يستخدمه فريقك.
- اطلب تصديرًا لكل ما أدخلته وافتحه في جدول بيانات.
- اطلب اسمي عيادتين بحجم عيادتك وتخصصها تستخدمانه، واتصل بهما.
قيّم كل مجال من الثمانية من 0 إلى 2، واكتب المجموع بجوار السعر. فالأرخص بدرجة منخفضة ليس هو الأرخص.
متى تختار منتجًا جاهزًا ومتى تطلب نظامًا مبنيًا لك
المنتج الجاهز يناسبك إن كانت عيادتك تعمل كما تعمل معظم العيادات. ولا تفكر في نظام مخصص إلا إن كان جزء بعينه من عملك، كشكل ملف تخصص معين أو مسار إحالة إلى معامل شريكة، لا يقوم به أي منتج. لا تحسم هذا قبل أن تنتهي من التجربة.
الخطوة التالية
اطبع قائمة الصفوف الثمانية، وأضف جدول الأسعار الخاص بك، واحجز عرضين تجريبيين وتجربة واحدة في الأسبوع نفسه لتقارن المنتجات وهي حاضرة في ذهنك. ويمكنك أن تضيف إلى المقارنة صحتي (MyClinic) من Softwiro؛ فسجلها يذكر الحجز بالتخصص والموقع، وملفًا طبيًا للمريض، ووصفات إلكترونية، وتقارير مالية للعيادة والطبيب، وواجهة عربية من اليمين إلى اليسار. ولا يذكر تجربة مجانية، ولا تتضمن مميزاته المعلنة ربطًا بمنصات وزارة الصحة أو بشركات التأمين، فاسأل عن ذلك. وإن أردت رأيًا ثانيًا في قائمتك المختصرة فـأرسل لنا قائمة الفحص.
المصادر
- القانون رقم 151 لسنة 2020 لحماية البيانات الشخصية (ترجمة إنجليزية) — Andersen Egypt. تعريف البيانات الحساسة وشموله البيانات الصحية، والمواد 2 و7 و12 و13 و14 و15 و41. ترجمة؛ والنص العربي في الجريدة الرسمية هو المرجع.
- ترجمة القانون رقم 151 لسنة 2020 — Mondaq. ملخص يؤكد اشتراط الموافقة الصريحة عمومًا ووجود مركز حماية البيانات الشخصية، وأن الترجمة غير الرسمية ليست المرجع.
- بوابة مركز حماية البيانات الشخصية — مصر. بوابة المركز التي ينبغي أن تؤكد منها معلومات التراخيص واللائحة التنفيذية؛ والصفحة التي فتحناها أظهرت عنوانها فقط.